Handbuch für Wirtschaftsarchive, 2nd Edition

8. Archivmanagement

Von

Hartmut Weber und Renate Köhne-Lindenlaub

8.1 Warum Archivmanagement?

Das Archiv als unternehmerische Leistungseinheit

Archive wirtschaftlicher Unternehmen sind Bestandteil der Unternehmen.

Ihre Arbeit und deren Ergebnisse, aber auch der dafür erforderliche Auf-

wand, werden in zunehmendem Maße unter ökonomischen Aspekten be-

urteilt. Daher ist es nötig, daß die Archivarinnen und Archivare ihre Tätig-

keit selbst auch unter betriebswirtschaftlichen Betrachtungsweisen sehen.

Zugleich können sie so die in der allgemeinen Managementlehre vorhan-

denen Denkansätze mit Gewinn für den Archivbereich nutzen.

Wenn man also ein Archiv unter betriebswirtschaftlichen Aspekten be-

trachtet, ja in diesem Sinne als unternehmerische Betriebseinheit auffaßt,

so verfügt es als Input über Ressourcen wie Personal, Raum und Sachmit-

tel sowie den Rohstoff der im laufenden Geschäftsverkehr nicht mehr

benötigten Unterlagen des jeweiligen Unterhaltsträgers. Als Output stellt

es Produkte her: die Serviceleistungen für seinen Unterhaltsträger und

Außenstehende sowie das dafür nötige authentische und aussagekräftig

verdichtete Archivgut und die Findmittel zu seiner Erschließung.

Wie in einem Unternehmen findet im Archiv Wertschöpfung statt. Der

schlackenreiche Rohstoff der Unternehmensunterlagen, die zur Aufgaben-

erfüllung entbehrlich sind, wird durch die fachgerechte Bewertung und

sachgerechte Erschließung im Entstehungszusammenhang zu aussagekräf-

tigen authentischen Quellen von bleibendem Wert verdichtet, die das Er-

bringen der Serviceleistungen ermöglichen und damit dem Unternehmen,

aber auch Außenstehenden, faßbaren Nutzen bringen.

Für Unternehmensarchive ist Archivmanagement besonders wichtig,

weil sie als Servicestellen oft stark in die aktuelle Arbeit des Unterneh-

mens eingebaut sind. Man erwartet von ihnen konkrete, termingebunden

zu erbringende Dienstleistungen. Hinzu kommen die Anfragen von

Außenstehenden, Benutzerbetreuung usw. Andererseits müssen in jedem

Archiv, damit es langfristig funktionstüchtig bleibt, die erwähnten Kern-

aufgaben ausgeführt werden, also: Aktenbewertung und Aktenübernahme,

Ordnung und Erschließung der Bestände. Da aber auch in den Unterneh-

mensarchiven die Personalressourcen meist sehr knapp sind, wird es im-

mer schwieriger, neben den aktuellen Serviceaufgaben die Archivierungs-