Microsoft PowerPoint 2010 - Die offizielle Schulungsunterlage (77-883)

Kapitel 10

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3. Nehmen Sie alle notwendigen Einstellungen vor und starten Sie den

Druckvorgang mit Drucken.

Präsentationen vorbereiten

In diesem Abschnitt lernen Sie einige Funktionen von PowerPoint kennen,

die Sie bei der Vorbereitung auf eine Präsentation unterstützen.

Zielgruppenorientierte Präsentation

Bei umfangreichen Präsentationen kommt es vielleicht vor, dass nicht alle

Folien für jedes Publikum gleich interessant bzw. geeignet sind. Für solche

Gelegenheiten bietet PowerPoint die Möglichkeit, sogenannte zielgruppen-

orientierte Präsentationen zusammenzustellen, die jeweils nur eine vorher

festgelegte Auswahl der vorhandenen Folien anzeigen.

Übung 4: Zielgruppenorientierte Präsentation erstellen

1. Öffnen Sie die Präsentation und wechseln Sie zur Registerkarte Bild-

schirmpräsentation.

2. Klicken Sie in der Gruppe Bildschirmpräsentation starten auf Benutzer-

definierte Bildschirmpräsentation. Wählen Sie im Menü der Schaltfläche

den Befehl Zielgruppenorientierte Präsentation.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Es erscheint ein weiteres Dialogfeld,

in dem Sie die Folien zusammenstellen können, aus denen die ziel-

gruppenorientierte Präsentation bestehen soll (siehe nächstes Bild).

4. Geben Sie einen Namen für die Zielgruppe ein.

5. Klicken Sie links in der Liste eine Folie an, die in der zielgruppenorien-

tierten Präsentation enthalten sein soll, und befördern Sie sie mit der

Schaltfläche Hinzufügen in die rechte Liste.

Lernziel 8.2

Mit den Pfeil-

schaltflächen

steuern Sie die

Wiedergabe-

reihenfolge

Sie können

auch mehrere

zielgruppen-

orientierte

Präsentationen

definieren

Präsentationen halten und veröffentlichen

151

6. Beenden Sie die beiden Dialogfelder mit OK bzw. mit Schließen.

Zielgruppenorientierte Präsentationen vorführen

Um eine zielgruppenorientierte Präsentation vorzuführen, klicken Sie auf der

Registerkarte Bildschirmpräsentation auf die Schaltfläche Benutzerdefinierte

Bildschirmpräsentation und wählen dann die gewünschte Präsentation in

dem Menü der Schaltfläche aus.

Übung 5: Einblendzeiten testen

Wenn Sie eine Präsentation erstellen, die Sie unbeaufsichtigt ablaufen lassen

wollen (etwa auf einem Messestand), können Sie die Anzeigedauer der ein-

zelnen Folien und Animationen individuell in einem „Probelauf“ festlegen.

1. Öffnen Sie die betreffende Präsentation und zeigen Sie die Registerkarte

Bildschirmpräsentation an.

2. Klicken Sie in der Gruppe Einrichten auf die Schaltfläche Neue Anzeige-

dauern testen. PowerPoint startet die Bildschirmpräsentation und zeigt

dabei ein kleines Fenster an, in dem Sie die Anzeigedauer der aktuellen

Folie und die bisherige Gesamtlaufzeit der Präsentation ablesen können.

3. Durchlaufen Sie die Präsentation in der gewünschten Geschwindigkeit.

Wenn Ihnen die Aufzeichnung für eine Folie misslungen ist, können Sie

die Folie durch einen Klick auf Wiederholen neu anzeigen lassen.

4. Klicken Sie am Ende der Bildschirmpräsentation auf Ja, damit Power-

Point die ermittelten Einblendzeiten in der Präsentation abspeichert.

Lernziel 8.3

Die ermittelten

Zeiten werden

unterhalb der

Folien angezeigt

Kapitel 10

152

Präsentation auf CD verpacken

Häufig wird eine Präsentation zwar am eigenen Rechner konzipiert, später

jedoch mithilfe von Notebook und Beamer präsentiert. Für die Weitergabe

mittels CD bietet PowerPoint ein praktisches Verfahren an: Verpacken für

CD. Dabei wird die Präsentation platzsparend komprimiert und standard-

mäßig der sogenannte PowerPoint Viewer mitgegeben, ein kleines Programm,

das es ermöglicht, die Präsentation auch dann abzuspielen, wenn PowerPoint

auf dem betreffenden Rechner nicht installiert ist.

Übung 6: Präsentation auf CD verpacken

1. Öffnen Sie die gewünschte Präsentation und prüfen Sie, ob sie vertrauliche

Daten enthält, die Sie nicht an Dritte weitergeben wollen (siehe Seite 134).

2. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und öffnen Sie die Seite Speichern

und Senden. Klicken Sie in der Gruppe Dateitypen auf Bildschirmpräsen-

tation für CD verpacken. Jetzt erscheint im rechten Bereich die Schaltflä-

che Verpacken für CD. Starten Sie den Vorgang, indem Sie diese Schalt-

fläche anklicken.

3. Eventuell erscheint nun ein Dialogfeld, in dem PowerPoint Sie darauf

hinweist, dass für einige Dateien das Dateiformat aktualisiert werden

muss. Bestätigen Sie diesen Hinweis mit OK.

4. Geben Sie im nächsten Dialogfeld einen Namen für die CD ein.

5. Wenn auf der CD noch weitere Dateien oder Präsentationen verpackt

werden sollen, klicken Sie auf Dateien hinzufügen, wählen die Datei(en)

im gewohnten Dateidialog aus und klicken auf Hinzufügen.

6. Als Nächstes klicken Sie auf Optionen, um festzulegen, ob Sie den Power-

Point Viewer benötigen und ob bzw. in welcher Form die Präsentation

automatisch abgespielt werden soll. Zusätzlich können Sie hier einstellen,

ob verknüpfte Grafiken und eingebettete TrueType-Schriften ebenfalls auf

die CD kopiert werden sollen. Anschließend klicken Sie auf OK, um wie-

der zum Dialogfeld Verpacken auf CD zurückzukehren.

7. Wenn Sie einen CD-Brenner besitzen, der das direkte Schreiben auf CD

mithilfe von Windows unterstützt, klicken Sie auf die Schaltfläche Auf

Lernziel 8.2

Mit den Pfeil-

schaltflächen

legen Sie die

Wiedergabe-

reihenfolge fest