Microsoft Office Outlook 2007 - Das Handbuch

Kapitel 9

Kontaktverwaltung

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8. Im Feld Auswählen aus des Kontaktformulars wird nun der Eintrag Benutzerdefinierte Ordnerfel-

der aktiviert und das neu definierte Feld wird angezeigt.

9. Klicken Sie auf das Feld in der Spalte Wert und tragen Sie den Wert ein. Outlook passt das For-

mat automatisch an (siehe Abbildg. 9.41).

Abbildg. 9.41

Einen Wert in das neu definierte Feld eingeben

Neue Felder werden im Formular nur dann angezeigt, wenn Sie das Formular ent-

sprechend ändern. Mehr hierzu erfahren Sie in Kapitel 14.

쐍 Wollen Sie die Eigenschaften Ihres neu definierten Felds betrachten, markieren Sie es und kli-

cken Sie dann auf die Schaltfläche Eigenschaften.

쐍 Um ein selbst definiertes Feld zu löschen, markieren Sie es auf der Registerkarte Alle Felder und

klicken auf die Schaltfläche Löschen. Das Feld wird dann zwar aus der Liste verfügbarer Felder

entfernt, nicht jedoch aus Kontaktformularen, in denen es verwendet wird. Vergessen Sie nicht,

das Feld aus den Kontaktformularen zu löschen, wie in Kapitel 14 beschrieben, da Benutzer

ansonsten Werte eingeben, die nirgends gespeichert werden.

Kontakte suchen und sortieren

Outlook bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten an, um nach Kontakten zu suchen, wie z.B. das

Register für die Visiten- und die Adresskartenansicht und die Sofortsuche. Zusätzlich können Sie die

Kontakte nach verschiedenen Kriterien sortieren und filtern.

Kontakte über das Register suchen

Der Ordner Kontakte bietet Ihnen in den Ansichten Visitenkarten, Adresskarten und Adresskarten mit

Details ein Register, über das Sie zu jedem Anfangsbuchstaben des Alphabets springen und dann die

darunter gespeicherten Kontakte betrachten können. Gehen Sie wie folgt vor, um das Register zu

nutzen:

1. Öffnen Sie den Ordner Kontakte über die gleichnamige Schaltfläche im Navigationsbereich, falls

der Ordner noch nicht bereits aktiv ist.

2. Vergewissern Sie sich, dass im Navigationsbereich unter Aktuelle Ansicht die Ansicht Visitenkar-

ten, Adresskarten oder Adresskarten mit Details aktiviert ist.

TIPP

Kontakte suchen und sortieren

513

Kontaktpflege leicht gemacht

3. Anschließend klicken Sie in der mittleren Spalte des Programmfensters auf die Schaltfläche M.

Der erste Kontakt mit dem Anfangsbuchstaben »M« wird nun aktiviert und in der mittleren

Spalte ganz oben angezeigt (siehe Abbildg. 9.42).

Abbildg. 9.42

Über das Register können Sie Kontakte schnell auffinden

4.

Betrachten Sie weitere Kontakte, indem Sie das Bildlauffeld in der vertikalen Bildlaufleiste mit

der Maus nach oben oder unten ziehen.

5. Um zu den Kontakten zu wechseln, die mit dem Buchstaben »S« beginnen, klicken Sie im Regis-

ter auf die Schaltfläche S.

Kontakte mit der Sofortsuche finden

Mit der Sofortsuche bietet Outlook Ihnen eine komfortable Möglichkeit, um Kontakte im Kontakt-

ordner aufzuspüren. Sobald Sie mit der Eingabe eines Namensbestandteils beginnen, beginnt Out-

look mit der Suche. Es spielt dabei keine Rolle, ob der Namensbestandteil im Vor- oder Nachnamen

oder in der Anrede enthalten ist. Um einen Kontakt mit der Sofortsuche zu finden, gehen Sie wie

folgt vor:

1. Aktivieren Sie den Ordner Kontakte mit einem Mausklick auf die gleichnamige Schaltfläche im

Navigationsbereich.

2. Haben Sie mehrere Kontaktordner angelegt und wollen Sie den Kontakt in einem anderen Ord-

ner als dem Ordner Kontakte suchen, aktivieren Sie unter Meine Kontakte den gewünschten Kon-

taktordner (siehe Abbildg. 9.43).

Kapitel 9

Kontaktverwaltung

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Abbildg. 9.43

Den Kontaktordner wechseln

3.

Klicken Sie in der Titelleiste des Kontaktordners auf das Sofortsuche-Feld Kontakte durchsuchen

und beginnen Sie, den Namen oder einen anderen Bestandteil der Kontaktdaten für den gesuch-

ten Kontakt einzugeben, wie z.B. den Ort oder den E-Mail-Anbieter des Kontakts. Die Sofortsu-

che filtert nun alle Kontakte heraus, in deren Kontaktdaten die eingegebenen Buchstaben vor-

kommen (siehe Abbildg. 9.44).

Abbildg. 9.44

Kontakte mit der Sofortsuche finden

4.

Um die Suche weiter einzuengen, geben Sie weitere Buchstaben des Namens, des Orts oder eines

anderen Feldinhalts ein. Outlook passt die Anzeige der Kontakte im Kontaktordner nach jedem

neu eingegebenen Buchstaben an.

5. Um besser nachvollziehen zu können, aufgrund welcher Angaben die Sofortsuche einen Kontakt

anzeigt, aktivieren Sie im Abschnitt Aktuelle Ansicht die Option Adresskarten oder die Option

Adresskarten mit Details. In den Adresskarten wird der Teil, der mit dem Inhalt der Sofortsuche

übereinstimmt, gelb hervorgehoben (siehe Abbildg. 9.45)