Microsoft Word 2010 Expert - Die offizielle Schulungsunterlage (Exam 77-887)

7. Wenn Sie mehr als zwei Dokumente zusammenführen wollen, wiederho-

len Sie die oben genannten Schritte mit den weiteren Dokumenten.

Benötigen Sie mehr Platz für das neue Dokument auf dem Bildschirm,

können Sie die ursprünglichen Dokumente über das Untermenü zu

Quelldokumente anzeigen im Menü zur Schaltfläche Vergleichen aus-

blenden (und auch wieder anzeigen).

Tipp: Dokumente

ein- und

ausblenden

Kommentare beim Vergleichen und Kombinieren

Enthalten die zu vergleichenden/kombinierenden Dokumente Kommentare,

können Sie diese auch separat abarbeiten wie bei einem einzelnen Doku-

ment. Die prinzipielle Vorgehensweise sollten Sie bereits kennen: Kommen-

tare werden entweder in Sprechblasen oder in eckigen Klammern angezeigt,

in denen die Initialen des Bearbeiters mit einer angehängten Zahl stehen.

Wenn Sie den Mauszeiger auf die eckigen Klammern bewegen, wird der

Kommentar angezeigt. Sie können die Kommentare über die Befehle in der

Gruppe Kommentare auf der Registerkarte Überprüfen separat abarbeiten.

Lernziel 3.1

Symbol Beschreibung

Vorheriges Element: Markiert den vorherigen Kommentar.

Nächstes Element: Markiert den nächsten Kommentar.

Löschen: Entfernt den aktuell markierten Kommentar. Über das Drop-

downmenü zu dieser Schaltfläche können Sie auch alle Kommentare im

Dokument in einem Arbeitsgang löschen.

Schutzfunktionen

Mittels verschiedener Funktionen können Sie ein Dokument gegen eine un-

befugte Bearbeitung schützen. Die Optionen zum Schutz des Dokuments

gegen unbefugtes Öffnen und/oder Ändern sollten Sie schon kennen: Ent-

sprechende Kennwörter für das aktuelle Dokument können Sie beim Spei-

chern des Dokuments festlegen. Im Dialogfeld Speichern unter öffnen Sie das

Menü zur Schaltfläche Tools und wählen dort den Befehl Allgemeine Optio-

nen. Im gleichnamigen Dialogfeld geben Sie die Kennwörter ein.

Neben diesem Schutz des Dokuments als Ganzes können auch die Möglich-

keiten zur Formatierung oder Bearbeitung gezielt eingeschränkt werden.

Übung 3: Formatierung einschränken

Hinsichtlich der Formatierung können Sie beispielsweise festlegen, dass nur

noch bestimmte Formate benutzt werden dürfen.

Lernziel 1.2

1. Öffnen Sie das gewünschte Dokument.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen in der Gruppe Schützen auf

die Schaltfläche Bearbeitung einschränken. Rechts im Fenster wird der

Aufgabenbereich Formatierung und Bearbeitung einschränken angezeigt.

Arbeiten in Gruppen 123

Dieses Dialogfeld

zeigen Sie durch

einen Klick au

f

Einstellungen an

3. Wollen Sie die Möglichkeiten zum Formatieren beschränken, aktivieren

Sie das Kontrollkästchen unterhalb von Formatierungseinschränkungen

und klicken anschließend auf den Link Einstellungen. Im daraufhin ange-

zeigten Dialogfeld werden die Formatvorlagen zum Dokument aufgelistet.

 Standardmäßig sind zunächst alle Formatvorlagen zugelassen; das er-

kennen Sie an den aktivierten Kontrollkästchen vor den Vorlagenbe-

zeichnungen. Direkte Formatierungen im Text sind dann generell

nicht möglich, es können nur diese Vorlagen durch einen Bearbeiter

eingesetzt werden, die aber auch nicht verändert werden können.

 Durch einen Klick auf Empfohlenes Minimum schalten Sie die Mar-

kierung für die Vorlagen ab, die nicht durch den zusätzlichen Hinweis

(empfohlen) gekennzeichnet sind.

4. Schränken Sie durch Deaktivieren der entsprechenden Kontrollkästchen

die Formatierungsmöglichkeiten ein und bestätigen Sie über OK.

5. Dieser Schutz wird erst wirksam, nachdem Sie im Aufgabenbereich auf

die Schaltfläche Ja, Schutz jetzt anwenden geklickt haben. Sie müssen

dann noch ein Kennwort vereinbaren, um sicherzustellen, dass dieser

Schutz von anderen Bearbeitern nicht wieder abgeschaltet wird.

Später können Sie den Schutz jederzeit wieder über die entsprechende

Schaltfläche im Aufgabenbereich Formatierung und Bearbeitung einschrän-

ken abschalten. Das Kennwort muss hierzu natürlich eingegeben werden.

124 Kapitel 9

Übung 4: Bearbeitung einschränken

Außerdem können Sie über den Aufgabenbereich Formatierung und Bearbei-

tung einschränken bestimmen, wer welche Änderungen an welchen Stellen

im Dokument durchführen darf.

Lernziel 1.2

1. Sorgen Sie dafür, dass der Aufgabenbereich Formatierung und Bearbei-

tung einschränken angezeigt wird und aktivieren Sie darin das Kontroll-

kästchen Nur diese Bearbeitungen im Dokument zulassen.

Dieses Dialogfeld

zeigen Sie durch

einen Klick au

f

Weitere Benutze

r

an

 Geben Sie dann im Dropdown-Listenfeld darunter an, welche Form

der Bearbeitung zugelassen werden soll. Standardmäßig ist hier Keine

Änderungen (Schreibgeschützt) eingestellt. Sie können hier Überarbei-

tungen, Kommentare oder Ausfüllen von Formularen zulassen.

 Zu den so festgelegten generellen Einschränkungen können Sie auch

Ausnahmen definieren, die es allen oder bestimmten Bearbeitern er-

lauben, bestimmte Bereiche im Dokument uneingeschränkt bearbeiten

zu können. Aktivieren Sie dazu im Aufgabenbereich entweder das

Kontrollkästchen Jeder oder legen Sie über Weitere Benutzer die Per-

sonen fest, die diese Bereiche bearbeiten dürfen.

2. Auch dieser Schutz wird erst wirksam, nachdem Sie im Aufgabenbereich

auf die Schaltfläche Ja, Schutz jetzt anwenden geklickt haben. Sie müssen

auch hier ein Kennwort vereinbaren.

Wenn das Dokument an einem Speicherort im Netzwerk gespeichert ist,

der Arbeitsbereiche unterstützt, können Sie verhindern, dass andere Au-

toren bestimmte Abschnitte ändern. Dazu markieren Sie den Teil des

Dokuments, den Sie schützen wollen, und klicken dann auf der Regis-

terkarte Überprüfen in der Gruppe Schützen auf Autoren blockieren. Der

markierte Abschnitt ist dann entsprechend gekennzeichnet.

Tipp: Für

Speicherorte im

Netzwerk

Arbeiten in Gruppen 125