Kollaboration meistern

Kapitel 4. Platz schaffen

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Eng zusammenzuarbeiten bedeutet genau das - sich nahe zu kommen. Wie wir in den vorangegangenen Kapiteln besprochen haben, müssen wir uns Gedanken darüber machen, wen wir einladen und wie wir vorgehen wollen, wenn wir eine Vielzahl von Menschen zusammenbringen. Genauso wichtig ist aber auch der Raum, in dem wir zusammenarbeiten. In diesem Kapitel befassen wir uns mit der Idee, den "Raum" - sowohl den physischen als auch den virtuellen - für die Zusammenarbeit zu nutzen, um das Team zu unterstützen. In vielen Büros sieht die Zusammenarbeit ganz anders aus als sonst, deshalb solltest du den Raum bewusst so gestalten, dass er für dich und deine Teammitglieder funktioniert.

Obwohl viele Teams aus der Ferne (d.h. an verteilten Standorten) zusammenarbeiten müssen und dies auch tun, sind viele der Meinung, dass es keinen Ersatz für die Arbeit in einem Raum gibt. In einem Freakonomics-Podcast über die Harvard-Studie zu Großraumbüros sagt Janet Pogue McLaurin, eine Expertin für globale Arbeitsräume, dass Studien zeigen, dass wir bis zu 50 % unserer Arbeitszeit mit dem Kopf nach unten arbeiten und 25 % unserer Zeit von Angesicht zu Angesicht verbringen, während der Rest virtuell ist. Sie sagt, dass all dies darauf hindeutet, dass Teams eine gewisse Wahlmöglichkeit bei der Wahl ihrer Räume haben müssen, um sowohl Zeit mit Kolleginnen und Kollegen zu verbringen als auch Raum zum Nachdenken und Arbeiten zu haben. Viele sind der Meinung, dass ein gemeinsamer Arbeitsort eine "spontane Zusammenarbeit" ermöglicht, bei der die Menschen einander begegnen und Informationen organisch austauschen. Unabhängig davon, ob ihr an einem Ort und zu einer bestimmten Zeit arbeitet oder ob ihr auf verschiedene Standorte verteilt seid, könnt ihr euren Teams helfen, indem ihr die "Orte", an denen die Arbeit stattfindet, strukturiert.

Mit dem physischen Raum arbeiten

Jorge Arango, ein Informationsarchitekt, sagt, dass die Räume, in denen er mit seinen Mitarbeitern arbeitet, selbst gestaltet werden müssen und nicht als selbstverständlich angesehen werden dürfen. Wann immer es möglich ist, versucht er, die Teams aus ihren Alltagsgebäuden herauszuholen und in neue Räume zu bringen, in denen es keine unsichtbaren Agenden und Lieblingsideen gibt. Er sagt: "Der Raum wird zur Leinwand für Ideen; der Raum selbst wird zum Artefakt", das die ganze Gruppe geschaffen hat und in- und auswendig kennt. "Notizen müssen an den Wänden hängen und nicht in Notizbüchern stecken, um nützlich zu sein", findet er. "Der Raum muss den Menschen helfen, der 'Tyrannei der gesprochenen Sprache' zu entkommen, damit ein dritter Weg zwischen konkurrierenden Ideen entstehen kann."

Es geht aber nicht nur darum, Notizen und Ideen offenzulegen. Arango hat festgestellt, dass Menschen ein räumliches Gedächtnis dafür entwickeln, wo sich Ideen und Annahmen in einem Raum befinden. Und das ist nicht zufällig. Arango pflegt den Raum ständig, um die Ideen zu ordnen, die in ihm entstehen und zusammengeführt werden. Der Raum selbst kann zwar nicht als das eigentliche Endprodukt dienen, aber er kann während der Zeit, in der ein konzentriertes, engagiertes Team an ungelösten Problemen arbeitet, sehr wirkungsvoll sein.

Die Räumlichkeiten sollten jedoch nicht zu gepflegt sein. Das Sprichwort, dass ein unordentlicher Schreibtisch ein Zeichen für einen brillanten Geist ist, könnte tatsächlich etwas Wahres an sich haben, zumindest wenn es um die Zusammenarbeit geht. Teams, die über einen eigenen Raum verfügen, in dem sie die Dinge für eine gewisse Zeit sichtbar und veränderbar halten können, sind besser in der Lage, ihren Verstand und ihre Optionen offen zu halten, weil sie Rohdaten wie Kundenangebote oder Brainstorming-Konzepte nebeneinander sehen können, was ihnen hilft, quer zu denken. Querdenken bedeutet, dass sie nicht versuchen, die Antwort analytisch abzuleiten, sondern offener für Ideen und Co-Kreation sind.

Wenn möglich, kann es sehr hilfreich sein, einen Raum für ein paar Wochen einzurichten (oder so lange, wie dein Team Lösungen erforscht und auswählt). So hat das Team einen sicheren Raum, in dem es zusammenarbeiten kann und den es gut kennenlernt.

Führungskräfte können auch davon profitieren, wenn sie Zugang zu den Teams in ihrem Bereich haben und sich persönlich mit ihnen austauschen können. Tom Chi, der früher bei GoogleX arbeitete, beschreibt, wie er als Manager bei Yahoo die Sitzordnung in seinem Büro änderte, wo normalerweise die Führungskräfte zusammensaßen, weit weg von ihren Mitarbeitern. Stattdessen war sein Büro umringt von Reihen von Entwicklern und Designern, deren Fähigkeiten er mit wenig Aufwand nutzen konnte. Wenn er auf eine Herausforderung stieß, für die er Lösungen entwickeln wollte, konnte er die Gruppe anrufen, um zu sehen, wer zur Verfügung stand, und schnell ein Team zusammenstellen, um Lösungsansätze zu entwickeln. Catherine Courage, VP of Ads and Payments bei Google, leitet eine große Gruppe, die weltweit verteilt ist. Sie legt Wert darauf, die Teams ein paar Mal im Jahr zu besuchen, weil es so wertvoll ist, eine weniger formelle, ungeplante Zeit zum Austausch zu haben.

Zu viel Zweisamkeit

Wenn ständig von "Zusammenarbeit" die Rede ist, findet sie wahrscheinlich nicht wirklich statt. Oft werfen Unternehmen alle in einen offenen Raum und beobachten, wie sie sich auf das Versenden von E-Mails zurückziehen, um den Kopf frei zu bekommen. Raum bedeutet nicht nur, dass die große Gruppe von Angesicht zu Angesicht arbeitet, sondern auch, dass man Zeit hat, sich auf sich selbst zu konzentrieren. In einer Harvard-Studie über Großraumbüros fand der Forscher Ethan Bernstein heraus, dass sich zu offene Räume negativ auf die Produktivität auswirken, da die Menschen ein gewisses Maß an Privatsphäre und Zeit zur Konzentration suchen. Das Geheimnis, wie man Gruppen bei der Zusammenarbeit unterstützt, liegt darin, dass sie in einem sicheren, vertrauten Raum zusammenkommen können, in dem jeder die Entwicklung der Gruppenarbeit im Laufe der Zeit verfolgen kann. Dazu gehört aber auch, dass sich die Teilnehmer/innen regelmäßig in ihren eigenen Arbeitsbereich zurückziehen können, um "zu arbeiten", sei es für administrative Aufgaben oder um die Ideen des Teams zu vertiefen oder Details festzuhalten, um sie später mit anderen zu teilen.

Es ist äußerst hilfreich, einen regelmäßigen Zeitplan und einen Rhythmus für die Nutzung des gemeinsamen Raums zu haben. Bei zwei Beratungsunternehmen, für die ich gearbeitet habe, Cooper und frog design, verbrachten die Teams oft den Vormittag zusammen, um ein paar Stunden lang an ihren Ideen zu arbeiten, wenn alle noch frisch sind. Am Nachmittag arbeiteten die Teams dann alleine oder in kleineren Gruppen an taktischeren Themen. Achte nicht nur darauf, dass die Teams ihre Konzentrationszeit bekommen, sondern auch darauf, dass sie vorhersehbar ist und verstanden wird, vielleicht sogar in den Teamnormen verankert, damit deine Kollegen nicht unruhig werden.

Arbeiten mit virtuellen Räumen

Fernarbeit ist unter den Experten, mit denen ich gesprochen habe, ein kontroverses Thema. Der Stanford-Professor Nicholas Bloom führte eine zweijährige Studie durch, die ergab, dass Fernarbeit die Produktivität tatsächlich steigern kann, da die Pendelzeiten verkürzt werden und die Menschen Zeit haben, sich zu konzentrieren, ganz abgesehen davon, dass sie Geld für Büroräume sparen. In einer anderen Studie von Joseph Grenny und David Maxfield wurde jedoch festgestellt, dass sich Fernarbeitskräfte "ausgegrenzt" fühlen, wenn sie nicht in der Nähe des Geschehens sind. Ein gemeinsamer Nenner scheint zu sein, dass Menschen, die nicht an einem Ort arbeiten, darauf achten müssen, dass sie auf unstrukturierte und spontane Weise miteinander in Kontakt kommen - was sie durch den richtigen Einsatz von Tools erreichen können. Die Stanford-Studie hat auch ergeben, dass nicht jeder die Erfahrung der Telearbeit genießt. Wenn es möglich ist, kann es helfen, die Präferenzen der Mitarbeiter hinsichtlich des Arbeitsortes zu unterstützen.

gibt es auch Debatten über synchrone oder asynchrone Kommunikation mit Hilfe von Tools wie Videoanrufen und gemeinsamen Dokumenten und über individuelle Präferenzen. Matt LeMay, Autor von Agile for Everybody (O'Reilly), beschreibt die Verwendung gemeinsamer Dokumente als besonders schwierig. "Asynchrone Kommunikation macht alles kaputt", sagte er mir. Aber gleichzeitig darfst du Colocation und synchrone Kommunikation nicht als selbstverständlich ansehen. Und, wie LeMay betont, ist auch die Kolokation keine Garantie für eine qualitativ hochwertige synchrone Kommunikation.

John Maeda hingegen meint, dass es besser ist, sich auf die asynchrone Kommentierung eines gemeinsamen Dokuments zu verlassen, selbst wenn die Teams von Angesicht zu Angesicht arbeiten. Er ist der Meinung, dass man sich die Fähigkeit der Mitarbeiter/innen zunutze machen sollte, Informationen in ihrer eigenen Zeit aufzunehmen und weiterzugeben, wenn sie nicht vor Ort sind. Wie wir in den vorangegangenen Kapiteln gesehen haben, mag nicht jeder die intensiven Diskussionen von Angesicht zu Angesicht, bei denen Entscheidungen ausgehandelt werden, und ist auch nicht dafür geeignet. Durch den Einsatz virtueller Werkzeuge kannst du die Qualität der Diskussion in der Gruppe verbessern.

Fernarbeit scheint ein wachsender Trend zu sein. Da wir Produkte und Dienstleistungen entwickeln, die es Nutzern weltweit ermöglichen, rund um die Uhr und von unterwegs auf Informationen und Leistungen zuzugreifen, verlangen die Beschäftigten die gleiche Flexibilität für sich selbst. Ob es darum geht, berufstätigen Eltern zu helfen, ihre Arbeit zeitlich zu verschieben, um eine Kinderbetreuung zu ermöglichen, oder diejenigen zu unterstützen, die lieber auf einen langen Arbeitsweg verzichten, um zu Hause zu arbeiten, oder internationale Teams, die an einem Ziel arbeiten - wir können und sollten Möglichkeiten haben, unsere Zusammenarbeit anzupassen. Da die Meinungen über synchrones und asynchrones Arbeiten auseinandergehen, lohnt es sich vielleicht, jeden Ansatz zu testen und die Gruppe entscheiden zu lassen, was für sie am besten funktioniert.

Virtuelle Räume sind nicht nur etwas für verteilte Teams

Selbst wenn ein Team die meiste Zeit an einem anderen Ort arbeitet, gibt es auch Grenzen für die synchrone Zusammenarbeit. Vor allem für diejenigen, deren Terminkalender überfüllt ist, kann es ein echtes Hindernis für die Teamarbeit sein, Zeit und Raum für ein persönliches Treffen zu finden. Virtuelle Räume sind ideal, um diejenigen zu unterstützen, die nicht nur räumlich, sondern auch zeitlich getrennt sind.

Die Interaktionen eines Teams in Echtzeit zu maximieren, ist entscheidend, sagt Vanessa Cho von Google Ventures. In ihrer früheren Position als Leiterin eines Teams von 200 Mitarbeitern an sieben Standorten, die an Google-Apps wie Kalender, Google Mail und Drive arbeiteten, musste sie Zeit und Raum auf unmögliche Weise zusammenstreichen, um alle zusammenzubringen. Sie und ihr Team fanden schließlich einen Weg, innerhalb der Grenzen der physikalischen Gesetze zu arbeiten und dabei genau die Tools zu nutzen, an denen sie arbeiteten.

Natürlich haben sich die Werkzeuge zur Unterstützung der Zusammenarbeit aus der Ferne im Laufe der Jahre verbessert. Von der Möglichkeit, Dokumente gemeinsam in Echtzeit zu bearbeiten, über Slack bis hin zu Telefonkonferenzen mit Videokomponenten - vieles, was ein Team braucht, ist auch dann zugänglich, wenn die Leute nicht am selben Ort sind.

Aber wir alle haben schon einmal die 10 Minuten verflucht, die wir zu Beginn eines Meetings mit dem Einwahlsystem zu kämpfen hatten, und uns gewünscht, wir könnten uns einfach zusammensetzen und die Dinge persönlich besprechen. In Anbetracht des Segens, den die Unterstützung von Fernarbeit für Teams darstellt, lohnt es sich, die Zeit und Energie zu investieren, um den virtuellen Raum auf Vordermann zu bringen.

Fehlerbehebung bei (physischen und virtuellen) Platzproblemen

Es gibt Schritte, die du unternehmen kannst, um Räume zu schaffen, die die Zusammenarbeit fördern. In diesem Abschnitt findest du Vorschläge, wie du physische und virtuelle Räume für dich und dein Team nutzen kannst.

Kein konsistenter Platz verfügbar

In jeder Büroumgebung, die ich kenne, ist der Platz knapp bemessen. Und die meisten Räume sind für moderne Arbeitsweisen kaum geeignet. Räume, in denen Gruppen von Menschen effektiv arbeiten können, sind besonders schwer zu finden. Ein eigener Raum auf Zeit ist ein Luxus, den sich nicht jeder leisten kann. Aber es gibt Möglichkeiten, wie du Räume einrichten, pflegen und abbauen kannst, damit dein Team die Vorteile eines gemeinsamen Raums nutzen kann, auch wenn die Bedingungen nicht ideal sind.

Was kann ich also tun?

Bekomme einen temporären Platz

Nutze einen normalen Konferenzraum oder eine andere große Fläche, um einen Workshop für ein paar Stunden oder ein oder zwei Tage abzuhalten. Wenn möglich, nutzt die Anmietung eines Raums die Tatsache, dass der Raum ungewohnt ist und die Menschen aus ihrer normalen Routine herausholt.

Nimm es zum Mitnehmen

Wenn ihr den gemeinsam geschaffenen Raum verlassen müsst, müsst ihr nicht alles zurücklassen. Große Post-its (2×3 Fuß) sind das beste Werkzeug, um Gruppen in einem temporären Raum zu leiten. Mit ihnen kannst du Erkenntnisse und Ideen sammeln und Aspekte eines physischen Raums zurück in den natürlichen Lebensraum des Teams transportieren. Achte nur darauf, dass das Team bei der Organisation und Aufbewahrung der Arbeit hilft, damit das neue mentale Modell bei allen verankert wird.

Mangelndes Engagement bei Remote-Meetings

Wenn nicht alle zur gleichen Zeit am gleichen Ort sein können, kann es eine Herausforderung sein, alle so zu beschäftigen, wie du es gerne hättest. Vielleicht merkst du, dass einige Leute nicht mitkommen, und wenn du sie nicht sehen kannst, weißt du vielleicht nicht, warum. Ein paar taktische Änderungen können dir dabei helfen, zu wissen, was bei deinen Zuhörern vor sich geht, und es einfacher zu machen, dem Geschehen zu folgen.

Was kann ich also tun?

Sei ein "Gastgeber"

Stell dir eine Arbeitssitzung oder eine Demo als eine Art Fernsehsendung vor, die du moderierst. Konzentriere dich nicht nur auf eine Sache. Wenn die Diskussion am Tisch oder am Whiteboard stattfindet, zeige den Raum und das Whiteboard mit einer positionierbaren Kamera. Auch wenn ihr alle ein gemeinsames Dokument durchgeht, kannst du den Bildschirm von Zeit zu Zeit unterbrechen, um alle wieder in die Diskussion einzubeziehen, anstatt nur auf die Folien oder das Dokument zu starren.

Sei konkret

Eine der Beschwerden, die ich von denjenigen höre, die aus der Ferne arbeiten, ist, dass sie nicht mehr wissen, was besprochen wird, vor allem wenn viele Leute zusammen in einem Raum sind. Bring die Leute im Raum dazu, sich explizit zu äußern, indem du die Sache, über die sie sprechen, beim Namen nennst, anstatt "das hier" zu sagen, und bitte die Teilnehmer/innen aus der Ferne um Verständnis und Input. Als Moderator/in kannst und solltest du von Zeit zu Zeit eingreifen, um die Anwesenden daran zu erinnern, dass es noch andere gibt, die nicht anwesend sind und vielleicht zusätzliche Informationen brauchen.

Sei früh

Meetings aus der Ferne gehen immer gleich zu Beginn schief. Die Einwahl funktioniert nicht, und die Leute müssen überredet werden. Bereite dich im Voraus vor und wähle dich früh ein, um die Fehler zu beseitigen, zumindest bis es zur Routine wird (falls es überhaupt jemals dazu kommt).

Großgruppentreffen sind nicht kooperativ

Es kann eine Herausforderung sein, eine große Gruppe dazu zu bringen, zusammenzukommen und Ideen zu entwickeln oder zu bewerten. Ich habe festgestellt, dass es bei einer Teilnehmerzahl von mehr als 7-10 Personen sehr viel Mühe kostet, die Leute zum Mitmachen zu bewegen. Ein Grund dafür könnte sein, dass man sich in einer großen Gruppe oft nicht gut kennt. Vielleicht liegt es auch daran, dass große Gruppen in der Regel zusammenkommen, um Informationen zu erhalten und nicht, um sich zu beteiligen.

Was auch immer der Grund ist, manchmal ist es einfach sinnvoll, eine große Gruppe zusammenzubringen. Vielleicht musst du mehrere Lager dazu bringen, das Problem zu verstehen oder ihre Perspektiven zu teilen. Vielleicht willst du viele verschiedene Fachkenntnisse nutzen und dafür sorgen, dass sie aufeinander aufbauen, und das bedeutet, dass du den Raum gut nutzen musst.

Was kann ich also tun?

Bereite vor.

Es braucht eine gewisse Choreografie, damit sich die Leute im Raum bewegen. Überlege dir verschiedene Bereiche des Raums für unterschiedliche Aktivitäten. Arbeitet in Gruppen und lasst jede/r einen anderen Teil des Raumes nutzen. Wechselt dann die Gruppen, damit die Teilnehmer/innen enger zusammenarbeiten können, aber immer noch die ganze Gruppe sehen.

Ausreichend Stehplätze zur Verfügung stellen

Die Leute müssen sich in dem Raum zurechtfinden, Ideen aufnehmen und sogar selbst Ideen platzieren und gruppieren können. Dafür brauchst du viel Platz, um dich zu bewegen.

Stelle sicher, dass es genügend Sitzplätze gibt

Du willst zwar, dass die Leute auf den Beinen sind, aber sie können nicht die ganze Zeit stehen. Sorge dafür, dass du Sitzplätze für alle hast, auch wenn die Stühle im Raum hin und her geschoben werden müssen. In manchen Kulturen gibt es bestimmte Sitze oder Positionen, die der Chef einnimmt. Ganz gleich, ob es sich um den Kopf des Tisches oder einen bestimmten Stuhl handelt, bring Abwechslung in die Runde, indem du die Sitze verteilst und die Leute auf verschiedene Arten gruppierst.

Bedenke deine Schreibflächen

Wenn du möchtest, dass die Teilnehmer/innen ihre Ideen schriftlich einbringen, indem sie auf Post-its schreiben oder Lösungen skizzieren, überlege dir, worauf sie schreiben werden. Wenn möglich, vermeide einen großen Konferenztisch; verwende stattdessen kleinere Tische oder einzelne Flächen, damit die Teilnehmer/innen nicht eingeengt werden oder in Versuchung geraten, ihre Laptops zu öffnen und sich abzumelden.

Mach etwas Platz an der Wand frei

Der Rat von Jorge Arango, Dinge sichtbar zu machen, erfordert Platz an der Wand. Egal, ob du große Post-its aufhängst oder Whiteboards verwendest, achte darauf, dass du die Stellen, an denen die verschiedenen Teile des Gesprächs festgehalten werden, deutlich kennzeichnest. Nützlich sind auch große Schaumstoffplatten, mit denen du die Arbeit herumtragen kannst. Ordnung zu halten ist nicht so wichtig wie Ordnung zu halten. Gute Moderatoren verwenden klare Überschriften und Farben, um verschiedene Themen, Ansätze oder Hypothesen zu kennzeichnen, die das Team verinnerlichen kann.

Achte auf die Stimmung

Es kann sinnvoll sein, die Stimmung zu kontrollieren - zum Beispiel, indem du das Licht dimmst oder Musik abspielst, wenn du möchtest, dass die Teilnehmer selbstständig an der Entwicklung oder Kritik von Ideen arbeiten. Wenn du die Stimmung änderst und die Gruppe wieder zusammenkommen soll, ist das ein klares Signal, dass du in einen anderen Modus gewechselt hast.

Vergiss das Essen nicht

Ein niedriger Blutzuckerspiegel kann die Leute schlecht gelaunt machen, und eine Essenspause kann dazu führen, dass dein Team abschweift. Wenn du während einer Besprechung etwas zu essen gibst oder das ganze Team zum Essen einlädst, ist das eine gute Möglichkeit, den Menschen Raum zu geben, sich zu unterhalten und kennenzulernen, während du sie gleichzeitig versorgst.

Fazit

Die physischen und virtuellen Räume, in denen wir arbeiten, können die Zusammenarbeit beeinflussen, daher lohnt es sich, sie zu optimieren. Physische Räume ermöglichen eine größere Bandbreite an Interaktionen und schaffen eine räumliche mentale Karte der Ideen, die in ihnen entstehen. Es ist zwar nützlich, in einen Raum zurückzukehren und Eindrücke und Erinnerungen an Diskussionen zu haben, aber für Teams, die sich nicht an einem Ort befinden oder nicht immer Zeit haben, zusammenzukommen, ist das nicht immer eine Option. Virtuelle Räume ermöglichen eine asynchrone Kommunikation und unterstützen verteilte Teams. Allerdings kann es schwierig sein, sie richtig zum Laufen zu bringen. Es ist nicht unbedingt so, dass eine Option besser ist als die andere, aber die Menschen haben unterschiedliche Vorlieben, wie sie arbeiten, und es ist wichtig, diese so weit wie möglich zu unterstützen. Es ist auch wichtig, Räume zur Verfügung zu stellen, in denen die Leute nicht nur zusammen sein können, sondern sich auch unabhängig voneinander auf ihre Arbeit konzentrieren können, egal ob persönlich oder aus der Ferne.

Die wichtigsten Erkenntnisse

• Der Raum, in dem ein Team arbeitet, ist entscheidend für die Arbeit. Er bietet im wörtlichen und übertragenen Sinne Raum für Ideen und hilft den Teams, eine mentale Landkarte dessen zu erstellen, was erforscht und diskutiert wurde.

• Physische Räume haben den Vorteil, dass sie den Menschen ein räumliches Modell der Arbeit vermitteln und eine Kommunikation von Angesicht zu Angesicht mit hoher Bandbreite ermöglichen.

• Virtuelle Räume unterstützen asynchrone Kommunikation und verteilte Teams, die sich nicht auf die persönliche Kommunikation verlassen können.

• Die Menschen brauchen Raum, um mit dem Kopf zu arbeiten, nicht nur in einem Gruppen-Brainstorming.

• Entscheide selbst, ob du dich persönlich oder virtuell treffen willst, um den unterschiedlichen Arbeitsgewohnheiten der Menschen Rechnung zu tragen.