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Praxiswissen SharePoint (O'Reillys Basics) by Jeff Webb

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Hier Mini IVZ eingeben!
Abstand untere Tabellenlinie zu Textanfang 1,8 cm
-> also: manuell auf den Arbeitsseiten ziehen!!!
Erstellen auf den
Arbeitsseiten
(siehe Muster)
Kapitel 6
KAPITEL 6
Dokumentbibliotheken
mit Word verwenden
Abgesehen von Listen stellt Word die gleichen SharePoint-Funktionen zur Verfügung
wie Excel. Das Erstellen von Arbeitsbereichen und das Hinzufügen von Dokumenten,
Mitgliedern, Benachrichtigungen und Aufgaben über den Aufgabenbereich Freigege-
bener Arbeitsbereich funktionieren in Word, Excel und PowerPoint sogar identisch.
Allerdings werden Sie einige SharePoint-Features wohl eher in Word als in Excel
einsetzen. Besonders Dokumentbibliotheken sind von entscheidender Bedeutung.
Dieses Kapitel zeigt Ihnen, wie Sie Dokumentbibliotheken einsetzen können, um
Word-Dokumente zu erstellen, zu organisieren, zu korrigieren und zu akzeptieren
oder zurückzuweisen.
Denken Sie daran, dass Sie Dokumentbibliotheken für Dokumente
aller Art (Excel, PowerPoint, Webseiten usw.) verwenden können,
aber es ist schwierig, die Behandlung dieses Thema zu sehr zu verall-
gemeinern. Ich hoffe, Sie finden diesen praktischen Ansatz sinnvoll
und können ihn auch auf andere Anwendungen übertragen.
Bibliotheken verstehen
Bibliotheken organisieren Inhalte in einer Website. Technisch gesehen, sind sie eine
bestimmte Art von Liste mit folgenden wichtigen Eigenschaften:
Vorlagen zum Erstellen neuer Dokumente.
Ein Status-Feld, das angibt, ob das Dokument genehmigt oder zurückgewiesen
wurde.
In diesem Kapitel:
Bibliotheken verstehen
Zu einer Bibliothek hinzufügen
Neue Dokumente erstellen
Dokumenteigenschaften
Die Bibliotheksvorlage ändern
Mit Bibliotheken verknüpfen
Korrekturen privat durchführen
Verknüpfen und Veröffentlichen
Über ein Dokument diskutieren
Veröffentlichung per E-Mail
Dokumente genehmigen oder
zurückweisen
Auf Ereignisse reagieren
Nach Dokumenten suchen
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Kapitel 6: Dokumentbibliotheken mit Word verwenden
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Speichermöglichkeiten für frühere Versionen von Dokumenten.
Die Möglichkeit, Dokumente durch Aus- und Einchecken zu reservieren.
Synchronisation von Listenspalten durch Eigenschaften, die im Dokument
gespeichert sind.
Die meisten Arten von SharePoint-Websites enthalten die Bibliothek Freigegebene
Dokumente, wenn sie erstellt werden. Sie können neue Dokumente erstellen, beste-
hende hochladen, Ordner erstellen, Dateien auschecken sowie den Inhalt der Bib-
liothek mit Hilfe der Symbolleiste und dem Bearbeitungsmenü ändern, wie in
Abbildung 6-1 gezeigt wird.
Die Standardbibliothek Freigegebene Dokumente enthält keinen Genehmigungssta-
tus und keinen Versionsverlauf. Um diese Funktionen zu aktivieren:
1. Wählen Sie Einstellungen und Spalten ändern
Allgemeine Einstellungen ändern
und dann in den Abschnitten Inhaltsgenehmigung und Dokumentversionen
jeweils die Option Ja (Abbildung 6-2).
2. Klicken Sie auf OK, um die Änderung durchzuführen.
Websites und Unterwebsites können beliebig viele Dokumentbibliotheken enthal-
ten. Sie sollten für jede Dokumentsorte, die Sie über die Website freigeben möch-
ten, eine separate Bibliothek anlegen. Der Begriff »Sorte« ist ziemlich ungenau, hier
einige Faktoren, die Ihnen bei der Entscheidung helfen können, ob Sie eine neue
Dokumentbibliothek einrichten und wo Sie sie gegebenenfalls speichern sollten:
Abbildung 6-1: Die Bibliothek-Symbolleiste sowie das Kontextmenü verwenden
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Bibliotheken verstehen
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Bibliotheken können eine Vorlage zum Erstellen neuer Dokumente enthalten.
Sie können pro Bibliothek nur eine Vorlage verwenden, so dass Sie für jede ver-
wendete Vorlage eine separate Bibliothek erstellen müssen.
Vorlagen sind mit Anwendungen verknüpft (Word, Excel, PowerPoint). Wenn
Sie Vorlagen verwenden, erstellen Sie für jeden Dokumenttyp (.doc, .xls, .ppt)
eine separate Bibliothek.
SharePoint führt Suchvorgänge auf Website-Ebene durch, so dass Sie alle Bib-
liotheken, die von Mitgliedern durchsucht werden dürfen, in übergeordnete
Websites und nicht in Untersites einfügen müssen.
Hier zwei verschiedene Szenarien, die einige der Entscheidungen demonstrieren,
mit denen Sie beim Erstellen neuer Dokumentbibliotheken konfrontiert werden:
Für umfangreiche Schreibarbeiten (wie dieses Buch) ist es äußerst hilfreich,
Dokumente an einem zentralen Ort ablegen zu können, auf den Autoren,
Redakteure und Gutachter Zugriff haben. Dazu ist es wichtig, Versionen jedes
Dokuments zu verwalten und mehreren Autoren die Arbeit an einem einzelnen
Dokument zu ermöglichen.
Für kürzere Werke (Briefe, Formulare und so weiter) ist die Versionskontrolle
weniger wichtig, aber Organisation, Vorlagen und Genehmigung sind von ent-
scheidender Bedeutung.
Die Abbildungen 6-3 und 6-4 zeigen diese beiden Szenarien.
Die nachfolgenden Abschnitte beschreiben die verschiedenen Aufgaben, die Sie mit
Hilfe von Dokumentbibliotheken erfüllen können.
Abbildung 6-2: Genehmigung und Versionskontrolle für eine Bibliothek aktivieren
435-0.book Seite 153 Dienstag, 20. September 2005 2:30 14

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