Microsoft Access 2010 - Die offizielle Schulungsunterlage (77-885)

Übung 12: Felder löschen

Da wir gerade beim Bearbeiten von Feldzeilen sind: Sie können in der Tabel-

le nicht benötigte Felder natürlich auch wieder entfernen.

Lernziel 2.2

1. Markieren Sie die eben in Zweiter Vorname umbenannte Feldzeile.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Tabellentools/Entwurf in der Gruppe

Tools auf Zeilen löschen oder drücken Sie (Entf). Bestätigen Sie den

Warnhinweis. Die Zeile wird aus der Liste entfernt. Bereits in der Daten-

blattansicht der Tabelle eingegebene Daten werden mit gelöscht.

Übung 13: Die Reihenfolge der Felder ändern

Um die Reihenfolge der Zeilen in der Tabelle zu ändern, können Sie mit

Drag & Drop arbeiten.

1. Markieren Sie die zu verschiebende Feldzeile – in dieser Übung die Zeile

mit der Bezeichnung Vorname.

2. Setzen Sie bei bestehender Markierung den Mauszeiger in die erste Spalte

und drücken Sie die Maustaste. Verschieben Sie den Mauszeiger mit

gedrückter Maustaste an die Stelle, an die die Zeile verschoben werden

soll – hier beispielsweise unter das Feld Anrede. Lassen Sie dort die Maus-

taste los. Das Feld Vorname steht nun oberhalb vom Feld Nachname.

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Sie können für diese Aufgabe auch über die klassische Methode des Aus-

schneidens und Einfügens arbeiten. Die Werkzeuge dafür finden Sie in

der Gruppe Zwischenablage auf der Registerkarte Start. Dabei werden

aber beim Ausschneiden von Zeilen in der Entwurfsansicht der Tabelle

die in diesem Feld in der Datenblattansicht bereits eingegebenen Daten

gelöscht. Seien Sie sich dessen bewusst, wenn Sie die Technik des Aus-

schneidens und Einfügens auf die Zeilen des Tabellenentwurfs anwen-

den. Benutzen Sie sie nur, wenn noch keine Daten eingegeben wurden.

Achtung: Daten

werden beim

Ausschneiden

gelöscht

Datentypen und Feldeigenschaften

Durch die Wahl des Felddatentyps entscheiden Sie, welche Eingaben in

diesem Feld akzeptiert werden. Den Datentyp können Sie in Microsoft

Access 2010 beim Anlegen von Feldern auch in der Datenblattansicht festle-

gen. In der Entwurfsansicht verwenden Sie die Liste zur Spalte Felddatentyp.

Zu dieser Ansicht sollten Sie auch wechseln, wenn Sie den Datentyp für ein

Feld später ändern möchten. Eine solche Änderung kann aber zu Datenver-

lusten führen, wenn Sie im Feld bereits Eingaben vorgenommen haben.

32 Kapitel 2

Datentypen wählen

In der Standardeinstellung wird automatisch zunächst der Felddatentyp Text

verwendet. Andere Datentypen als Text können Sie in beiden Ansichten der

Tabelle über das Listenfeld wählen, das Sie zu jenem Feld öffnen können.

Lernziel 2.2

Datentyp Anwendungsbereich

Text Verwenden Sie diesen Felddatentyp für kürzere Texteingaben oder

Zahlenwerte, mit denen Sie später nicht rechnen wollen – bei-

spielsweise Telefonnummern, Postleitzahlen oder Ähnliches. Bis zu

255 Zeichen können pro Feld eingegeben werden. Kleinere Werte

erhöhen die Verarbeitungsgeschwindigkeit.

Memo

Der Felddatentyp Memo dient zur Eingabe längerer Texte. Bis zu

65.535 Zeichen können in solche Felder eingegeben werden.

Zahl Verwenden Sie diesen Felddatentyp für Daten, mit denen Sie auch

rechnen wollen – also für Zahlenwerte. Welches Format hier be-

nutzt werden soll, regeln Sie über die zugehörigen Feldeigenschaften

(siehe nächste Seite). Beachten Sie, dass für Zahlenangaben mit

Währungskennzeichen ein eigenes Format zur Verfügung steht. Für

manche Zahlenangaben eignen sich auch Textfelder besser.

Datum/Zeit Dieser Typ eignet sich für die Anzeige von Inhalten im Datums- und

Uhrzeitformat. Sie können für die Anzeige im Bereich Feldeigen-

schaften zwischen verschiedenen Formaten wählen.

Währung Verwenden Sie diesen Felddatentyp für die Anzeige einer Zahl

zusammen mit einem Währungskennzeichen.

AutoWert Bei Wahl dieses Typs setzt Microsoft Access für jeden Datensatz

automatisch eine Zahl in das Feld ein. Standardmäßig wird fortlau-

fend nummeriert und die Nummerierung beginnt bei 1. Es ist immer

nur ein AutoWert-Feld in einer Tabelle erlaubt.

Ja/Nein

Verwenden Sie diesen Felddatentyp für logische Werte wie Ja/Nein,

Wahr/Falsch, Ein/Aus bzw. alle sonstigen Felder, die einen von

zwei möglichen Werten enthalten.

OLE-Objekt Verwenden Sie diesen Typ in Fällen, in denen in anderen Program-

men erstellte Objekte in ein Formular oder einen Bericht eingefügt

werden sollen. Dazu gehören beispielsweise Grafiken, Fotos, Klän-

ge, aber auch Excel-Tabellen und Word-Dokumente.

Hyperlink Hiermit können Sie Ausdrücke als Hyperlinkadresse verwenden.

Das empfiehlt sich für die Darstellung von Webadressen in der

Datenbank.

Anlage

Dient zum Speichern von Bildern, Grafiken, Office-Dateien oder

einem beliebigen Dateityp. Dieser Datentyp ist neu seit Access 2007.

Berechnet

Erlaubt das Berechnen von Feldinhalten aus den Inhalten anderer

Felder des Datensatzes. Das ist neu in der Version 2010. Früher

mussten Sie dazu beispielsweise eine Abfrage verwenden.

Nachschlage-

Assistent

Erstellt ein Feld, das Ihnen ermöglicht, einen Wert aus einer ande-

ren Tabelle oder aus einer Liste von Werten mithilfe eines Listenfel-

des oder eines Kombinationsfeldes zu wählen.

Den Standarddatentyp für Felder in neuen Tabellen oder für Felder, die

Sie zu vorhandenen Tabellen hinzufügen, können Sie in der Kategorie

Objekt-Designer im Dialogfeld Access-Optionen einstellen.

Tipp: Standard-

datentyp

Tabellen anlegen 33