Aprender Microsoft Power Automate

Prefacio

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Este libro de te mostrará cómo utilizar Microsoft Power Automate para automatizar tareas repetitivas, manuales y que requieren mucho tiempo. Estás a punto de dar tus primeros pasos en un viaje que cambiará la forma en que manejas la información cada día. Pero, como en todos los viajes, hay que empezar por el principio. Eso significa que tenemos que entender qué es Power Automate y cómo encaja en el ecosistema más amplio de Microsoft. Si ya conoces los conceptos básicos, no dudes en pasar a la siguiente sección.

Power Automate, que originalmente se llamaba Flow, es una aplicación basada en la nube que puede utilizarse para crear flujos de trabajo. Estos flujos de trabajo basados en la nube (flujos) pueden utilizar conectores para acceder a información almacenada en diversos sistemas. Si no existe un conector pero sí una API, puedes crear tu propio conector personalizado. Si no existe una API, entonces puedes utilizar un flujo de escritorio para interactuar con los datos. El resultado es un motor de flujo de trabajo que funciona con casi cualquier fuente de información, tanto si ese sistema está diseñado por Microsoft como por un tercero.

En encontrarás algunos ejemplos del tipo de tareas cotidianas que Power Automate puede transformar:

• Automatizar la recogida y el tratamiento de la información

• Gestionar la aprobación de documentos y datos

• Envío de recordatorios automáticos de tareas atrasadas

• Archivar correos electrónicos y archivos adjuntos en un sistema indexable

• Automatizar tareas informáticas interactivas que normalmente se hacen manualmente

• Visualizar un proceso escalonado que consta de múltiples pasos

Power Automate es una de las cinco aplicaciones incluidas en la Plataforma Microsoft Power. Las otras cuatro aplicaciones son:

Power Apps

Construye rápidamente en aplicaciones personalizadas accesibles en ordenadores personales, tabletas o teléfonos móviles.

Power BI

Crea informes y gráficos en que proporcionen información basada en datos para tomar decisiones empresariales con conocimiento de causa.

Copilot Studio (Agentes Virtuales Potentes)

Fácilmente construir chatbots para atraer a tus clientes y empleados, utilizando un patrón conversacional.

Páginas potentes

Construye fácilmente en un sitio web para mostrar los datos de tu empresa a usuarios internos o externos.

Estas aplicaciones están integradas y, trabajando juntas, pueden hacer más que cualquier aplicación por sí sola.

Quién debería leer este libro

Hay dos públicos principales que encontrarán útil este libro. El primero es un grupo al que Microsoft llama "desarrolladores ciudadanos". Los desarrolladores ciudadanos se definen por las siguientes características:

• Trabajan en un puesto que no forma parte de la organización de Tecnologías de la Información (TI) de su empresa.

• No están formados como desarrolladores profesionales.

• Utilizan la información en su trabajo diario.

• Crean herramientas informáticas, para consumo propio o ajeno, para facilitar su trabajo.

Los desarrolladores ciudadanos fueron claramente el público en el que se centró Microsoft al diseñar y construir Power Automate. Pero no son los únicos que pueden beneficiarse de su uso. Los desarrolladores profesionales y otros usuarios técnicos, como los administradores informáticos, también se beneficiarán de Power Automate. Al utilizarlo, pueden desarrollar rápidamente prototipos o ayudas a la productividad personal que les liberarán tiempo adicional para concentrarse en sus tareas principales.

En esencia, Power Automate pone herramientas de automatización en manos de todos los empleados. Puede transformar la forma en que tu empresa trata la información y hace posible que las personas creen sus propias soluciones a los problemas dentro de una plataforma fácil de usar, de bajo código/sin código. La lectura de este libro te ayudará a aprender cómo puedes utilizar los flujos de Power Automate para automatizar el uso de la información en tu propia carga de trabajo.

Por qué escribí este libro

Power Automate es un producto en constante evolución. Al menos cada seis meses, Microsoft lanza un nuevo conjunto de funciones y mejoras. Es imposible para cualquier libro mantenerse al día con ese nivel de cambio constante. Por ello, este libro se centrará en enseñarte cómo funciona Power Automate y qué papel desempeñan sus distintos componentes. También incluiré muchas referencias a documentación adicional y recursos en línea que podrás utilizar en el futuro para ampliar tus conocimientos. Una vez que hayas aprendido cómo funciona Power Automate, estarás mejor preparado para tomar cualquier nuevo conector, acción, activador o función y utilizarlo para mejorar tus flujos.

Leer una guía técnica suele ser como leer un libro de cocina. Está lleno de buenas recetas para ayudarte a manejar situaciones concretas. Siguiendo la receta, puedes producir una comida excepcional, o en este caso automatizar una tarea manual específica. Pero, ¿y si tu escenario no coincide exactamente con la receta? En ese caso, necesitas haber aprendido habilidades "culinarias" que puedas utilizar para adaptar la receta o para crear tu propia receta.

En este libro, me centraré en enseñarte a "cocinar" con Power Automate. Me centraré más en los ingredientes básicos de un flujo y en cómo interactúan entre sí. Explicaré los conectores y los activadores y acciones que contienen. Aprenderás a entender qué campos hay que rellenar para cada acción y a determinar qué tipo de datos se necesitan. Sí, habrá ejemplos y demostraciones. Pero el objetivo de esos ejemplos será demostrar las habilidades que necesitas para trabajar con Power Automate en general, y no sólo seguir una receta paso a paso. También hablaré de dónde obtener documentación sobre los distintos ingredientes que componen un flujo. Por el camino aprenderás algo más que un par de recetas específicas. Empezarás a adquirir las habilidades necesarias para utilizar Power Automate por ti mismo y crear algunos flujos de trabajo asombrosos.

Navegar por este libro

Ahora que ya entiendes el enfoque de este libro, veamos un resumen de lo que hay en cada uno de los capítulos. Saber lo que viene te ayudará a aumentar tus conocimientos y habilidades con Power Automate a medida que avancemos en cada capítulo.

Capítulo 1: ¿Qué es Microsoft Power Automate?

En el primer capítulo, presentaré la aplicación Power Automate. Veremos qué es, quién debe utilizarla y para qué la utilizará. Describiré algunos escenarios empresariales típicos en los que podemos utilizar Power Automate para sustituir procesos manuales ineficaces, mejorando tanto la calidad como la cantidad de información disponible para una organización. Al final del capítulo, estarás preparado para aprender a emplear Power Automate para agilizar los procesos manuales en tu propio entorno.

Capítulo 2: Primeros pasos: Lo que necesitas saber

En este capítulo, nos centraremos en la información básica que necesitarás conocer antes de crear tu primer flujo. Empezaremos revisando las licencias necesarias para crear distintos tipos de flujos. Te mostraré cómo registrarte y acceder al sitio web de Power Automate la primera vez y algunos programas especiales que te permitirán aprender Power Automate sin tener que comprar una licencia. Te ayudaré a comprender los elementos básicos que componen un flujo y los distintos tipos de flujos disponibles. Al final del capítulo, tendrás todo lo que necesitas para empezar a desarrollar tus primeros flujos.

Capítulo 3: Construir tu primer flujo

Ahora que tienes acceso a un entorno de aprendizaje, veremos cómo crear tus primeros flujos en la nube de Power Automate. Examinaremos cómo crear un flujo utilizando una de las muchas plantillas preconstruidas. También hablaré de los posibles problemas de utilizar flujos con plantillas en un entorno de producción. A continuación, explicaré cómo crear tu primer flujo sencillo sin utilizar una plantilla prediseñada. Esta será la forma en que crearás la mayoría de tus flujos en adelante. Por último, demostraré cómo utilizar Microsoft Visio como herramienta de planificación para trazar un flujo antes de construirlo. Una vez diseñada la plantilla de Visio de alto nivel, te mostraré cómo exportarla desde Visio e importarla a Power Automate para crear un flujo.

Capítulo 4: Trabajar con desencadenantes y acciones

Una vez que hayas aprendido a planificar y crear un flujo básico, pasaremos a discutir con más detalle los componentes básicos de los flujos. Hay más de 600 conectores diferentes disponibles en Power Automate, y cada conector admite varios activadores y/o acciones. Como hay tantos conectores, es imposible abarcar todas las combinaciones y configuraciones potenciales disponibles. En su lugar, nos centraremos en comprender cómo funcionan los activadores y las acciones. Veremos cómo utilizar el cuadro de diálogo Contenido dinámico para seleccionar valores de acciones anteriores en un flujo. También te mostraré cómo modificar esos valores utilizando diversas funciones. Como estos valores se registran en Notación de Objetos JavaScript (JSON), te mostraré cómo introducir manualmente valores en las funciones si el cuadro de diálogo Contenido dinámico no muestra el valor que necesitas. Por último, veremos cómo configurar las opciones de acción y activación. También examinaremos otras opciones disponibles en el menú contextual.

Capítulo 5: Aplicación de la lógica

Los flujos sencillos suelen empezar en el punto A y desembocar en el punto B, siguiendo una línea recta. Pero, ¿y si tu flujo necesita hacer algo diferente en función de un valor que cambia mientras se ejecuta el flujo? Para eso, necesitamos la capacidad de bifurcarnos o hacer un bucle, en función de esos valores. En este capítulo, trataré las distintas formas de implementar el procesamiento lógico en un flujo utilizando acciones condicionales, bucles y ramas paralelas.

Capítulo 6: Integración con otras aplicaciones de la Plataforma Power

Power Automate es una de las cuatro aplicaciones de la Plataforma Power. El nivel de integración entre las distintas aplicaciones de la Plataforma Power puede hacer de Power Automate una aplicación aún más potente. En este capítulo, revisaremos cómo hacer lo siguiente:

• Dispara un flujo desde una Power App y devuelve un valor o matriz a la aplicación
• Invoca un flujo desde un bot de Copilot Studio y recupera información para mostrarla
• Utiliza Power Automate para procesar los datos utilizados en un informe o cuadro de mando de Power BI
• Iniciar un flujo desde una Power Page mediante un botón para recuperar información utilizando Power Automate

Capítulo 7: Consejos para solucionar problemas

Estaría bien que todos los flujos funcionaran perfectamente a la primera, todas las veces. Pero, por supuesto, eso no es lo que ocurre en la vida real. En este capítulo, presentaré algunos consejos que te ayudarán a averiguar qué está fallando en un flujo para que puedas ponerlo en marcha. También hablaré de cómo diseñar y estructurar un flujo para que se recupere automáticamente de los errores sin intervención del usuario.

Capítulo 8: Flujos de escritorio

Power Automate tiene más de 600 conectores existentes. Pero, ¿qué hacer si no existe un conector para una aplicación de escritorio o página web heredada? Power Automate Desktop es una aplicación de automatización robótica de procesos (RPA) que puede utilizarse para superar esta limitación. Utilizando Power Automate Desktop, revisaremos cómo grabar o construir un flujo de escritorio que pueda interactuar con una interfaz de usuario (UI) en un ordenador para simular acciones realizadas normalmente por una persona. A continuación, estos flujos de escritorio pueden programarse utilizando un flujo en la nube e incluso ejecutarse de forma desatendida, es decir, sin intervención humana, para realizar una tarea.

Capítulo 9: Flujos de procesos empresariales

La automatización de un proceso empresarial a menudo va más allá de un solo flujo. Con frecuencia, implica a varias personas que realizan diversas tareas. A veces incluso hay pasos manuales que no pueden automatizarse fácilmente con los flujos de Power Automate. Ahí es donde puede ayudar un flujo de proceso empresarial. Estos flujos definen un conjunto de pasos que las personas deben seguir para lograr un resultado específico. Muchos de los pasos implicarán flujos regulares en la nube, pero algunos también pueden ser tareas manuales que no se automatizan de otro modo. En este capítulo, examinaré cómo pueden crearse flujos de procesos empresariales para reunir un grupo dispar de flujos en la nube, flujos de escritorio y otras tareas para lograr un objetivo general.

Convenciones utilizadas en este libro

En este libro se utilizan las siguientes convenciones tipográficas:

Cursiva

Indica nuevos términos, URL, direcciones de correo electrónico, nombres de archivo y extensiones de archivo.

Constant width

Se utiliza en los listados de programas, así como dentro de los párrafos para referirse a elementos del programa como nombres de variables o funciones, bases de datos, tipos de datos, variables de entorno, sentencias y palabras clave.

Constant width bold

Muestra comandos u otros textos que deben ser tecleados literalmente por el usuario.

Constant width italic

Muestra el texto que debe sustituirse por valores proporcionados por el usuario o por valores determinados por el contexto.

Consejo

Este elemento significa un consejo o sugerencia.

Nota

Este elemento significa una nota general.

Advertencia

Este elemento indica una advertencia o precaución.

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Nota

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Agradecimientos

Me gustaría empezar dando las gracias a mi mujer, Sharon Papanek Stork, por dejarme tiempo para escribir este libro. Ella me ha apoyado durante todo este viaje, cuidando de nuestros nietos y dándome tiempo para trabajar en este libro. Es el amor de mi vida, y estoy deseando pasar más tiempo con ella ahora que el libro está terminado.

También me gustaría dar las gracias a todas las personas que hacen preguntas sobre Power Automate en el foro de Microsoft Power Platform. Vuestras preguntas me han impulsado a profundizar y aprender más sobre Power Automate de lo que nunca habría aprendido por mi cuenta. Espero que este libro amplíe tus conocimientos y te ayude a seguir el camino de aprendizaje que yo he recorrido.

Por último, me gustaría dar las gracias a todos los fantásticos miembros del equipo de O'Reilly por su apoyo y confianza. Jill Leonard, ha sido un placer trabajar contigo como editora. Tus comentarios siempre han supuesto una mejora para el libro y estoy orgullosa de lo que hemos producido juntas.

También quiero dar las gracias a los revisores técnicos que comprobaron la precisión de mi trabajo: Benedikt Bergmann, Damien Bird, Nicholas Bratttoli, Sheryl Netley, Jason Rivera, Scott Shearer y Norm Young. Como desarrollador, aprendí hace mucho tiempo que tener otro par de ojos que revisen mi trabajo es crucial para "hacerlo bien". Vuestras comprobaciones cruzadas han contribuido a hacer de éste un libro mucho mejor.