Microsoft Access 2010 - Die offizielle Schulungsunterlage (77-885)

Feldinhalte berechnen

Nachdem Sie jetzt das Grundprinzip der Arbeit mit Abfragen kennen, kön-

nen wir uns einer weiteren wichtigen Aufgabe dieser Objektgruppe zuwen-

den: dem Berechnen von Daten aus den Grunddaten einer Tabelle. Innerhalb

einer Tabelle können Sie eine solche Aufgabe nicht erledigen; diese beinhal-

ten nur elementare Daten und keine daraus abgeleiteten Werte. Anstatt über

Abfragen zu arbeiten, können Sie Berechnungen aber auch in Formularen

durchführen (siehe hierzu die Lektionen 6 und 7).

Übung 14: Texte verknüpfen

Wenn Sie Zeichenfolgen als Feldinhalte verwenden, können Sie diese über

Operatoren und geeignete Funktionen ändern lassen und daraus auch neue

Zeichenfolgen erstellen. Beispielsweise können Sie die Eintragungen in den

Feldern Vorname und Nachname zu einem Feld Name zusammenführen.

Dazu können Sie den Verkettungsoperator & benutzen.

Lernziel 4.5

1. Öffnen Sie Abfrage1 in der Entwurfsansicht. Hier sind bereits die Felder

Vorname und Nachname in den Entwurfsbereich übernommen worden.

2. Fügen Sie eine neue Feldspalte ein, indem Sie die erste Spalte im Ent-

wurfsbereich markieren und dann auf der Registerkarte Abfrage-

tools/Entwurf in der Gruppe Abfragesetup auf Spalten einfügen klicken.

3. Definieren Sie in der neuen Spalte ein Feld Name, in dem die Inhalte der

Felder Vorname und Nachname – getrennt durch ein Leerzeichen – zu-

sammengefasst werden. Wenn Sie in solchen Zeichenfolgen neben den

Feldinhalten auch mit festen Daten – dazu gehören auch Leerzeichen –

arbeiten wollen, müssen Sie diese in Anführungszeichen setzen. Verwen-

den Sie beispielsweise den Ausdruck Name: [Vorname] & " " & [Nach-

name]. Schalten Sie außerdem die Anzeige der schon vorhandenen

Felder Vorname und Nachname ab.

Hier wird die

Verknüpfung

durchgeführt

4. Wechseln Sie zur Kontrolle in die Datenblattansicht. Die Kombination

der beiden Bestandteile wird angezeigt.

Die eckigen Klammern können Sie bei der Eingabe auch weglassen. Access

setzt sie automatisch, nachdem Sie die Eingabe abgeschlossen haben.

Abfragen formulieren 65

Das Dialogfeld Zoom verwenden

Wenn Sie für eine Berechnung längere Ausdrücke eingeben wollen, können

Sie dafür auch mit einem Dialogfeld arbeiten, das Ihnen mehr Raum zur

Verfügung stellt. Markieren Sie dazu die Spalte, in der Sie den Ausdruck

eingeben wollen, und drücken Sie (ª)+(F2). Das zeigt das Dialogfeld Zoom

an. Darin können Sie den Ausdruck bequem eingeben oder editieren.

Lernziel 4.5

Übung 15: Berechnungen mit Zahlenwerten

Richtige Berechnungen führen Sie wahrscheinlich meist mit Zahlenwerten

durch. Bei einer einfachen arithmetischen Berechnung werden die Werte

mithilfe von arithmetischen Operatoren miteinander verknüpft.

Lernziel 4.5

Operator Verwendung

+ Addiert zwei Werte

- Subtrahiert einen Wert von einem anderen

* Multipliziert zwei Werte

/ Dividiert einen Wert durch einen anderen

\ Dividiert, gibt aber nur eine ganze Zahl zurück

^ Erhebt einen Wert zum Exponenten eines anderen Wertes

Mod

Gibt den Rest einer Division zurück

Beispielsweise können Sie mithilfe einfacher Operatoren aus einem Nettobe-

trag die Mehrwertsteuer und den Bruttobetrag berechnen.

1. Abfrage1 sollte von der letzten Übung her noch geöffnet sein. Sorgen Sie

dafür, dass sie in der Entwurfsansicht angezeigt wird.

2. Definieren Sie im Entwurfsbereich ein neues Feld MWSt, in dem die

Mehrwertsteuer zu den Inhalten des Feldes Nettoumsatz berechnet wird.

Verwenden Sie dazu den Ausdruck MWSt: [Nettoumsatz]*0,19.

3. Definieren Sie ein weiteres Feld mit dem Namen Bruttoumsatz, in dem

die Felder Nettoumsatz und MWSt addiert werden. Verwenden Sie dazu

den Ausdruck Bruttoumsatz: [Nettoumsatz]+[MWSt].

Hier wird die

Mehrwertsteuer

berechnet

66 Kapitel 4

4. Schalten Sie zur Kontrolle in die Datenblattansicht. Das Ergebnis der

Berechnung wird angezeigt.

5. Speichern Sie die Abfrage. Sie werden sie in dieser Form anschließend

noch benötigen. Schließen Sie die Abfrage durch einen Klick auf die übli-

che Schaltfläche in der Titelleiste.

Den Ausdrucks-Generator verwenden

Für die Eingabe von komplizierten Berechnungen empfiehlt es sich, den

Ausdrucks-Generator zu verwenden, den Sie – nach dem Markieren der

gewünschten Spalte – mit (Strg)+(F2) anzeigen lassen.

Lernziel 4.5

 In der Liste Ausdruckselemente werden die Elemente der obersten Ebene

angezeigt, die zum Erstellen eines Ausdrucks zur Verfügung stehen, wie

etwa Datenbankobjekte, Funktionen, Konstanten, Operatoren und allge-

meine Ausdrücke. Wählen Sie das gewünschte Element.

 Die Liste Ausdruckskategorien enthält dann bestimmte Elemente für die

getroffene Auswahl. Wenn Sie z.B. in der Liste Ausdruckselemente auf In-

tegrierte Funktionen klicken, werden in der Liste Ausdruckskategorien die

Funktionskategorien angezeigt. Wählen Sie die gewünschte Kategorie.

 Um eine Funktion zu übernehmen, doppelklicken Sie auf ihren Namen in

der Liste Ausdruckswerte. Die Funktion wird dann oben im Generator

angezeigt. Editieren Sie die notwendigen Argumente.

 Klicken Sie auf OK, um den Ausdruck in der Abfrage anzeigen zu lassen.

Abfragen formulieren 67