Microsoft Access 2010 - Die offizielle Schulungsunterlage (77-885)

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Daten eingeben und bearbeiten

Nachdem Sie – wie in der vorherigen Lektion beschrieben – die Struktur

einer Tabelle entweder über den Assistenten oder manuell erstellt haben,

können Sie sich daranmachen, die Tabelle mit Daten zu füllen. Daten geben

Sie in der Datenblattansicht der Tabelle ein. Die Techniken dazu sind ein-

fach zu beherrschen und Sie müssen nur einige Besonderheiten beachten, die

in dieser Lektion angesprochen werden.

Denken Sie auch daran, dass Sie über die Verwendung von Formularen eine

in den meisten Fällen weit bequemere Möglichkeit haben, Ihre Daten in eine

Tabelle einzugeben. Darauf werden wir in Lektion 7 eingehen. Wenn die

Daten bereits in anderen Formaten vorliegen sollten, können Sie sie meist

auch in Access importieren, was Ihnen einen großen Teil der Arbeit erspart.

Darüber reden wir in Lektion 9.

Lernziele

 Felddaten eingeben und korrigieren

 Datensätze bearbeiten

 Tabellen formatieren

Wenn Sie die in dieser Lektion beschriebenen Übungen nachvollziehen

wollen, können Sie dafür die Beispieldatei Datenbank3.accdb aus dem

Ordner Aufgaben öffnen. Die Resultate dieser Arbeit finden Sie in der

gleichnamigen Datei im Ordner Ergebnisse.

Beispieldatei:

Datenbank3

Felddaten eingeben und korrigieren

In der Datenblattansicht der Tabelle können Sie die Felddaten eingeben und

eingegebene Felddaten korrigieren.

 Nach dem Öffnen einer Tabelle in der Datenblattansicht ist automatisch

das erste Feld im ersten Datensatz markiert. Wenn Sie Daten in einer

noch leeren Tabelle eingeben wollen, können Sie also sofort damit begin-

nen.

 Bestimmte Bearbeitungsvorgänge betreffen alle Felder eines Datensatzes.

Sie können beispielsweise Datensätze kopieren oder aus der Tabelle

löschen.

Öffnen Sie für diese Lektion Tabelle1. Sie zeigt in etwa die Struktur, die Sie

in der vorherigen Lektion festgelegt haben, und beinhaltet bereits drei Daten-

sätze.

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Zwischen und in Datensätzen navigieren

Zwischen den vorhandenen Datensätzen können Sie schnell wechseln. Dazu

stehen mehrere Methoden zur Verfügung. Am bequemsten geht es über die

Navigationsschaltflächen am unteren Rand des Fensters bzw. über die diesen

Funktionen zugeordneten Tastenkombinationen.

Symbol Tasten Wirkung

(Strg)+(Pos1) Zum ersten Feld im ersten Datensatz

(Strg)+(½) Zum aktuellen Feld im ersten Datensatz

(Strg)+(¼) Zum aktuellen Feld im letzten Datensatz

(Strg)+(Ende) Zum letzten Feld im letzten Datensatz

(Strg)+(+) Zu einem neuen Datensatz

 Sie können die Nummer des gewünschten Datensatzes auch direkt in der

Leiste eingeben. Klicken Sie in das Feld, in dem normalerweise die Num-

mer des aktuellen Datensatzes angezeigt wird, und geben Sie die Nummer

des auszuwählenden Datensatzes ein. Bestätigen Sie mit der Taste (¢).

 Auch über die Optionen der Liste zur Schaltfläche Gehe zu in der Gruppe

Suchen auf der Registerkarte Start im Menüband können Sie zwischen

bestimmten Datensätzen wechseln.

Innerhalb eines Datensatzes navigieren Sie von Feld zu Feld am einfachsten

über die Tasten (ÿ), (¢) und (Æ). Über die Kategorie Clienteinstellungen

im Dialogfeld Access-Optionen können Sie einstellen, welche Wirkung das

Drücken der Taste (¢) hat.

Übung 1: Neuen Datensatz anlegen

Nach dem Öffnen einer Tabelle in der Datenblattansicht ist automatisch das

erste Feld im ersten Datensatz markiert. Wenn Sie Daten in einer noch lee-

ren Tabelle eingeben wollen, können Sie also sofort damit beginnen. Einen

zusätzlichen Hinweis bietet auch der Datensatzmarkierer am linken Rand.

Sind bereits Datensätze in der Tabelle vorhanden, müssen Sie zunächst das

Feld markieren, in dem Sie mit der Eingabe beginnen wollen. Im Allgemei-

nen werden Sie die Daten in einem neuen Datensatz anlegen wollen. Klicken

Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Neu oder kli-

cken Sie auf die entsprechende Schaltfläche in der Navigationsleiste am

unteren Rand der Tabelle. Sie können zum Markieren eines neuen Datensat-

zes auch die Tastenkombination (Strg)+(+) drücken oder einfach das erste

Feld der letzten Zeile anklicken. Der neue Datensatz wird daraufhin markiert

und die Einfügemarke erscheint im ersten Feld dieses Datensatzes.

Die Tabelle ist

bereit zur Eingabe

eines neuen

Datensatzes

40 Kapitel 3