Wissenschaftliche Arbeiten schreiben mit Microsoft Office Word 2016, 2013, 2010 und 2007

5.9

Verzeichnis-Spezialitäten

117

5.8.5 Glossar und Abk.-Verz.

Steht zu erwarten, dass Ihre Ausarbeitung auch von Nichtfachleuten gelesen wer-

den soll, sind Glossar und Abkürzungsverzeichnis obligatorisch. Bei nur wenigen

Einträgen können beide auch als ein gemeinsames Verzeichnis auftreten.

Zu automatisieren ist dabei nicht viel, Word stellt für diese Aufgaben keine Assis-

tenzfunktionen bereit. Ein wenig Automatik ist möglich, wenn Sie die Funktionen

des Rechtsgrundlagenverzeichnisses nutzen, denn dieses ist im Grunde nichts

anderes als ein Glossar.

Das Stichwortverzeichnis kann für ein Abkürzungsverzeichnis herhalten, indem

Sie den Schalter \f verwenden, um einen gesonderten Index für Abkürzungen zu

erstellen und im Feld Querverweis des Dialogs den Langtext angeben (siehe

Abschnitt 5.8.3).

Wollen Sie voll auf Handarbeit setzen, legen Sie die Sammlung erläuterungsbedürf-

tiger Fachbegriffe und Abkürzungen am besten als Tabelle an, damit Sie während

der Einträge nicht auf die Sortierung achten müssen. Meist fallen einem die notwen-

digen Einträge während der Arbeit am Text auf, dann sollten Sie mit einem kurzen

(Alt)+(ÿ) in das – während der Bearbeitung am besten noch separate Dokument –

Verzeichnis diesen Eintrag rasch vornehmen und zum Weiterschreiben in den

Haupttext zurückkehren. Erst am Schluss der Arbeit sortieren Sie die Tabelle. Als

Sortierung kommt selbstverständlich nur eine alphabetische in Betracht. Eine gele-

gentlich geforderte Sortierung nach Auftreten im Text lässt sich als Endnoten leich-

ter erstellen, nützt dem Rat suchenden Leser aber überhaupt nichts.

5.9 Verzeichnis-Spezialitäten

Einige Besonderheiten, die für mehrere Arten von Verzeichnissen gleichermaßen

gelten, sind hier zusammengefasst.

\g "Trennzeichen" gibt an, was bei einem Bereichsverweis als Begriff zwischen

den Seitenzahlen stehen soll

\h "Überschrift" trennt das Stichwortverzeichnis nach Anfangsbuchstaben.

Als Überschrift können Sie zusätzliche Zeichen einbeziehen,

z.B. "- A -". Der im Schalter \h angegebene Buchstabe ist egal.

Wollen Sie nur Leerzeilen als Trenner haben, geben Sie in

den Anführungszeichen einen Leerschritt ein.

\l "Trennzeichen" ersetzt das Komma zwischen Seitenzahlen zum selben Ein-

trag durch ein beliebiges anderes Zeichen

\p "Buchstabe-Buchstabe" begrenzt den Index auf Einträge mit den angegebenen

Anfangsbuchstaben

Schalter Wirkung

Tabelle 5.2: Zusätzliche Feldschalter für das Stichwortverzeichnis (Forts.)

Kapitel 5

Verweise und Verzeichnisse

118

Aus der Trickkiste: Kleiner-als-Zeichen < vor der Verzeichnisüberschrift unterdrücken

Ein bisher nicht beseitigter Bug führt gelegentlich dazu, dass vor der automatisch

generierten Überschrift eines Verzeichnisses das Symbol »<« erscheint. Es zu

beseitigen, bedarf eines Workarounds:

Setzen Sie, bevor Sie das Verzeichnis erstellen lassen, einen leeren Absatz davor.

Damit dieser optisch nicht stört, formatieren Sie die Absatzendemarke mit Schrift-

grad 1 pt.

5.9.1 Verzeichnisse und Hyperlinks

In den meisten Verzeichnissen werden automatisch Querverweise hinterlegt, die

Sie standardmäßig mit Mausklick bei gedrückter

(Strg)-Taste anspringen können.

Möchten Sie auf die

(Strg)-Taste verzichten, können Sie die Option

/D

ATEI | [WORD-]OPTIONEN | ERWEITERT | BEARBEITUNGSOPTIONEN: STRG + KLI-

CKEN ZUM VERFOLGEN EINES HYPERLINKS VERWENDEN

abschalten.

Welcher Modus eingestellt ist, erkennen Sie, wenn Sie mit dem Mauszeiger den

Hyperlink berühren: Eine QuickInfo zeigt Ihnen, wie Sie den Sprung auslösen;

außerdem verändert sich der Mauszeiger bei der Methode ohne

(Strg) sofort zum

Link-Symbol .

Abb. 5.20: Unterschiedliche Vorgehensweisen beim Ansteuern eines Links

5.9.2 Verzeichnisse über mehrere Dokumente

Haben Sie für jedes Ihrer Kapitel eine eigene Datei angelegt, müssen Sie diese

nicht zwangsläufig zu einem Dokument zusammenführen und auch nicht mit

Filialdokumenten arbeiten, um ein Gesamt-Inhaltsverzeichnis, Gesamt-Abbil-

dungsverzeichnis oder einen Gesamt-Index zu erstellen.

Die Feldfunktion {RD} ist in der Lage, die Überschriften, Abbildungen, Indexein-

träge usw. aus externen Dokumenten auszulesen; mehrere aufeinanderfolgende

{RD}-Felder fügen sich so zu einem Verzeichnis der gewünschten Art zusammen.

Hinweis

Die Funktion {RD} greift auf die Überschriften, Abbildungen usw. durch; es ist

nicht erforderlich, in den Einzelkapiteln die entsprechenden Verzeichnisse

anzulegen.

5.9

Verzeichnis-Spezialitäten

119

Im Nachfolgenden erläutere ich die Vorgehensweise für ein übergreifendes

Inhaltsverzeichnis. Für die anderen Verzeichnisse funktioniert es ähnlich.

Einziger Haken bei dem übergreifenden Inhaltsverzeichnis ist die Seitennumme-

rierung, die in jedem Kapitel mit 1 neu beginnt. Die {RD}-Funktion ist also sinn-

voll für Kapitel mit separat nummerierten Seiten unter Einbeziehung der

Kapitelnummer einsetzbar, wenn Sie nicht manuell alle Kapiteldateien mit Start-

nummern für die Paginierung versehen wollen.

Das Gesamt-Inhaltsverzeichnis beginnt mit einer Verzeichnis-Feldfunktion, z.B.

{TOC}, die ihre Einträge aus den in den nachstehenden {RD}-Feldern aufgeführ-

ten Dateien bezieht. Das gesamte Gebilde sieht dann ungefähr so aus:



TOC

 RD "Kap_01.doc" \f

 RD "Kap_02.doc" \f

 RD "Kap_03.doc" \f

etc.

Die Anführungszeichen können entfallen, wenn im Dateipfad und -namen keine

Leerzeichen vorkommen.

Der Schalter

\f definiert den aktuellen Ordner als Ausgangspunkt für den Pfad

der auszulesenden Dateien; das spart Schreibarbeit.

Ist die Liste komplett, markieren Sie das {TOC}-Feld und drücken

(F9).

Die {RD}-Zeilen bleiben erhalten und sind für weitere Verzeichnisse nutzbar,

indem Sie die jeweilige Verzeichnis-Feldfunktion {BIBLIOGRAPHY}, {INDEX},

{TOA} oder {TOC} darüberschreiben.

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