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Einfach online zusammenarbeiten mit den Microsoft Online Services by Björn Brand, Steven Greenhill, Helmut Reinke

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Zusammenarbeiten im Team
Zu viel auf einmal? Kein Problem!
Zugegeben, in unserem Beispiel sind es nicht so viele Dokumente
in der Bibliothek. Aber denken Sie an Ihre eigene Organisation und
beantworten Sie folgende Fragen:
Haben Sie nur ein Produkt, das Sie an Ihre Kunden verkaufen?
Ist dieses Produkt so einfach zu erklären, dass Sie nicht so viele
Marketingmaterialien brauchen?
Arbeiten Sie nur in einem Land und mit einer Sprache?
Sind alle Dokumente nur für die interne Benutzung bestimmt?
Werden alle Dokumente nur von einem einzigen Mitarbeiter
bearbeitet?
Wenn Sie hier fünfmal mit »Ja« geantwortet haben, dann können
Sie vielleicht ein paar Seiten überspringen. Ehrlich gesagt, wenn Sie
alle fünf Fragen bejaht haben, sind die Microsoft Online Services
wahrscheinlich nicht für Sie erforderlich …
Für alle Normalsterblichen bieten die nächsten Seiten sehr interes-
sante Möglichkeiten, ihre Informationen besser zu verstehen.
Die Spreu vom Weizen trennen – Dokumente schnell
sortieren
Führen Sie den Mauszeiger auf den Spaltentitel Geändert. Sie sehen
daneben einen Dropdownpfeil und wie Sie bereits wissen, bedeuten
Pfeile in SharePoint »Weitere Optionen«. Klicken Sie nun auf den
Pfeil (
1) und dann auf Absteigend (2).
So sehen Sie, wie die Elemente nach Datum sortiert werden, mit
dem neuesten Datum ganz oben.
leisten können. Denn was nutzt es Ihnen, wenn der Kommuni-
kationskanal E-Mail abgeschafft wird, aber Ihre Mitarbeiter nicht
wissen, wie sie informiert werden können?
Übrigens: Ein Wiki-Beitrag lässt sich gut einsetzen, um den Ablauf
zu beschreiben, wie Benachrichtigungen benutzt werden können.
Mehr zu den Wikis fi nden Sie im Abschnitt »Wiki – die Wissens-
datenbank« ab Seite 229.
Dokumente und Listen-
einträge lassen sich einfach
sortieren
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Einfach online
zusammenarbeiten
mit den
Microsoft Online Services
Die Suche nach dem Richtigen – der Filter
Vielleicht ist Ihre Dokumentbibliothek etwas größer als unsere und
Sie haben rund 100 Dokumente dort abgelegt. Wie fi nden Sie dann
schnell die richtige Datei?
Sie haben schon herausgefunden, wie man sich mithilfe der Ansich-
ten auf bestimmte Sachen konzentrieren kann. Aber es ist natürlich
sehr umständlich, jedes Mal eine neue Ansicht zu erstellen, wenn
Sie nach einem Dokument suchen möchten.
Erinnern Sie sich daran, wie oft wir das Thema »Pfl ege von Meta-
daten« für wichtig erklärt haben? Hier ist ein Grund dafür: Klicken
Sie nun auf den Pfeil neben Vertraulichkeit (1) und klicken Sie dann
auf Extern (2). So sehen Sie nur die Dokumente, die Sie nach außen
geben dürfen.
In unserem Beispiel fi nden wir sofort die eine Datei, die wir
brauchen. Jetzt können wir diese Datei herunterladen oder an den
Kunden per E-Mail schicken.
Wenn der erste Filtervorgang immer noch zu viele Treffer ergibt,
können Sie Filter aufeinanderstapeln. Nachdem Sie nach einem
Kriterium gefi ltert haben, wiederholen Sie einfach diesen Vorgang
mit einem anderen Kriterium, um die Ergebnisse des ersten Filters
erneut zu fi ltern.
Es handelt sich hier um eine temporäre Änderung der gerade
verwendeten Ansicht. Sobald Sie von der Seite wegnavigieren,
gehen diese Änderungen verloren, und wenn Sie zurückkommen,
wird die als Standard festgelegte Ansicht wieder erscheinen.
Sie brauchen also hier keine Angst zu haben, dass Sie irgendetwas
permanent ändern. Die Filter- und Sortierungsmöglichkeiten, die
wir hier erwähnt haben, sind nur für Sie und nur während der
einen Sitzung gültig.
Finden Sie die richtige Datei
blitzschnell mithilfe des
Filters
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Zusammenarbeiten im Team
Die Suche
Ist Ihnen das kleine Suchfeld oben rechts (1) schon aufgefallen?
Geben Sie einen Begriff wie Zielgruppe ein, so werden alle Doku-
mente und Listen in dieser Webseite nach dem betreffenden Begriff
durchsucht.
Auf diese Weise werden sogar Dokumentinhalte durchsucht, wenn
es sich um Produkte der Microsoft Offi ce-Reihe handelt.
Je nachdem, wo Sie sich befi nden, erscheinen verschiedene Opti-
onen für die Suche. Im Dropdownfeld auf der linken Seite steht
zurzeit Diese Website: Website-Launch. Wenn Sie bereits auf der Seite
einer Liste sind, erscheint standardmäßig beispielsweise Diese Liste:
Aufgaben als Suchfi lter. Sie können dies aber ändern, um die kom-
plette Seite zu durchsuchen.
Sollten Sie daher auf der Startseite zu viele Treffer bei der Suche
bekommen, wechseln Sie zu einer Unterseite bzw. einer Bibliothek
und suchen nur dort.
Die SharePoint-Suche
1
Wie fi nde ich meine Dokumente ? Ein Überblick
Jede dieser Methoden – Ansichten. Filter, Sortieren, Suche – hat
ihre Vor- und Nachteile. Wenn Sie ein bestimmtes Dokument bzw.
eine bestimmte Art von Dokument immer wiederfi nden möchten,
dann empfehlen wir auf jeden Fall eine Ansicht dafür. Für Einzel-
fälle sind die anderen drei Methoden in der Regel zu bevorzugen.
SucheSortierungFilter
Ihr Dokument
Ansichten

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