7. Wenn Sie mehr als zwei Dokumente zusammenführen wollen, wiederho-
len Sie die oben genannten Schritte mit den weiteren Dokumenten.
Benötigen Sie mehr Platz für das neue Dokument auf dem Bildschirm,
können Sie die ursprünglichen Dokumente über das Untermenü zu
Quelldokumente anzeigen im Menü zur Schaltfläche Vergleichen aus-
blenden (und auch wieder anzeigen).
Tipp: Dokumente
ein- und
ausblenden
Kommentare beim Vergleichen und Kombinieren
Enthalten die zu vergleichenden/kombinierenden Dokumente Kommentare,
können Sie diese auch separat abarbeiten wie bei einem einzelnen Doku-
ment. Die prinzipielle Vorgehensweise sollten Sie bereits kennen: Kommen-
tare werden entweder in Sprechblasen oder in eckigen Klammern angezeigt,
in denen die Initialen des Bearbeiters mit einer angehängten Zahl stehen.
Wenn Sie den Mauszeiger auf die eckigen Klammern bewegen, wird der
Kommentar angezeigt. Sie können die Kommentare über die Befehle in der
Gruppe Kommentare auf der Registerkarte Überprüfen separat abarbeiten.
Lernziel 3.1
Symbol Beschreibung
Vorheriges Element: Markiert den vorherigen Kommentar.
Nächstes Element: Markiert den nächsten Kommentar.
Löschen: Entfernt den aktuell markierten Kommentar. Über das Drop-
downmenü zu dieser Schaltfläche können Sie auch alle Kommentare im
Dokument in einem Arbeitsgang löschen.
Schutzfunktionen
Mittels verschiedener Funktionen können Sie ein Dokument gegen eine un-
befugte Bearbeitung schützen. Die Optionen zum Schutz des Dokuments
gegen unbefugtes Öffnen und/oder Ändern sollten Sie schon kennen: Ent-
sprechende Kennwörter für das aktuelle Dokument können Sie beim Spei-
chern des Dokuments festlegen. Im Dialogfeld Speichern unter öffnen Sie das
Menü zur Schaltfläche Tools und wählen dort den Befehl Allgemeine Optio-
nen. Im gleichnamigen Dialogfeld geben Sie die Kennwörter ein.
Neben diesem Schutz des Dokuments als Ganzes können auch die Möglich-
keiten zur Formatierung oder Bearbeitung gezielt eingeschränkt werden.
Übung 3: Formatierung einschränken
Hinsichtlich der Formatierung können Sie beispielsweise festlegen, dass nur
noch bestimmte Formate benutzt werden dürfen.
Lernziel 1.2
1. Öffnen Sie das gewünschte Dokument.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen in der Gruppe Schützen auf
die Schaltfläche Bearbeitung einschränken. Rechts im Fenster wird der
Aufgabenbereich Formatierung und Bearbeitung einschränken angezeigt.
Arbeiten in Gruppen 123
Dieses Dialogfeld
zeigen Sie durch
einen Klick au
f
Einstellungen an
3. Wollen Sie die Möglichkeiten zum Formatieren beschränken, aktivieren
Sie das Kontrollkästchen unterhalb von Formatierungseinschränkungen
und klicken anschließend auf den Link Einstellungen. Im daraufhin ange-
zeigten Dialogfeld werden die Formatvorlagen zum Dokument aufgelistet.
Standardmäßig sind zunächst alle Formatvorlagen zugelassen; das er-
kennen Sie an den aktivierten Kontrollkästchen vor den Vorlagenbe-
zeichnungen. Direkte Formatierungen im Text sind dann generell
nicht möglich, es können nur diese Vorlagen durch einen Bearbeiter
eingesetzt werden, die aber auch nicht verändert werden können.
Durch einen Klick auf Empfohlenes Minimum schalten Sie die Mar-
kierung für die Vorlagen ab, die nicht durch den zusätzlichen Hinweis
(empfohlen) gekennzeichnet sind.
4. Schränken Sie durch Deaktivieren der entsprechenden Kontrollkästchen
die Formatierungsmöglichkeiten ein und bestätigen Sie über OK.
5. Dieser Schutz wird erst wirksam, nachdem Sie im Aufgabenbereich auf
die Schaltfläche Ja, Schutz jetzt anwenden geklickt haben. Sie müssen
dann noch ein Kennwort vereinbaren, um sicherzustellen, dass dieser
Schutz von anderen Bearbeitern nicht wieder abgeschaltet wird.
Später können Sie den Schutz jederzeit wieder über die entsprechende
Schaltfläche im Aufgabenbereich Formatierung und Bearbeitung einschrän-
ken abschalten. Das Kennwort muss hierzu natürlich eingegeben werden.
124 Kapitel 9
Übung 4: Bearbeitung einschränken
Außerdem können Sie über den Aufgabenbereich Formatierung und Bearbei-
tung einschränken bestimmen, wer welche Änderungen an welchen Stellen
im Dokument durchführen darf.
Lernziel 1.2
1. Sorgen Sie dafür, dass der Aufgabenbereich Formatierung und Bearbei-
tung einschränken angezeigt wird und aktivieren Sie darin das Kontroll-
kästchen Nur diese Bearbeitungen im Dokument zulassen.
Dieses Dialogfeld
zeigen Sie durch
einen Klick au
f
Weitere Benutze
r
an
Geben Sie dann im Dropdown-Listenfeld darunter an, welche Form
der Bearbeitung zugelassen werden soll. Standardmäßig ist hier Keine
Änderungen (Schreibgeschützt) eingestellt. Sie können hier Überarbei-
tungen, Kommentare oder Ausfüllen von Formularen zulassen.
Zu den so festgelegten generellen Einschränkungen können Sie auch
Ausnahmen definieren, die es allen oder bestimmten Bearbeitern er-
lauben, bestimmte Bereiche im Dokument uneingeschränkt bearbeiten
zu können. Aktivieren Sie dazu im Aufgabenbereich entweder das
Kontrollkästchen Jeder oder legen Sie über Weitere Benutzer die Per-
sonen fest, die diese Bereiche bearbeiten dürfen.
2. Auch dieser Schutz wird erst wirksam, nachdem Sie im Aufgabenbereich
auf die Schaltfläche Ja, Schutz jetzt anwenden geklickt haben. Sie müssen
auch hier ein Kennwort vereinbaren.
Wenn das Dokument an einem Speicherort im Netzwerk gespeichert ist,
der Arbeitsbereiche unterstützt, können Sie verhindern, dass andere Au-
toren bestimmte Abschnitte ändern. Dazu markieren Sie den Teil des
Dokuments, den Sie schützen wollen, und klicken dann auf der Regis-
terkarte Überprüfen in der Gruppe Schützen auf Autoren blockieren. Der
markierte Abschnitt ist dann entsprechend gekennzeichnet.
Tipp: Für
Speicherorte im
Netzwerk
Arbeiten in Gruppen 125

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