Capítulo 1. ¿Qué es Microsoft Power Automate? ¿Qué es Microsoft Power Automate?

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Trabajar para una organización es... bueno, es trabajo. Aunque tengas un trabajo haciendo lo que te gusta, sigue habiendo muchas tareas repetitivas, manuales y que requieren mucho tiempo. Puede que tengas que procesar informes o facturas que te envían por correo electrónico e introducirlos en un sistema contable. O puede que tengas que rellenar informes de gastos de viaje y enviárselos a alguien para que los apruebe. O puede que tengas que coger archivos e información antiguos y trasladarlos a ubicaciones de archivo para hacer sitio a información más actualizada. Todo trabajo incluye procesar información y distribuirla a las personas y lugares adecuados. A menudo, estas tareas mundanas pueden impedirte hacer las partes de tu trabajo que te gustan o aumentar tus capacidades aprendiendo cosas nuevas.

Bienvenido a esta introducción sobre cómo utilizar Microsoft Power Automate para automatizar tareas en tu vida laboral diaria. Estás a punto de dar tus primeros pasos en un viaje que cambiará la forma en que manejas la información cada día. Pero, como en todos los viajes, hay que empezar por el principio. Eso significa que tenemos que entender qué es Power Automate y cómo encaja en el ecosistema más amplio de Microsoft.

Power Automate es una aplicación basada en la nube que puede utilizarse para crear flujos de trabajo. Estos flujos de trabajo basados en la nube (flujos) utilizan conectores para acceder a la información almacenada en diversos sistemas. Utilizando estos conectores, puedes tomar tareas manuales y convertirlas en flujos de trabajo automatizados. He aquí algunos ejemplos de las formas en que Power Automate puede transformar las tareas cotidianas:

  • Automatizar la recogida y el tratamiento de la información

  • Gestionar el proceso de aprobación de documentos/información

  • Envía recordatorios automáticos de tareas atrasadas

  • Archiva correos electrónicos y archivos adjuntos en un sistema indexable

  • Automatizar tareas informáticas interactivas que normalmente se hacen manualmente

  • Visualiza un proceso escalonado que conste de múltiples pasos

Éstas son sólo algunas de las muchas y variadas tareas que puedes transformar utilizando Power Automate. El único límite real es tu creatividad y si hay un conector disponible para los datos con los que trabajas.

Nota

Cuando Power Automate se lanzó originalmente en octubre de 2016, se llamaba Microsoft Flow. En noviembre de 2019 pasó a llamarse Power Automate para alinearse mejor con los demás productos de Microsoft Power Platform. Pero los flujos de trabajo creados por Power Automate siguen llamándose "flujos".

Power Automate es una aplicación potente, pero puede hacer aún más cuando se utiliza con otras aplicaciones de la Plataforma Power. Es una de las cinco aplicaciones incluidas en la Plataforma Power. Las otras cuatro aplicaciones son las siguientes:

Power Apps

Permite a que el usuario cree rápidamente aplicaciones personalizadas accesibles en ordenadores personales, tabletas o teléfonos móviles.

Power BI

Permite a que el usuario cree informes y gráficos que proporcionen información basada en datos para tomar decisiones empresariales con conocimiento de causa.

Copilot Studio (Agentes Virtuales Potentes)

Ayuda a los usuarios de a crear fácilmente chatbots para atraer a clientes y empleados utilizando un patrón conversacional.

Páginas potentes

Proporciona a los usuarios de orientación sobre cómo crear fácilmente un sitio web para mostrar datos empresariales a usuarios internos o externos.

Todas estas aplicaciones están integradas en. Por ejemplo, puedes utilizar Power Automate para enviar periódicamente informes generados por Power BI. O puedes utilizar Power Apps para crear una aplicación preparada para móviles que recopile información que luego se procese y almacene mediante un flujo. Veremos estas posibles integraciones con más detalle en el Capítulo 6. Puedes leer más sobre el resto de aplicaciones de la Plataforma Power en el sitio web de Microsoft.

Power Automate es una herramienta de integración avanzada que puede conectarse a una lista creciente de más de 600 fuentes de datos listas para usar, como Google Sheets, Dynamics 365, SharePoint, Salesforce y OneDrive. Cada trimestre se añaden más fuentes de datos. Cuando se escribió este libro, había 645 conectores disponibles en Power Automate de Microsoft y de terceros proveedores. Si no existe un conector, pero sí una API para un sistema, los desarrolladores pueden crear su propio conector personalizado.

Nota

Conectores personalizados es un tema avanzado y no se tratará en esta introducción a Power Automate. Puedes leer más sobre conectores personalizados en la documentación de Microsoft.

Incluso existe una forma de acceder a la información almacenada en los sistemas heredados de para los que no hay ningún conector o API disponible. Los flujos de escritorio de Power Automate pueden utilizarse para interactuar con esta información heredada utilizando una interfaz de usuario de ordenador normal. Trataremos los flujos de escritorio de Power Automate en el Capítulo 8. Todas estas opciones te proporcionan un motor de flujo de trabajo que funciona con casi cualquier información almacenada en un sistema informático, tanto si ese sistema está diseñado por Microsoft como por un tercero.

Ahora que hemos realizado una descripción general de alto nivel de lo que es Power Automate, pasemos a la cuestión de por qué deberías utilizar Power Automate para automatizar tus procesos manuales. Probablemente tengas una idea de sus capacidades y de cómo puede mejorar los flujos de trabajo y facilitar la gestión de tareas, o de lo contrario no estarías leyendo este libro. Sin embargo, es importante que estés seguro de que lo utilizas porque resolverá tus problemas y no sólo porque es una palabra de moda en el sector.

¿Por qué utilizar Power Automate?

No es ningún secreto para que antes de Internet, los beneficios empresariales estaban determinados por las mercancías vendidas. Ahora esta rentabilidad ha cambiado y está impulsada en gran medida por los activos digitales y los perfiles de información, lo que hace que las organizaciones dependan del procesamiento eficiente de la información. Esto es cierto para las organizaciones de servicios, como los asesores financieros, que se centran en la producción de información. Pero también es cierto para las empresas de fabricación tradicionales que dependen de sistemas informáticos para gestionar eficazmente la adquisición de materias primas, supervisar el proceso de fabricación y dirigir la entrega de productos acabados. En el mundo actual, todas las organizaciones, independientemente de su modelo de negocio, dependen de poder procesar la información con rapidez y precisión. Pero esa misma dependencia conlleva retos.

Tradicionalmente, la creación de programas informáticos para procesar eficazmente la información ha requerido desarrolladores profesionales. Pero nunca hay suficientes desarrolladores profesionales para hacer todo el trabajo que hay que hacer. La buena noticia es que, con la introducción de entornos de desarrollo de bajo código/sin código como Power Automate, gran parte de ese trabajo puede ser realizado ahora por "desarrolladores ciudadanos".

¿Qué es low-code/no-code? Bueno, en esencia es exactamente como suena. Low-code/no-code son términos utilizados para describir el desarrollo de aplicaciones de software, generalmente para soluciones empresariales, sin necesidad de una formación tradicional en programación ni conocimientos de un lenguaje de programación. Por ejemplo, al crear un flujo en Power Automate, el "creador" crea el flujo eligiendo desencadenantes y acciones de una lista. A continuación, rellena los espacios en blanco del activador o la acción para configurar lo que hace. Cuando estas acciones se ejecutan en orden, el flujo puede completar un proceso.

Por el contrario, la codificación tradicional es un enfoque del desarrollo de software en el que se emplea a un programador profesional o a un equipo de programadores formados para utilizar un lenguaje de programación como JavaScript o C# para crear software y aplicaciones. La posibilidad de que los no desarrolladores utilicen herramientas de bajo código/sin código libera a los desarrolladores profesionales para centrarse en aplicaciones que requieren el uso de entornos de codificación más complejos, como C# o JavaScript.

¿Quiénes son los promotores ciudadanos?

¿Quiénes son los desarrolladores ciudadanos? Según el glosario de Tecnologías de la Información de Gartner, un desarrollador ciudadano es:

un empleado que crea capacidades de aplicación para su consumo o el de otros, utilizando herramientas que no están activamente prohibidas por TI o las unidades de negocio. Un desarrollador ciudadano es una persona, no un título ni una función específica. Depende de una unidad o función empresarial distinta de TI.

Eso significa que un desarrollador ciudadano es alguien que tiene conocimientos empresariales que no tiene un desarrollador profesional del departamento de TI. Aunque no están capacitados para hacer el mismo tipo de desarrollo que un profesional, los desarrolladores ciudadanos pueden lograr mucho con un entorno más sencillo de bajo código/sin código como Power Automate. Por ejemplo, un representante de ventas puede utilizar Power Automate para consolidar informes de ventas mensuales (recibidos como archivos adjuntos de Excel en un correo electrónico) en un informe más completo que se enviará por correo electrónico a la alta dirección. El representante de ventas entiende los informes de ventas, ya que trabaja con ellos a menudo. Un desarrollador necesitaría una explicación de lo que significan las cifras para poder resumirlas para un informe.

Las ventajas económicas de utilizar desarrolladores ciudadanos son sustanciales. Principalmente, las empresas no necesitarán contratar a tantos desarrolladores profesionales con experiencia en la creación de aplicaciones empresariales extensas. Los desarrolladores profesionales con ese nivel de experiencia son un recurso limitado y caro. Utilizar desarrolladores ciudadanos para aplicaciones de productividad personal o departamentales puede ampliar el uso del limitado número de desarrolladores profesionales para cubrir los esfuerzos esenciales de desarrollo empresarial que requieren ese nivel de experiencia.

Pero también hay importantes beneficios para el desarrollador ciudadano. Con una herramienta como Power Automate, los desarrolladores ciudadanos pueden automatizar tareas repetitivas que antes les llevaban horas de esfuerzo manual. Automatizar estas tareas repetitivas mejora la fiabilidad y permite al desarrollador ciudadano concentrar su tiempo en tareas más interesantes y productivas. Al realizar ellos mismos estas tareas, en lugar de esperar a un desarrollador profesional, también mejoran el plazo de entrega de la aplicación. Su participación también garantiza que el diseño del flujo de trabajo es exactamente lo que el desarrollador ciudadano quería.

El uso del desarrollo de bajo código/sin código también puede mejorar la colaboración entre departamentos internos al eliminar a los desarrolladores profesionales como intermediarios. Los desarrolladores ciudadanos que hablan el mismo lenguaje empresarial pueden trabajar juntos para aplicar nuevas soluciones a problemas empresariales compartidos. El resultado es una organización que funciona con más eficacia y puede acceder más rápidamente a la información necesaria. En casi todos los casos, aprovechar a los desarrolladores ciudadanos es un beneficio neto tanto para la organización como para el desarrollador ciudadano.

Migrar de SharePoint Designer a Power Automate

Power Automate no es el primer motor de flujo de trabajo de bajo código/sin código de Microsoft. SharePoint Designer (SPD) es una aplicación de diseño web descatalogada que se utilizaba para crear y personalizar sitios de SharePoint. Una de las capacidades adicionales añadidas a SPD era un diseñador de flujos de trabajo de bajo código/sin código que podía automatizar el procesamiento de información en sitios, listas y bibliotecas de SharePoint. Power Automate es el sustituto oficial de los flujos de trabajo de SPD, pero no es una combinación perfecta. En cierto modo, Power Automate es más potente, ya que no se limita a procesar únicamente datos de SharePoint. Pero la estrecha integración de SPD con SharePoint facilitaba su uso. SPD también puede hacer algunas cosas que Power Automate no puede. Entonces, ¿por qué los desarrolladores ciudadanos deberían utilizar los flujos de Power Automate con SharePoint en lugar de los flujos de SPD, más consolidados ?

¿Por qué no utilizar flujos de trabajo SPD?

Desde su introducción, ha habido dos versiones diferentes de los motores de flujo de trabajo de bajo código/sin código de SPD. La versión original se llama ahora SPD 2010 y se ejecutaba dentro del contexto de software de SharePoint. Esto la hacía susceptible de sufrir ralentizaciones si tu sitio de SharePoint experimentaba problemas relacionados con la carga. La versión más reciente, llamada SPD 2013, se ejecutaba como un proceso separado y paralelo. No tenía los problemas de rendimiento inherentes a los flujos de trabajo de SPD 2010. Como los flujos de trabajo SPD 2013 no contenían todas las acciones disponibles en los flujos de trabajo SPD 2010, se añadió la posibilidad de invocar un flujo de trabajo 2010 desde un flujo de trabajo 2013. SPD ha sido el motor de flujos de trabajo establecido para SharePoint durante años. Pero el 1 de agosto de 2020, Microsoft anunció que todos los flujos de trabajo SPD quedaban obsoletos. Esta eliminación ponía en duda la viabilidad de los flujos de trabajo SPD como solución de flujo de trabajo. Puedes consultar el calendario de eliminación en la documentación de Microsoft.

Advertencia

Actualmente no existen utilidades que puedan migrar los flujos de trabajo SPD existentes a Power Automate. Por tanto, la migración de los flujos de trabajo es un proceso manual. Esto hace que sea imperativo que las organizaciones hagan el cambio a Power Automate lo antes posible, en lugar de esperar y crear flujos de trabajo SPD adicionales que tendrán que volver a escribirse en 2026, cuando finalice la compatibilidad con SPD.

Limitaciones y soluciones de Power Automate

En hay algunas cosas que los flujos de trabajo de SPD pueden hacer que Power Automate no, y lo contrario también es cierto. Power Automate es un producto más amplio que puede acceder a algo más que SharePoint como fuente de datos. También puede hacer más cosas con los datos a los que accede. En general, Power Automate es una mejora de los flujos de trabajo de SPD. Pero hay algunas limitaciones que debes conocer y algunas soluciones que pueden ayudarte si estás pasando de los flujos de trabajo SPD a Power Automate. La Tabla 1-1 resume las limitaciones y proporciona algunas posibles soluciones.

Tabla 1-1. Limitaciones y soluciones de Power Automate
Limitación del Automatismo de Potencia Explicación Solución
Plazo de 30 días Las instancias de flujo expirarán y se detendrán a los 30 días. Los flujos de trabajo de SPD pueden ejecutarse indefinidamente. Construye flujos con disparadores de recurrencia que almacenen su estado actual en una fuente de datos y se despierten periódicamente para realizar el procesamiento.
Conector HTTP Las llamadas a servicios web, como REST, requieren una licencia premium si no son a SharePoint. Los flujos de trabajo SPD pueden hacer llamadas HTTP sin licencia adicional. Este cambio en las licencias refleja el mayor alcance de Power Automate. Una forma de minimizar el coste es utilizar una Cuenta de Servicio con una licencia Premium para los flujos que necesiten hacer llamadas HTTP generales.
Caudales reutilizables Con SPD puedes crear flujos que luego se pueden añadir a diversas listas de SharePoint. Pero las conexiones de Power Automate están vinculadas a una fuente de datos específica cuando se crean. Por tanto, no puedes tener un único flujo que funcione con varias conexiones dinámicas. No hay una forma fácil de duplicar flujos reutilizables. Pero Power Automate tiene una función Guardar como, que puede utilizarse para guardar una plantilla que puede duplicarse en otras listas y modificarse.
Historial del flujo de trabajo SPD almacena el historial del flujo de trabajo durante 60 días en una lista oculta en el sitio de SharePoint donde se ejecuta el flujo de trabajo. Power Automate almacena el historial del flujo de trabajo durante 28 días en una tabla Dataverse. Puedes crear un flujo que transfiera periódicamente el historial del flujo de trabajo desde Dataverse a una ubicación de almacenamiento de tu elección.
Suplantación (seguridad) Los flujos de trabajo SPD 2010 incluyen un paso de suplantación que te permite ejecutar una serie de acciones con permisos elevados. Power Automate no admite la suplantación en los flujos en la nube. Los flujos pueden crearse utilizando una Cuenta de Servicio que tenga los permisos necesarios para ejecutar las acciones que necesitan permisos elevados.

Cómo este libro enseñará a automatizar el poder

Ahora que ya sabes qué es Power Automate y quién debe aprender a utilizarlo, vamos a centrarnos en lo que aprenderás en este libro. Power Automate es un producto que cambia constantemente porque Microsoft lanza con frecuencia, al menos cada seis meses, un nuevo conjunto de funciones y mejoras. Es imposible para cualquier libro mantenerse al día con ese nivel de cambio constante. Por eso, este libro se concentrará en enseñarte cómo funciona Power Automate y qué papel desempeñan sus distintos componentes. Una vez que hayas aprendido eso, estarás mejor preparado para tomar cualquier nuevo conector, acción, activador o función y utilizarlo para mejorar tus flujos.

Aprender a trabajar con Power Automate es muy parecido a aprender a cocinar. Cuando no estoy sentado delante del ordenador, me encanta cocinar. Como la mayoría de los aficionados a la cocina, he adquirido muchos libros de cocina a lo largo de los años. El problema de aprender a cocinar utilizando libros de cocina es que se centran principalmente en las recetas y no en las técnicas culinarias. Pueden demostrar las habilidades necesarias para una receta concreta, pero no te enseñan a cocinar en general. Así que aprendes a hacer unos cuantos platos concretos, pero puede resultar difícil adaptar lo aprendido para hacer otras cosas.

Muchas guías técnicas y vídeos de Power Automate están diseñados para funcionar como libros de cocina. Te guían a través de ejemplos de flujos que resuelven un escenario concreto, como crear una solicitud de aprobación cuando se sube un nuevo archivo a SharePoint o enviar un informe mensual por correo electrónico a un grupo selecto de gestores. Suelen ser rápidos y te hacen sentir que has logrado algo cuando los sigues y produces los mismos resultados que ellos. Pero, ¿y si realmente necesitas hacer algo que no es exactamente el mismo escenario? Quizá necesites enviar una aprobación cuando se añada un nuevo contacto a Dataverse. O quizá necesites enviar un informe distinto a cada gestor del grupo. Ahora tienes que volver a buscar en Internet un post o un vídeo que te muestre cómo hacer esa situación concreta. Si no encuentras exactamente lo que necesitas, entonces tienes un problema, porque aprendiste a seguir una receta, no a cocinar.

En este libro, nos centraremos en aprender a "cocinar" con Power Automate. Nos centraremos más en los ingredientes básicos de un flujo y en cómo interactúan entre sí. Explicaré los conectores y los activadores y acciones que contienen. Aprenderás a entender qué campos hay que rellenar para cada acción y a determinar qué tipo de datos se necesitan. Sí, habrá ejemplos y demostraciones. Pero el objetivo de esas muestras será demostrar las habilidades que necesitas para trabajar con Power Automate en general, y no sólo seguir una receta paso a paso. También hablaremos de dónde acceder a la documentación sobre los distintos ingredientes que componen un flujo. Puedes encontrar casi cualquier cosa que necesites en la documentación de Power Automate de Microsoft. A medida que avancemos en el libro, te explicaré cómo cribar entre la abundante información disponible para encontrar lo que necesitas. Por el camino, no sólo aprenderás a completar un par de recetas específicas, sino que también empezarás a aprender a utilizar Power Automate por ti mismo para crear algunos flujos de trabajo asombrosos.

Resumen

En este capítulo, he hablado de por qué Power Automate puede cambiar la forma en que procesas la información cada día. He enumerado los distintos grupos de personas que lo encontrarán útil y he explicado por qué es un sustituto necesario de los actuales flujos de trabajo de SPD. También he prometido que este libro hará algo más que enseñarte unas cuantas recetas sencillas para realizar tareas comunes. Mi objetivo con este libro es darte las herramientas y habilidades que necesitas para ampliar tus conocimientos sobre Power Automate, de modo que puedas utilizarlo para transformar realmente tu carga de trabajo diaria.

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