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Wissenschaftliche Arbeiten schreiben mit Microsoft Office Word 2016, 2013, 2010 und 2007 by G. O. Tuhls

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Kapitel 18
Abbildungen, Tabellen und andere
Objekte beschriften
In einer wissenschaftlichen Publikation gehört zu einer Illustration oder einem
anderen eingebundenen Objekt (im Folgenden kurz
Illustration genannt) immer
eine Unterschrift, die das Dargestellte kurz erläutert. Die Betonung liegt auf »kurz«.
Diese Beschriftung soll nummeriert sein und die Nummerierung kategorisiert
nach Art der Illustration, also z.B.
Abbildung 21, Tabelle 32, Diagramm 12 etc. Das
erleichtert, im Text auf die jeweils zugehörige Illustration hinzuweisen. Ist Ihr
Werk in Kapitel gegliedert, sollten Sie sich der üblichen kapitelweisen Nummerie-
rung anschließen, also z.B.
Formel 7.4 oder Bild 3-12.
Solche Unterschriften könnten Sie von Hand unter jede Illustration setzen, sinn-
voller ist es jedoch, die Beschriftungsfunktion von Word zu nutzen, die einige Vor-
teile bietet:
Die Nummerierung erfolgt kategoriengerecht automatisch und wird beim
Überarbeiten angepasst und fortgeschrieben.
Sie können mit der Verweisfunktion über die Beschriftungen auf Abbildungen,
Tabellen oder Formeln hinweisen; die Verweise beziehen sich auf die Beschrif-
tungen und werden beim Überarbeiten ebenfalls aktualisiert.
Aus den so standardisierten Beschriftungen lassen sich automatisierte Ver-
zeichnisse erstellen.
18.1 Beschriftung einfügen
Um einer Illustration eine Unter- oder Überschrift hinzuzufügen, gehen Sie wie
folgt vor:
1. Markieren Sie das zu beschriftende Objekt, eine Tabelle mit einem Klick auf .
2. Rechtsklick | B
ESCHRIFTUNG EINFÜGEN oder
V
ERWEISE | BESCHRIFTUNG EINFÜGEN.
3. Im darauffolgenden Dialog stellen Sie beim ersten Aufruf die Formatierung der
Beschriftung ein; bei weiteren Tabellenbeschriftungen können Sie sofort auf
klicken.
4. Geben Sie den Text der Beschriftung ein.
Kapitel 18
Abbildungen, Tabellen und andere Objekte beschriften
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In einem Dialog werden Sie aufgefordert, die Beschriftung einer Kategorie zuzu-
ordnen.
Abb. 18.1: Beschriftungsautomatik
Drei Kategorien sind vorgegeben: Abbildung, Formel und Tabelle, ggf. auch deren
englische Pendants. Mit N
EUE BEZEICHNUNG können Sie eigene Kategorien defi-
nieren. Auch diese selbst definierten Kategorien lassen sich für separate Verzeich-
nisse heranziehen. (Mehr zu Verzeichnissen in Kapitel 5.)
Ein Klick auf fügt die Beschriftung ein, was je nach Textflussvariante unter-
schiedliche Auswirkungen hat.
Abb. 18.2: Vom Textfluss abhängige Beschriftungsformate
Wichtig
Um mit den Office-eigenen Zeichenwerkzeugen angefertigte Grafiken zu be-
schriften, müssen Sie nicht die Grafik, sondern
den Rahmen des Zeichenbereichs mar-
kieren. Nur dem Zeichenbereich kann eine Beschriftung zugewiesen werden.
Tipp
Es ist besser, den Beschriftungstext erst einzufügen, nachdem die automatische
Tabellennummer in den Text eingefügt wurde, denn das Dialogfeld B
ESCHRIF-
TUNG ist begrenzt, die Beschriftungszeile nicht.
18.1
Beschriftung einfügen
361
18.1.1 Beschriftung im Textfluss
Das abschließende im Dialog BESCHRIFTUNG für eine Illustration, die MIT
TEXT IN ZEILE eingefügt wurde,
erstellt nach den Vorgaben einen neuen Absatz unterhalb bzw. oberhalb der Il-
lustration mit der Formatvorlage B
ESCHRIFTUNG,
fügt ein {SEQ}-Feld
128
ein und
wartet, dass Sie den Text für die Beschriftung ergänzen.
Unbemerkt erledigt die Beschriftungsautomatik noch eine nützliche Kleinigkeit:
Der Absatz, in dem die Illustration steht, erhält bei dieser Gelegenheit das Attribut
N
ICHT VOM NÄCHSTEN ABSATZ TRENNEN
129
, weil es ein typografischer Fehler wäre,
zwischen Illustration und Unterschrift einen Seitenumbruch zuzulassen.
18.1.2 Beschriftung umflossener Objekte
Haben Sie die Illustration per Textfluss-Einstellungen aus dem Zeilenverband
gelöst, legt die Beschriftungsautomatik ein Textfeld in gleicher Breite an, das die
Beschriftung enthält. Illustration und Beschriftung sind zwar am selben Absatz
verankert, damit sie beim Verschieben des Textes dessen Bewegungen gemeinsam
mitmachen, doch lassen sich beide Elemente unabhängig voneinander auf der
Seite bewegen.
128
siehe Abschnitt 21.2
129
siehe Abschnitt 9.7
Tipp
Hilfreich sind für solche Fälle Positionsrahmen (Abschnitt 1.5.1), in denen Sie
Illustration und Beschriftung gemeinsam unterbringen.
Wichtig
Der Positionsrahmen birgt noch einen weiteren Vorteil: Wenn Sie das Objekt
gleich in einen Positionsrahmen stellen und dann erst beschriften, wird die
Beschriftung nicht in ein Textfeld verpackt, sondern als Fließtext in den Posi-
tionsrahmen eingefügt.
Im Gegensatz zu Beschriftungen in Textfeldern bereiten sie in Positionsrahmen
für die Verzeichnisassistenten weniger Probleme. Unter anderem werden so
auch die Hyperlink-Eigenschaften des Abbildungsverzeichnisses beim PDF-
Export übernommen.
Kapitel 18
Abbildungen, Tabellen und andere Objekte beschriften
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18.1.3 Bildunterschrift mit Quellenangaben
Bildunterschriften werden auch dafür genutzt, im Anschluss an die Beschreibung
urheberrechtliche Hinweise zur Bildherkunft anzubringen. Im Abbildungsver-
zeichnis stören diese jedoch. Da das Abbildungsverzeichnis auf die Formatvorlage
Beschriftung zugreift, brauchen Sie lediglich dem Quellenhinweis eine andere
Absatz-Formatvorlage zuzuweisen. Um dennoch Bildunterschrift und Quellen-
hinweis in einer Zeile unter dem Bild zu halten, wenden Sie folgenden Trick an:
Zunächst benötigen Sie eine weitere Formatvorlage, die mit
Beschriftung identisch ist.
1. S
TART | FORMATVORLAGEN
2. N
EUE FORMATVORLAGE
3. Wählen Sie in der Liste F
ORMATVORLAGE BASIERT AUF die Formatvorlage
Beschriftung.
4. Geben Sie der neuen Formatvorlage einen passenden Namen, z.B.
Beschriftung
ohne Eintrag
.
5.
Diese Formatvorlage können Sie nun jederzeit zum Abtrennen der Quellenhin-
weise einsetzen:
1. Setzen Sie die Schreibmarke an den Beginn des Quellenhinweises und betäti-
gen Sie
(¢).
2. Formatieren Sie den Quellenhinweis mit der Formatvorlage
Beschriftung ohne
Eintrag
.
3. Setzen Sie die Schreibmarke in den Absatz davor (die tatsächliche Bildunter-
schrift) und betätigen Sie
(Strg)+(Alt)+(¢).
Die Absätze werden vereint, bei eingeschalteter Steuerzeichenanzeige erkennen
Sie eine versteckte Absatzmarke zwischen Bildunterschrift und Quellenhinweis.
Ins Abbildungsverzeichnis wird nur der vordere, mit
Beschriftung formatierte Teil
aufgenommen.
Abb. 18.3: Nicht nur Quellenangaben, auch andere Zusätze zur Bildunterschrift gehören nicht
ins Abbildungsverzeichnis.

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