Capítulo 4. Creación de informes
Este trabajo se ha traducido utilizando IA. Agradecemos tus opiniones y comentarios: translation-feedback@oreilly.com
Los informes son muy útiles para recopilar y presentar información, y puedes crearlos para mostrar información almacenada en Salesforce. Por ejemplo, podrías crear un informe rápido para comprobar las cifras actuales de tu sistema. También podrías crear un informe más complejo con un análisis de un área concreta de tu negocio para uso de la dirección. Hay muchas posibilidades que puedes explorar. En este capítulo, verás cómo crear un informe y las distintas opciones.
En pocas palabras, cuando crees un nuevo informe, se te pedirá que selecciones una base de datos para el informe, denominada tipo de informe, que te obliga a elaborar informes sobre un conjunto específico de objetos y campos. A partir de ahí, entrarás en el generador de informes, donde se produce la magia en una interfaz sencilla en la que puedes hacer clic y arrastrar y soltar para crear un informe. En este capítulo, aprenderás cada uno de los pasos para crear informes en tu sistema.
Crear un nuevo informe
Hay dos formas de empezar a crear un nuevo informe en Salesforce. La primera opción es hacer clic en el botón Nuevo informe situado en la esquina superior derecha de la pestaña Informes, como se muestra en la Figura 4-1.
Figura 4-1. Botón Nuevo informe
Si tu empresa utiliza la pestaña Análisis, de la que hablamos en el Capítulo 9, podrías iniciar un nuevo informe haciendo clic en en el botón Crear situado en la parte superior derecha de la pestaña. La Figura 4-2 muestra el botón Crear pulsado para mostrar tres opciones, entre ellas la de crear un informe.
Figura 4-2. Pestaña Análisis Crear informe
Consejo
Por defecto, todos los usuarios tienen la capacidad de crear informes en Salesforce. Si los botones para crear informes no están visibles en , estos permisos han sido desactivados en tu perfil. Tu administrador del sistema controla qué permisos se asignan a los usuarios a través de perfiles y conjuntos de permisos.
Independientemente de la ruta que tomes para crear un informe, el siguiente paso consiste en seleccionar un tipo de informe.
Seleccionar un tipo de informe
Después de iniciar un nuevo informe, se te llevará a la pantalla Seleccionar un tipo de informe, que se muestra en la Figura 4-3, y se te pedirá que selecciones qué base de datos, o tipo de informe, vas a utilizar como base para tu informe. El tipo de informe define los objetos subyacentes que estarán disponibles en el conjunto de datos de tu nuevo informe y cómo se conectan los objetos. Existen unos 75 tipos de informe estándar, además de los tipos de informe personalizados que el administrador del sistema haya creado para los usuarios de tu sistema. Seleccionar tu tipo de informe es la decisión más importante que tendrás que tomar en este proceso, porque no podrás cambiarlo después de este punto. Ten en cuenta el objetivo de elaboración de informes que tienes en mente y los datos, como objetos y campos, que serán necesarios para conseguirlo. Por tanto, elige sabiamente.
Consejo
Si no puedes ver un tipo de informe personalizado que alguien ha mencionado que se ha creado para ti, puede significar que el tipo de informe personalizado no está "Implementado". Puede que aún esté configurado con el estado por defecto "En desarrollo", que limita su visibilidad a los administradores del sistema y a quienes tengan el permiso de perfil Gestionar tipos de informe personalizados.
A la izquierda de la pantalla Seleccionar un tipo de informe, verás en una lista de categorías de tipos de informe. Por defecto, se seleccionará la categoría Utilizados Recientemente. Esto es especialmente útil si ya has creado muchos informes o utilizas siempre los mismos. Sin embargo, si eres nuevo en la creación de informes, no verás ningún tipo de informe para seleccionar. En su lugar, puedes seleccionar la categoría Todos o una de las categorías específicas de tipos de informe que aparecen debajo. El contexto de la función de búsqueda en esta pantalla depende de la categoría que selecciones.
Figura 4-3. Pantalla Seleccionar un tipo de informe
Consejo
Si necesitas buscar un tipo de informe concreto, para que la búsqueda sea lo más amplia posible, selecciona la categoría Todos o una de las otras categorías específicas antes de iniciar la búsqueda.
En la Edición Ilimitada de Salesforce, en la parte superior derecha de la pantalla Seleccionar un tipo de informe, hay un filtro especial que se puede utilizar para refinar la búsqueda indicando hasta 20 objetos o campos sobre los que te interese construir tu informe. En la Figura 4-4, puedes ver que se ha hecho clic en el botón Filtro y se han añadido dos campos de objeto Oportunidad para filtrar los tipos de informe que incluyan esos campos. Esta capacidad de filtrado es útil para quienes no están familiarizados con los tipos de informe personalizados de tu sistema. En esta pantalla, puedes elegir buscar por objetos o por campos y, a continuación, hacer clic en el botón Aplicar.
Figura 4-4. Seleccionar un filtro de Tipo de informe en la Edición Ilimitada
Consejo
Tu conocimiento de los tipos de informe contribuirá en gran medida a tu capacidad para ser un escritor de informes eficaz en Salesforce. Aprende todo lo que puedas sobre los tipos de informe estándar y utiliza los tipos de informe personalizados, que se tratan más adelante en este libro.
Para saber más sobre cualquier tipo de informe de la lista, puedes hacer clic en su nombre o en el desplegable del menú de acciones de la derecha y seleccionar Detalles. La Figura 4-5 muestra un tipo de informe seleccionado y sus detalles apareciendo a la derecha. La flecha de la izquierda te muestra cómo puedes hacer clic en el nombre de un tipo de informe para abrir los detalles. Las dos flechas de la derecha muestran cómo puedes utilizar el menú de acciones para ver los mismos detalles.
Figura 4-5. Mostrar los detalles del tipo de informe
El panel Detalles del tipo de informe ofrece una forma cómoda de conocer cada tipo de informe en . La Figura 4-6 muestra que puedes ver informes creados por ti y creados por otros utilizando este tipo de informe. También puedes ver una lista de los objetos que intervienen en el tipo de informe.
Figura 4-6. Panel de detalles del tipo de informe
Hay una subpestaña independiente disponible en el mismo panel de Detalles, donde puedes ver una lista de todos los campos disponibles en el tipo de informe. La Figura 4-7 muestra esta pestaña, con un sencillo mecanismo de búsqueda sobre la lista de todos los campos. Es una buena forma de conocer los tipos de informe potencialmente útiles antes de comprometerte a crear un informe con ellos.
Figura 4-7. Pestaña Campos de los detalles del tipo de informe
Un último indicador útil en la pantalla Detalles del tipo de informe aparece para los tipos de informe personalizados. En la sección Objetos utilizados en el tipo de informe del panel Detalles, en los tipos de informe personalizados puedes ver el tipo de unión entre los objetos. La Figura 4-8 muestra los detalles de un tipo de informe personalizado llamado Cuentas con o sin Oportunidades. Muestra un diagrama de Venn de la intersección entre estos dos objetos, y al pasar el ratón sobre el círculo con la "i", puedes ver que este tipo de informe está construido sobre una "Unión Izquierda" junto con una rápida descripción de lo que eso significa.
Figura 4-8. Objetos utilizados en el tipo de informe
Consejo
Hay dos tipos de uniones admitidas en tipos de informes personalizados en Salesforce: Uniones internas y Uniones izquierdas. Aprenderás más sobre el uso de estas uniones al crear tipos de informe en el Capítulo 10.
Una vez que hayas seleccionado el tipo de informe que vas a utilizar, el siguiente paso de es hacer clic en el botón Iniciar Informe. Hay dos formas de acceder a este botón, como se muestra en la Figura 4-9. Puedes hacer clic en el menú de acciones situado a la derecha del tipo de informe en la lista y seleccionar Iniciar Informe, como muestran las dos flechas de la izquierda. También puedes hacer clic en el botón Iniciar Informe del panel de Detalles, como muestra la flecha de la derecha. Desde aquí accederás al editor de informes para empezar a diseñar tu informe. Una vez iniciado un informe , ya no es posible cambiar su tipo.
Figura 4-9. Botón Iniciar informe
Generador de informes
El generador de informes es donde hará la mayor parte del trabajo para crear un informe.
Puede ser útil pensar que el generador de informes tiene cuatro regiones principales de controles que utilizas cuando construyes informes. La Figura 4-10 muestra las cuatro regiones de un nuevo informe construido sobre el tipo de informe Oportunidad, con anotaciones para marcar cada región. En la primera región, en la parte superior izquierda del generador de informes, puedes ver las pestañas Contorno y Filtro, junto con un pequeño control en la parte superior izquierda llamado Campos. El centro del generador de informes, que se muestra con el número dos, es el panel Vista previa, que tiene un conmutador que te permite activar o desactivar la actualización de la vista previa a medida que construyes tus informes. La tercera sección tiene controles útiles para editar y guardar tu informe. A lo largo de la parte inferior se encuentra la cuarta región, donde pueden aparecer conmutadores y una herramienta de formato condicional mientras construyes tu informe.
Figura 4-10. Regiones del generador de informes
Ficha Esquema
Al crear un informe, a menudo querrás ponerte manos a la obra para añadir y eliminar columnas. Cada tipo de informe tiene una serie de columnas por defecto, incluidas algunas que no te interesa ver. Más allá de esto, el espacio horizontal es precioso en los informes, y querrás mostrar sólo las columnas relacionadas con el propósito del informe. Añadirlas y eliminarlas puede hacerse de varias formas, y se hace principalmente utilizando la pestaña Esquema. La pestaña Esquema, como se muestra en la Figura 4-11, nos ofrece la posibilidad de añadir y eliminar grupos a nuestro informe en la sección Grupos de la parte superior, y debajo, la posibilidad de añadir, mover y reorganizar columnas en la sección Columnas de la parte inferior. Observa que los dos últimos campos mostrados son de un color ligeramente diferente, con un símbolo # delante de cada nombre. Se trata de columnas de resumen que, si haces clic en ellas, te permiten añadir subtotales para esas columnas en forma de suma, media, máximo, mínimo y mediana.
Figura 4-11. Pestaña Esquema
Para añadir una agrupación, empieza a escribir el nombre del campo por el que quieres agrupar las filas del informe en el cuadro de búsqueda Añadir Grupo. Alternativamente, puedes arrastrar un campo desde la sección Columnas hacia arriba y soltarlo justo debajo del cuadro de búsqueda Añadir Grupo a Filas Agrupadas. La Figura 4-12 muestra la columna Propietario de la Oportunidad que se ha arrastrado hacia arriba para agrupar las filas del informe.
Figura 4-12. Arrastrar para añadir una agrupación
Tienes la posibilidad de añadir hasta tres agrupaciones en las líneas del informe. Agrupar un informe por filas convierte el informe en lo que se denomina un formato de Informe Resumen. Después de añadir tu primera agrupación en filas, también tienes la posibilidad de agrupar hasta por dos columnas, convirtiendo el informe en un formato de Informe Matricial. Más adelante en el capítulo, aprenderás sobre cada uno de los cuatro formatos de informe.
Debajo de la pestaña Esquema, está la lista de columnas que aparecen actualmente en el informe. Puedes añadir una columna escribiendo en el nombre de una columna que sepas que quieres añadir al informe. Al hacer clic en el campo Añadir columna también se te mostrará una lista de todos los campos disponibles en el tipo de informe, por la que puedes desplazarte para añadir el campo que desees. La Figura 4-13 muestra cómo añadir la columna Ejercicio al informe seleccionándola en la lista Añadir columna. Una vez seleccionado de esta lista, el campo se añadirá al final de la lista de columnas, convirtiéndose en la columna que aparece más a la derecha en el informe.
Figura 4-13. Añadir una columna
Para eliminar columnas del informe, puedes hacer clic en la X que aparece en a la derecha de la columna deseada. La Figura 4-14 muestra la X junto a la columna Rol de Propietario, que la eliminará del informe. Si te equivocas al eliminar una columna, puedes volver a añadirla siguiendo el procedimiento descrito anteriormente.
Figura 4-14. Eliminar una columna
A la derecha de la palabra "Columnas" hay un menú de acciones que ofrece hasta cuatro acciones. La Figura 4-15 muestra que actualmente podemos añadir una columna cubo, una fórmula resumen, una fórmula a nivel de fila, o podemos eliminar todas las columnas. Verás lo que pueden hacer las columnas cubo dentro de un momento, y aprenderás todo sobre las fórmulas en el próximo capítulo. Mientras tanto, la acción Eliminar todas las columnas puede ser útil para limpiar rápidamente la pizarra de todas las columnas, permitiéndote añadir otras que desees.
Figura 4-15. Menú de acción Columnas
Columnas de cubo
Las columnas de cubo te permiten crear agrupaciones ad hoc en tus informes, basadas en columnas numéricas, de lista de selección y de texto. Te permiten categorizar los registros de los informes según los criterios que se te ocurran, y luego ordenarlos, filtrarlos y agruparlos por las nuevas columnas de cubo según necesites. Puedes crear hasta cinco columnas de bucket por informe. Cada columna de bucket puede agrupar registros hasta en 20 buckets.
Un buen ejemplo de columna de bucket utiliza como fuente el campo Industria del objeto Cuenta. Hay 32 valores que vienen de serie en esta columna en Salesforce. ¿Qué pasaría si quisieras agruparlos en sólo tres agrupaciones, como Core, Emerging y Other en una nueva columna llamada Market Category? La Figura 4-16 muestra la pantalla que aparece cuando seleccionas Añadir columna de cubo en el menú de acciones de columnas. Observa que se establece una columna por defecto, que querremos cambiar a Industria para nuestroejemplo.
Figura 4-16. Columna Editar cubo
Con el campo Industria seleccionado, y un nombre dado a la columna de cubos, podemos asignar los valores de los campos de la lista de selección a los cubos que creemos. La Figura 4-17 muestra que se ha creado una cubeta, de las 20 posibles, llamada Núcleo. Se han marcado valores adicionales de la lista de selección, y se ha hecho clic en el botón Mover a de la parte inferior de la pantalla Editar columna de cubos, lo que te permite añadir los elementos recién marcados a Núcleo, a la pila de Valores sin cubos, o a un Nuevo cubo, que etiquetarás en la pantalla siguiente como Emergente.
Figura 4-17. Editar una columna de cubo
Cuando trabajes con listas de selección de texto y , hay una práctica casilla que te permite "Guardar los valores restantes como Otros". La Figura 4-18 muestra la casilla marcada.
Figura 4-18. "Pantalla "Valores restantes de la cubeta como Otros
Una vez que hagas clic en el botón Aplicar, tu nueva columna de cubo se añadirá como la columna situada más a la derecha de tu informe. La Figura 4-19 muestra este ejemplo añadido a un informe para contraer nuestros 32 valores de columna Industria en estos 3 simples cubos.
Figura 4-19. Salida de la columna de cubos
Consejo
Nada te impide ser creativo con los nombres de tus cubos. Incluso puedes utilizar emojis. Hacer esto añade color al instante a tus informes. Luego puedes ordenar, filtrar y agrupar los emojis agrupados como harías con cualquier otro texto.
Con los campos numéricos que alimentan una columna de cubos, se te pide que establezcas rangos menor que o igual a y mayor que. También puedes añadir hasta 20 umbrales totales para asignar esos registros a un máximo de 20 cubos, haciendo clic en el botón Añadir situado entre cada umbral existente. La Figura 4-20 muestra una columna de cubos creada en el campo Importe de un informe de Oportunidad, con cubos creados paraoportunidades"Diminutas", "Justas" y "Enormes".
Figura 4-20. Columnas de cubos numéricos
Mostrar panel de campos
Justo a la izquierda de la pestaña Esquema está el control para abrir el panel Mostrar campos. Es una herramienta útil que es fácil pasar por alto dentro del ajetreado constructor de informes. Esta herramienta es opcional cuando se construyen informes, pero puede ser valiosa especialmente si no estás familiarizado con qué columnas están disponibles para el tipo de informe que has seleccionado. También es útil porque indica el tipo de datos de cada campo. Para utilizar el panel Mostrar campos, haz clic en el símbolo > situado junto a la palabra "Campos" marcada con la flecha en la Figura 4-21.
Figura 4-21. Mostrar campos zanahoria
El panel Mostrar campos, como se ve en la Figura 4-22, nos ofrece una lista desplegable, desplazable y en la que se pueden buscar todos los campos disponibles en el tipo de informe seleccionado. Indica el tipo de datos de cada campo como texto, numérico, casilla de verificación, fecha o lista de selección con un icono a la izquierda del nombre de cada campo. Para añadir uno de los campos como columna en el informe desde el panel Mostrar campos, tienes dos opciones. Puedes hacer doble clic sobre él para añadirlo como la columna situada más a la izquierda del informe. También puedes arrastrar y soltar la columna a la ubicación que desees entre dos columnas en el panel Vista previa de la derecha.
Figura 4-22. Panel Mostrar campos
Consejo
Puede haber miles de campos disponibles en el tipo de informe que hayas elegido para crear un informe. Si no estás familiarizado con el tipo de informe que estás utilizando, puede ser útil desplazarte por la lista de campos del panel Mostrar campos para conocer los que están disponibles. Los campos están organizados en carpetas que suelen corresponder a sus objetos y a si son estándar o personalizados. Colapsar las carpetas puede ser útil para ocultar los campos que no son relevantes para ti en ese momento.
Si haces clic en la lupa y empiezas a escribir el nombre del campo deseado, verás que debajo aparece una lista de campos coincidentes. En la Figura 4-23, puedes ver una búsqueda iniciada escribiendo las primeras letras de la palabra "nombre". Esas mismas letras aparecen resaltadas en los campos resultantes de abajo. Si haces clic en el icono de la lupa, la función de búsqueda también te permite navegar por los campos seleccionando su tipo de datos, lo que filtra esa lista para mostrar abajo sólo los tipos de datos coincidentes. Esto puede ser útil porque puede que no conozcas el nombre de un campo pero sepas que el campo que buscas es una casilla de verificación.
Figura 4-23. Búsqueda en el panel Mostrar campos
Pestaña Filtros
La pestaña Filtros es donde puedes añadir, eliminar o ajustar filtros en tus informes. Inmediatamente a la derecha de la pestaña, verás un círculo azul con un número dentro. Ese número indica cuántos filtros restringen actualmente los registros del informe. Si no hay filtros restringiendo registros, el círculo azul no aparece. La Figura 4-24 muestra un círculo con el número uno, y debajo la pestaña Filtro, donde puedes añadir filtros adicionales o ajustar los existentes. La lista de filtros estándar difiere para cada tipo de informe.
Figura 4-24. Pestaña Filtros
Consejo
Cuando inicies nuevos informes, estate atento al círculo azul y al número que contiene. Muchos de los tipos de informe estándar tienen uno o más filtros no deseados establecidos cada vez que inicias un nuevo informe. Estos filtros son fáciles de ajustar, pero pueden impedirte ver los datos que te interesan hasta que los cambies.
Para modificar un filtro estándar, haz clic en sobre él. La Figura 4-25 muestra el cambio del filtro estándar de este informe de Oportunidades en el campo Fecha de Cierre, de su valor por defecto del trimestre fiscal actual al rango de Todo el Tiempo. Esto elimina esencialmente el filtro de la Fecha de Cierre, mostrando las oportunidades con cualquier fecha en ese campo. Al hacer clic en el filtro Fecha de Cierre, aparece una ventana a la derecha, que nos permite seleccionar un intervalo de fechas predefinido o personalizarlo codificando las fechas que queramos.
Figura 4-25. Edición de un filtro estándar
Consejo
Un error de novato al trabajar con filtros es olvidarse de pulsar el botón Aplicar al añadir o editar un filtro. Si te olvidas y haces clic en otro sitio, la ventana Editar filtro desaparece, pero tus cambios no se guardan.
Dependiendo del tipo de informe utilizado para crear un informe, puede que veas dos, tres o cuatro filtros estándar disponibles para utilizar. Merece la pena explorar los filtros estándar de cada tipo de informe para ver cuáles tienen características especiales que puedes aprovechar en la elaboración de informes. En la Figura 4-26, puedes ver el filtro Mostrarme seleccionado en un informe basado en el tipo de informe Oportunidades. Por defecto, te permite filtrar por Mis Oportunidades, Oportunidades de Mi Equipo y Todas las Oportunidades. Cuando las funciones Equipos de Oportunidades o Gestión del Territorio de la Empresa están activadas en tu sistema, la lista de opciones de filtro aumenta aún más. Cuando se aplica el filtro Todas las oportunidades, puedes filtrar aún más las oportunidades mostradas en el informe por un rol de propietario de oportunidad e incluso por un propietario de oportunidad específico en el campo Limitar por persona, según sea necesario.
Figura 4-26. Filtros especiales estándar
Los filtros estándar de cada nuevo informe son útiles hasta cierto punto, y después necesitarás hacer uso de los filtros avanzados. Añade nuevos filtros a tu informe escribiendo el nombre de un campo en la ventana "Añadir filtro", seleccionando el campo adecuado y especificando el operador y el valor sobre el que quieres filtrar. La Figura 4-27 muestra la adición de un filtro en el campo Oportunidad Tipo, que es una lista de selección. A la derecha del nuevo filtro aparece una ventana que nos permite ajustar el operador y seleccionar uno o varios valores para él.
Figura 4-27. Añadir un filtro avanzado
Consejo
Asegúrate de desplazarte hacia abajo en la lista de operadores disponibles. Muchos redactores de informes nuevos se pierden el uso de los operadores Contiene, No contiene y Empieza por porque no se desplazan hacia abajo para ver todas las opciones de operadores.
La casilla Bloqueado situada en la parte inferior de cada filtro avanzado, cuando está marcada, impide que los usuarios ajusten el filtro al ejecutar el informe guardado. La Figura 4-28 muestra la casilla marcada en un filtro y también el texto de ayuda que aparece al pasar el ratón sobre la "i" del círculo que hay junto a él.
Figura 4-28. Casilla bloqueada en filtros avanzados
Puedes añadir hasta 20 filtros avanzados a cualquier informe. Cuando los añadas, asume que todos están conectados por una "y". Esto significa que todos ellos se aplicarán al filtrar los datos de tu informe. Como redactores de informes, a menudo necesitamos más flexibilidad que esa, que es donde entra en juego la lógica de filtrado. Esta potente función de filtrado se encuentra en otros lugares de Salesforce, permitiéndonos utilizar paréntesis, "y", "o" y "no" para establecer la combinación exacta de filtros necesaria para alcanzar los objetivos de filtrado de un informe concreto. Cuando empieces a trabajar con los filtros de un informe, antes de añadir filtros avanzados, la opción Añadir lógica de filtrado del menú de acciones situado en la parte superior derecha de la pestaña Filtros estará en gris, como en la Figura 4-29.
Figura 4-29. Añadir filtro lógico en gris
En cuanto añadas tu segundo filtro avanzado, la opción Añadir lógica de filtro dejará de estar en gris y se podrá utilizar en el menú de acciones situado en la parte superior derecha de la pestaña Filtros. Una vez que la selecciones, aparecerá el panel Editar lógica del filtro. Salesforce ha añadido números de referencia a la izquierda de cada filtro y ha escrito la palabra "Y" en un cuadro editable entre los números que representan cada filtro. En la Figura 4-30, puedes ver un ejemplo sencillo en el que al filtro de campo Industria se le ha asignado "1" y al filtro de campo Estado de facturación se le ha asignado "2". Utilizando el panel Editar Lógica de Filtro, se ha cambiado el "Y" por un "O" entre los números 1 y 2. Esto significa que el informe devolverá los datos que coincidan con cualquiera de los filtros avanzados subyacentes. Cuando trabajas en un informe con muchos filtros, la lógica de filtros te ayuda a a satisfacer tus complejas necesidades de filtrado.
Figura 4-30. Panel Editar filtro lógico
Consejo
Lo más fácil es añadir primero todos los filtros avanzados que quieras a un informe y luego volver atrás para añadir la lógica de filtrado que los afina.
Filtros cruzados
Otro tipo de filtro potente que está disponible en los informes, los filtros cruzados, suele evitarse porque parece complicado. Los filtros cruzados te permiten filtrar un objeto padre, como las cuentas, haya o no objetos hijos, como contratos, casos u oportunidades. Con un poco de conocimiento del modelo de datos de tu instancia de Salesforce, puedes hacer un gran uso de los filtros cruzados en tus informes, ya que cada informe puede admitir hasta tres filtros cruzados. La Figura 4-31 muestra que puedes añadir un filtro cruzado utilizando el menú de acción desplegable situado a la derecha de Filtros.
Figura 4-31. Añadir un filtro cruzado
Una vez que hayas seleccionado la acción Añadir Filtro Cruzado, aparecerá el panel Editar Filtro. La Figura 4-32 muestra que puedes especificar el objeto de tu tipo de informe, como Oportunidad, decidir si quieres que el informe extraiga registros con o sin el objeto hijo, y elegir el objeto hijo. La lista de objetos hijo disponibles para el objeto seleccionado en la lista de selección Mostrarme dependerá del modelo de datos de tu instancia de Salesforce. En este ejemplo, el filtro sólo mostrará las oportunidades que no tengan productos asociados.
Figura 4-32. Edición de un filtro cruzado
No sólo puedes tener hasta tres filtros cruzados por informe, sino que también puedes filtrar cada uno de los filtros cruzados. Una vez que hayas añadido un filtro cruzado, puedes refinarlo aún más añadiéndole un subfiltro de campo. La Figura 4-33 muestra cómo ajustar un filtro cruzado para que muestre las cuentas sin casos en las que el campo Escalado tiene el valor Verdadero.
Figura 4-33. Subfiltro de filtro cruzado
Filtros de límite de filas
Los filtros de límite de filas no son nuevos en los informes de Salesforce, aunque se añadieron más recientemente a los informes de la interfaz de usuario Lightning . Te permiten restringir la salida del informe a un número concreto de registros, entre 1 y 99, ignorando el resto del conjunto de datos. Son perfectos para mostrar una lista de las 10 mayores ofertas de la historia, o una lista de las 5 campañas más caras, por ejemplo. Para utilizarlos, debes tener un informe no agrupado que tenga al menos una columna ordenada; de lo contrario, la opción del menú Filtro aparece en gris. La Figura 4-34 muestra la opción de filtro Añadir límite de filas en gris.
Figura 4-34. Añadir Límite de Fila en gris
Con un informe no agrupado, y con al menos una columna ordenada, la opción de filtro de límite de filas pasa a estar disponible. La Figura 4-35 muestra el aspecto de esta opción en el generador de informes.
Figura 4-35. Añadir filtro Límite de filas
Una vez añadido, el número por defecto de filas en un filtro de límite de filas es 10, como se ve en la Figura 4-36. Puedes ajustarlo introduciendo aquí cualquier número entre 1 y 99 y pulsando el botón Aplicar.
Figura 4-36. Filtrar por límite de filas
Consejo
Es útil para los usuarios indicar que los registros se han limitado mediante un filtro de filas en el nombre del informe, como "Las cinco campañas con mejores resultados este año" o "Los diez casos abiertos más antiguos".
Filtros personalizados
Salesforce ofrece otro tipo especial de filtro que sólo se aplica a los campos que "buscan" el objeto usuario. Algunos ejemplos de campos estándar son Creados por y Modificados por última vez. Es probable que tengas campos personalizados en tu sistema en los que este filtro resulte especialmente valioso, como Patrocinador ejecutivo. Estos filtros se denominan filtros personalizados porque proporcionan una forma dinámica de ejecutar un informe filtrado por el usuario que lo ejecuta. La flecha de la Figura 4-37 muestra que al filtrar en un campo que busca el objeto usuario, aparece el enlace "Utilizar valor relativo".
Figura 4-37. Filtro personalizado: Usar valor relativo
Al hacer clic, el enlace "Utilizar valor relativo" inserta "$USUARIO" en el filtro, como se ve en la Figura 4-38. Una vez aplicado, esto creará un "mi filtro" en este campo, mostrando a la persona que ejecuta el informe sólo los registros en los que él es el usuario introducido en el campo.
Figura 4-38. Valor relativo en un filtro personalizado
Filtros de fechas relativas
Una potente forma de centrarte en los datos del informe que desees está disponible al filtrar tus informes en campos de tipos de datos Fecha y Fecha/Hora. Los filtros de fecha relativa te permiten incluir o excluir dinámicamente registros basándote en intervalos de fechas dinámicos indicados por frases como "ESTE TRIMESTRE", "AYER" o "HACE 7 SEMANAS". Es aceptable cualquier variación de las mayúsculas al utilizar filtros de fechas relativas. La flecha de la Figura 4-39 muestra el enlace "Utilizar fecha relativa", que aparece al filtrar en un campo Fecha.
Figura 4-39. Usar filtro Fecha relativa
Consejo
Hay un documento titulado "Referencia de filtros de fecha relativa" en la Ayuda de Salesforce que enumera todos los valores de fecha relativa que puedes utilizar en los filtros. Son muy útiles en Salesforce, ya sea en filtros de informes, filtros de cuadros de mando, vistas de listas, etc.
Al hacer clic en el enlace "Utilizar fecha relativa" aparece un cuadro de Fecha relativa en el que puedes escribir el valor de fecha relativa que quieres utilizar para filtrar el informe. La Figura 4-40 muestra que el operador está ajustado a "igual" y la Fecha Relativa es "ESTA SEMANA".
Figura 4-40. Ejemplo de filtro Fecha relativa
Consejo
Cuando utilices por primera vez valores de fecha relativos, es mejor ceñirse a "igual a" o "no igual a" como operador. Pueden producirse resultados inesperados con estos intervalos de fechas dinámicos al probar las variaciones de "menor que" o "mayor que" como operadores.
Panel de vista previa
La segunda gran región del generador de informes es el panel Vista previa. Por defecto, el panel de Vista previa no se actualiza para actualizar la vista previa del informe, a menos que actives el interruptor Actualizar vista previa automáticamente. La Figura 4-41 muestra el interruptor activado, lo que significa que la vista previa se actualizará automáticamente a medida que realices cada cambio en el informe en el generador de informes.
Figura 4-41. Pantalla Actualizar vista previa automáticamente
Advertencia
Por favor, no tomes decisiones empresariales basándote únicamente en los datos del panel Vista previa. En la mayoría de los casos, el panel muestra sólo un pequeño subconjunto de los datos que aparecerán cuando se ejecute el informe. Su finalidad es darte una idea del aspecto que tendrá el informe.
Dentro del panel Vista previa, verás las columnas que se han seleccionado para que aparezcan en tu informe. A la derecha de cada columna hay un menú desplegable de acciones que te ofrece un conjunto de controles relacionados con esa columna. La Figura 4-42 muestra el menú de acción de la columna Nombre de cuenta. Puedes ordenar de forma ascendente o descendente. Puedes agrupar filas o columnas por este campo. Puedes crear una columna de cubo con Cubo esta columna. Puedes mostrar el recuento de elementos únicos que aparecen en esta columna seleccionando Mostrar recuento único. Por último, puedes mover la columna a la izquierda o a la derecha en el orden de las columnas, o eliminar la columna por completo, utilizando este menú.
Figura 4-42. Menú de acciones de la cabecera de columna
Para las columnas que se pueden sumar, como la columna Importe en un informe de Oportunidad, hay una opción para resumir esa columna utilizando suma, media, máximo, mínimo o mediana. Para las columnas agrupadas, hay opciones adicionales para controlar cómo se gestiona la agrupación. Por ejemplo, cuando agrupas un informe por fechas, como por la Fecha de Cierre en un informe de Oportunidad, la agrupación por defecto es por días. A menos que tu negocio sea muy transaccional, esto casi nunca es lo que quieres. La Figura 4-43 muestra cómo utilizar el menú de acciones para cambiar Agrupar Fecha Por a Trimestre Calendario. La flecha superior izquierda muestra el menú de acción. La flecha central al seleccionar Agrupar Fecha Por muestra una lista de opciones, y la flecha inferior muestra la selección actual de Trimestre natural.
Figura 4-43. Agrupar Fecha por
Si haces clic una vez en cualquiera de los encabezados de columna, el informe se ordenará por esa columna de forma ascendente. Si haces clic una segunda vez, el informe se ordenará por esa columna de forma descendente. La Figura 4-44 muestra la flecha hacia arriba que aparece junto al nombre de la columna una vez que se ha ordenado de forma ascendente.
Figura 4-44. Orden de clasificación de columnas
Controles de informes
En la parte superior del generador de informes hay un conjunto de controles relacionados con el informe en el que estás trabajando. Todos los informes nuevos de reciben un nombre por defecto basado en el tipo de informe que hayas elegido. La Figura 4-45 muestra la esquina superior izquierda del generador de informes, donde puedes ver la etiqueta por defecto asignada a tu nuevo informe, con un lápiz a la derecha. Si haces clic en el lápiz, podrás cambiar el nombre del informe. A la derecha del lápiz, puedes ver la palabra "Oportunidades" en un óvalo gris. Este es el tipo de informe en el que se basa el informe. Encima de la etiqueta del informe está la palabra "Informe" con un triángulo negro al lado. Utilizaremos ese triángulo un poco más adelante en este capítulo para cambiar el formato del informe a un informe unido.
Figura 4-45. Informe de reetiquetado
En la parte superior, en la esquina derecha del generador de informes, hay un conjunto adicional de controles. Se trata de los botones Deshacer y Rehacer, que funcionan en tu sesión de edición actual, haciendo un seguimiento de más de 25 cambios recientes sobre los que puedes retroceder o avanzar. La Figura 4-46 muestra estos dos botones y el texto que aparece cuando pasas el ratón por encima del botón Deshacer. El botón Rehacer de la derecha está en gris porque no se ha deshecho ningún cambio en esta sesión de edición.
Figura 4-46. Botones Deshacer y Rehacer
A la derecha de los botones Deshacer y Rehacer está el botón Añadir gráfico, como se ve en la Figura 4-47. Este botón aparece en gris hasta que se añade al menos una agrupación al informe. A su lado está el botón Guardar y Ejecutar, que realiza exactamente esos dos pasos. El botón Guardar tiene una o dos opciones, dependiendo de si ya has guardado el informe. Al hacer clic en él, aparecen las opciones Guardar como y Propiedades. Guardar como te permitirá crear un clon del informe simplemente dándole un nuevo nombre. Propiedades te permitirá actualizar el nombre del informe, su descripción y la carpeta asignada. Si has hecho cambios en el informe y haces clic en el botón Cerrar, se te preguntará si quieres guardar los cambios o descartarlos. El botón Ejecutar ejecutará tu informe tal cual. No es necesario guardar un informe antes de ejecutarlo.
Figura 4-47. Botones de informe
Consejo
La función Guardar como es útil cuando estás creando, editando o ejecutando un informe y quieres crear otra versión del mismo. Todos los ajustes del original se trasladarán a la nueva copia, y sólo tendrás que darle un nuevo nombre y una ubicación de carpeta para guardarla.
Cuando utilices por primera vez los botones Guardar y Ejecutar o Guardar, tendrás la posibilidad de cambiar el nombre del informe, añadir una descripción y especificar la carpeta en la que quieres guardarlo. La Figura 4-48 muestra la pantalla Guardar Informe. La primera vez que guardes un nuevo informe y ajustes el campo Nombre del informe, haz clic en cualquier otro lugar de la pantalla y se rellenará automáticamente el campo Nombre único del informe. Todos los informes deben tener un nombre único en tu instancia de Salesforce. La Descripción del informe es un campo opcional, pero útil para ayudar a orientar a los usuarios de tu informe sobre el propósito y la estructura del mismo. Ten en cuenta que la carpeta predeterminada para cada nuevo informe es la carpeta Informes privados del creador del informe. Los elementos de la carpeta Informes privados sólo pueden ser vistos por la persona que guardó el informe. Para cambiar la carpeta, o crear una nueva, haz clic en el botón Seleccionar carpeta antes de hacer clic en Guardar.
Figura 4-48. Pantalla Guardar informe
En la pantalla Seleccionar carpeta, puedes navegar por una carpeta y, si lo deseas, por sus subcarpetas, para seleccionar la mejor carpeta en la que almacenar tu informe guardado. La Figura 4-49 muestra esta pantalla y la carpeta Informes de Ventas seleccionada. También está disponible en la parte inferior izquierda de esta pantalla el botón Nueva Carpeta, que te permite crear una nueva carpeta como parte del proceso de guardar el nuevo informe. Una vez seleccionada la carpeta que deseas, pulsa el botón Seleccionar carpeta para finalizar el guardado.
Figura 4-49. Pantalla Seleccionar carpeta
Consejo
Si creas una nueva carpeta de este modo, recuerda entrar en ella para revisarla y, si es necesario, ajustar el uso compartido de informes para permitir que otros vean, editen o gestionen los informes de la carpeta. Lo peor es crear un informe nuevo increíble, almacenarlo en una carpeta nueva y que nadie pueda ver el informe.
Gráficos
Como has visto en el último capítulo, puedes añadir un gráfico cuando ejecutas un informe. También puedes añadir gráficos al editar un informe en el generador de informes. La Figura 4-50 muestra una flecha apuntando al icono del botón Añadir gráfico una vez que se ha hecho clic en él en un informe que ha sido agrupado. El gráfico mostrado por defecto es una barra horizontal, que puede cambiarse haciendo clic en el pequeño engranaje, como muestra la flecha de la derecha, y seleccionando uno de los otros siete tipos de gráfico. Debajo de las opciones de Mostrar como, hay propiedades del gráfico, como el título del gráfico, los ejes y otras, que puedes actualizar.
Figura 4-50. Botón Añadir gráfico y pantalla Mostrar como
Conmuta
La cuarta región del constructor de informes es el conjunto de conmutadores que aparecen en la parte inferior una vez que se ha agrupado un informe. La Figura 4-51 muestra la posición por defecto de estos botones, configurados para mostrar el recuento de filas, las filas detalladas, los subtotales y el total general. (Otro conmutador, Resúmenes apilados, se muestra en los informes matriciales. Consulta la sección Matrices más adelante en este capítulo para obtener más información). Contar Filas revela u oculta el número de registros de cada agrupación. Detalle Filas contraerá o expandirá todo el informe, mostrando sólo los subtotales y el total general. Subtotales ocultará o mostrará los subtotales del informe en función de sus agrupaciones. Total general ocultará o mostrará el total general del informe. También se muestra el botón Formato condicional, que aparece con la primera agrupación y la primera columna resumida.
Figura 4-51. Alternancias y formato condicional
Consejo
Un informe de Salesforce ejecutado mostrará hasta las dos mil primeras filas en el navegador. Mirar tantos registros implicaría mucho desplazamiento. En muchos casos, es útil contraer los informes desactivando Filas detalladas para permitir que cualquiera que utilice tu informe se centre en los datos resumidos. Un informe con las Filas detalladas desactivadas mostrará subtotales basados en las agrupaciones del informe, junto con el total general del informe.
Formato condicional
El formato condicional te permite añadir color a las columnas numéricas sumadas de tu informe, resaltando los números según los criterios que especifiques. Pueden ser columnas estándar en las que hayas elegido sumar, media, máx, mín o mediana, o fórmulas de resumen que hayas escrito en el informe. Puedes añadir formato condicional hasta en cinco columnas de cada informe.
Consejo
El formato condicional no se aplica a registros individuales, sólo a resúmenes agrupados. Si necesitas resaltar condicionalmente anomalías en registros individuales, puedes utilizar una fórmula a nivel de fila y mostrar emojis de colores como salida.
Al hacer clic en el botón Formato Condicional se abrirá la pantalla Reglas de Formato Condicional. Muestra la lista de reglas de formato ya creadas en este informe. La Figura 4-52 muestra esta pantalla sin ninguna regla añadida todavía. Si haces clic en el botón Añadir Regla de Formato Condicional, podrás añadir una nueva regla.
Figura 4-52. Reglas de formato condicional
Si haces clic en Añadir regla de formato condicional, accederás a una ventana que te permite establecer umbrales que se correspondan con los colores de fondo de la derecha. La Figura 4-53 muestra una nueva regla basada en la columna Suma del Importe, con umbrales establecidos para menor o igual que 250.000, mayor que 250.000 hasta 500.000 y mayor que 500.000. Los colores por defecto son rojo, amarillo (naranja) y verde, aunque cada uno de ellos puede cambiarse fácilmente a uno de los millones de colores haciendo clic en la casilla de color correspondiente.
Figura 4-53. Añadir nueva regla de formato condicional
Consejo
Una técnica eficaz al utilizar el formato condicional es reducir el número de colores mostrados de tres a dos, y luego establecer que uno de los dos restantes no muestre ningún color. A veces, tres o incluso dos colores en el fondo de los resultados de una columna es demasiado color en el informe. Esta técnica te permite resaltar sólo un umbral que desees en la columna de resumen, y mostrar sólo un color.
La Figura 4-54 muestra la regla recién guardada en la columna Suma del Importe. Para editar esta regla, haz clic en el icono del lápiz de la derecha. Para eliminarla, haz clic en el icono de la papelera. Al hacer clic en el botón Aplicar, esta nueva regla de formato aparecerá en el informe.
Figura 4-54. Regla de formato condicional guardada
Una vez guardado, el resaltado condicional se aplica a la columna resumen. La fuente cambia de negro a blanco, y todo el fondo de la celda pasa a tener el color de formato especificado. La Figura 4-55 muestra un informe de Oportunidades agrupado por trimestre natural y propietario con la Suma de Importe formateada.
Figura 4-55. Formato condicional en acción
Formatos de informe
Una última cosa que debes saber al crear informes en Salesforce es el conjunto de cuatro formatos de informe que están disponibles. Estos formatos proporcionan la estructura del informe y se rigen en gran medida por la presencia o ausencia de agrupaciones en tus datos.
Tabular
Un informe tabular es un informe no agrupado . Son excelentes para listas de información, como una lista de llamadas o una lista de direcciones que quieras dar a un proveedor de cumplimiento para que envíe los regalos de Navidad a los clientes. La Figura 4-56 muestra un listado creado a partir de un informe de todos los informes del sistema. Éste es un excelente ejemplo de informe tabular que podrías crear para ayudar a gestionar la limpieza de la pestaña Informes. Una vez ejecutado, podrías exportarlo inmediatamente a Excel para revisarlo y tomar notas.
Figura 4-56. Ejemplo de informe tabular
Resumen
Los informes de sumario son informes en los que se agrupan las filas . En un informe de sumario, puedes agrupar filas hasta tres veces. Como se ha mencionado anteriormente en este capítulo, una vez que un informe se convierte en un informe de sumario añadiendo la primera agrupación del informe, se dispone de una serie de opciones. La Figura 4-57 muestra la lista de todas las cuentas de un sistema agrupadas por los campos Titular y Tipo de cuenta. Este informe también tiene la opción Filas detalladas desactivada para contraer los resultados y mostrar sólo las agrupaciones y los recuentos de registros.
Consejo
Si no estás seguro de qué formato de informe seleccionar en una situación determinada, generalmente no hace daño empezar con un informe resumido. En muchas situaciones de elaboración de informes, quieres ver la información agrupada junto con los subtotales de esas agrupaciones.
Figura 4-57. Ejemplo de informe resumen
Matriz
Los informes matriciales te permiten agrupar verticalmente (filas) hasta dos veces y horizontalmente (columnas) hasta dos veces. Un buen ejemplo de uso de un informe matricial es cuando creas una vista de pájaro de tu canal de oportunidades abiertas, agrupadas por propietario verticalmente y por etapa horizontalmente. La Figura 4-58 muestra el inicio de este ejemplo. En cuanto añadas tu primera agrupación de filas, aparecerá la sección Agrupar columnas. Una vez añadidas las agrupaciones de filas y columnas, aparece un nuevo control a la izquierda de la papelera que te permite invertir la orientación de filas y columnas. La papelera borra rápidamente todas las agrupaciones.
Figura 4-58. Agrupar filas y columnas
Con los Conteos de Filas desactivados, y los campos de Importe sumados, este informe de matriz muestra un conjunto compacto de información sobre la salud del pipeline abierto de cada propietario de ventas. La Figura 4-59 muestra la suma de la cantidad que cada propietario tiene en cada etapa de ventas. Cuando se ejecuta un informe de matriz, al hacer clic en cualquiera de las celdas se filtra el conjunto de registros que hay debajo de la matriz sólo a esa celda.
Figura 4-59. Ejemplo de informe matricial
Consejo
Los informes matriciales suelen ser ilegibles si se muestran las filas detalladas. Hay demasiados datos que ver. Lo más frecuente es que estos informes se muestren con la opción Filas detalladas desactivada, que contrae el informe al nivel de agrupación.
Al crear un informe matricial, aparece un conmutador adicional en la parte inferior del informe. Este conmutador es , llamado Sumas apiladas, y se puede ver en la Figura 4-60. Esta función entra en juego cuando tu informe tiene varias columnas sumadas.
Figura 4-60. Conmutar resúmenes apilados
Los resúmenes apilados, por defecto, aparecen uno encima del otro. Puedes ajustarlos para que aparezcan uno al lado del otro desactivando el conmutador. La Figura 4-61 muestra el informe más alto con tres columnas de resumen apiladas para cada agrupación.
Figura 4-61. Informe matriz con resúmenes apilados
El mismo informe matricial tendrá un aspecto muy diferente con los Resúmenes apilados desactivados. Será más corto y mucho más ancho porque las columnas de resumen se mostrarán una al lado de la otra para cada agrupación de columnas. La Figura 4-62 muestra la orientación y el aspecto muy diferentes del mismo informe de la Figura 4-61 con los Resúmenes apilados desactivados.
Figura 4-62. Informe matriz sin resúmenes apilados
Consejo
Siempre que sea posible, intenta evitar crear informes en los que los usuarios tengan que desplazarse a izquierda y derecha para leer la salida del informe. Esto puede ocurrir cuando desactivas los Resúmenes Apilados. Desplazarse hacia arriba y hacia abajo por los resultados del informe es aceptable para la mayoría de los usuarios, pero la experiencia del usuario cuando se desplaza horizontalmente es menos atractiva.
Informes acumulados
El cuarto y último formato de informe es informes unidos, que te permiten combinar hasta cinco informes distintos en uno solo. Esto se hace cambiando el informe para que sea un informe unido, y luego añadiendo nuevos bloques de informe para cada informe que quieras incluir. La clave para que esto funcione es tener un elemento común en cada uno de los bloques de informe que agrupan el informe unido.
Un ejemplo clásico de informe unido es combinar un informe que muestre todas las oportunidades ganadas por cuenta, con otro que muestre todas las oportunidades abiertas por cuenta con otro bloque que muestre todos los casos abiertos de alta prioridad. En los pasos siguientes, aprenderás a crear este informe unido.
Cambia un informe por un informe unido utilizando el desplegable de la esquina superior izquierda del informe. Como se muestra en la Figura 4-63, haz clic en el triángulo negro situado junto a la palabra "Informe" en la esquina superior izquierda del generador de informes. Una vez hecho clic, selecciona la opción de Informe unido y haz clic en Aplicar. El informe inicial se crea utilizando el tipo de informe Oportunidad.
Figura 4-63. Crear un informe unido
Como se ve en la Figura 4-64, aparece inmediatamente a la derecha un nuevo botón titulado "Añadir bloque", que es como añadirás bloques de informe adicionales al informe unido. Los bloques de informe son informes autónomos, con columnas, filtros y fórmulas. Antes de añadir un segundo bloque de informe, es útil volver a etiquetar el bloque actual haciendo clic en el lápiz situado a la derecha de la etiqueta en el panel Vista previa y cambiando su nombre. En este caso, podrías reetiquetarlo como "Oportunidades ganadas", y sumar y promediar la columna Importe. Observa en este ejemplo que las columnas de este bloque también se han reetiquetado como "Oportunidades ganadas". Lo mismo ocurre con los filtros de este bloque en la pestaña Filtros.
Figura 4-64. Primeros pasos para crear un informe unido
Consejo
Existen algunas limitaciones en cuanto a los tipos de informe que pueden añadirse como bloque en un informe unido. En la Ayuda de Salesforce hay una lista de tipos de informe estándar que no pueden añadirse a los informes unidos. También hay algunos tipos de informe que no son compatibles entre sí en función de sus objetos y uniones. Cuando intentes añadir un tipo de informe incompatible, un mensaje de error en rojo te advertirá de que no es compatible para ser añadido como bloque.
Llevemos este ejemplo un poco más lejos añadiendo un segundo bloque de informe. Haz clic en el botón Añadir bloque situado en la parte superior del informe. Este botón te pedirá que selecciones otro tipo de informe para añadirlo a este mismo informe, igual que haces cuando creas nuevos informes. Esto se muestra en la Figura 4-65, donde puedes ver la casilla de verificación "Incluir columnas por defecto" y el botón Añadir bloque. Al añadir cada nuevo bloque, puedes reutilizar el mismo tipo de informe o seleccionar otro. En este caso, seleccionarás el mismo tipo de informe Oportunidades y harás ajustes en sus columnas y filtros para mostrar todas las oportunidades abiertas.
Figura 4-65. Añadir un bloque a un informe unido
Consejo
Los informes unidos se llenan rápidamente. Cuando añadas bloques adicionales, considera desmarcar la casilla "Incluir columnas por defecto". Esto te permite iniciar el nuevo bloque sin el desorden de las columnas por defecto del tipo de informe que hayas seleccionado, y añadir sólo las que quieras.
Para cada bloque, según sea necesario, querrás repetir los pasos de reetiquetar el bloque, ajustar los filtros, ajustar las columnas y añadir cualquier columna de resumen. A continuación, querrás añadir una agrupación que abarque todos los bloques de tu informe unido, como se muestra en la Figura 4-66. Cuando se añada la agrupación sobre Nombre de cuenta, querrás desactivar las filas de detalle para simplificar el aspecto final del informe y hacer que se ejecute más rápidamente.
Figura 4-66. Agrupar un informe unido en bloques
Nota
Los informes unidos incluyen registros de forma expansiva. En un informe unido, se muestran los grupos con registros en todos los bloques ("la intersección"), y también los grupos con registros en cualquier bloque ("la unión").
Los informes unidos admiten varias formas innovadoras de ver los datos de tu sistema. Aunque este ejemplo, como se ve en la Figura 4-67, muestra datos de Oportunidades, Cuentas y Casos en el mismo informe, de forma muy parecida a un cuadro de mando, también podrías ser creativo y mostrar el mismo bloque de tipo de informe una y otra vez. Como verás en el próximo capítulo, los informes unidos tienen su propio tipo especial de fórmula disponible, lafórmula de bloque cruzado.
Figura 4-67. Ejemplo de informe unido
Conclusión
Este capítulo recorrió las formas de empezar a crear un nuevo informe y la importancia de seleccionar el tipo de informe adecuado para la tarea que se va a realizar. Se ha presentado el generador de informes y sus numerosos controles que ayudan a agilizar la creación de informes, y se han descrito las opciones para filtrar tu informe y obtener los datos que deseas. Al comprender los casos de uso habituales de los cuatro formatos de informe, ampliarás considerablemente tu repertorio de informes.
El siguiente capítulo se centra en la incorporación de fórmulas a tus informes. La escritura de fórmulas es una habilidad que, al igual que en Microsoft Excel, ampliará tu alcance como escritor de informes.
Get Dominar los informes y cuadros de mando de Salesforce now with the O’Reilly learning platform.
O’Reilly members experience books, live events, courses curated by job role, and more from O’Reilly and nearly 200 top publishers.
