Microsoft Access 2010 - Die offizielle Schulungsunterlage (77-885)

Mit Aktionsabfragen arbeiten

Neben der Auswahlabfrage können Sie noch eine Reihe anderer Abfrage-

typen einsetzen. Zum Einstellen des gewünschten Typs benutzen Sie die

Befehle auf der Registerkarte Abfragetools/Entwurf in der Gruppe Abfrage-

typ. Diese Abfragetypen ändern meist den Datenbestand der zugrunde lie-

genden Tabellen.

Übung 16: Tabellenerstellungsabfrage

Mit dem Befehl Tabellenerstellungsabfrage können Sie die über die Abfrage

erstellten Datenkombinationen in einer neuen Tabelle ablegen lassen. Das

empfiehlt sich beispielsweise auch, wenn Sie die Daten aus mehreren Tabel-

len in einer neuen Tabelle zusammenfassen möchten.

Lernziel 4.1

1. Öffnen Sie die eben modifizierte Abfrage1 wieder in der Entwurfsansicht.

2. Klicken Sie in der Gruppe Abfragetyp auf die Schaltfläche Tabelle erstel-

len. Das Dialogfeld Neue Tabelle erstellen wird angezeigt.

3. Geben Sie für diese Übung im Feld Tabellenname die Bezeichnung Tabel-

le2 ein und bestätigen Sie über die Schaltfläche OK.

4. Sie können die Abfrage direkt aus der Entwurfsansicht heraus ausführen.

Klicken Sie dazu in der Gruppe Ergebnisse auf die Schaltfläche Ausfüh-

ren. Eine Meldung wird angezeigt, in der Sie auf die Wirkung der Abfrage

hingewiesen werden. Wenn Sie in diesem Dialogfeld Ja wählen, wird die

neue Tabelle erstellt.

5. Speichern und schließen Sie die Abfrage.

Das Ergebnis können Sie durch Öffnen der neuen Tabelle2 kontrollieren.

68 Kapitel 4

Aktionsabfragen werden nach dem Speichern im Navigationsbereich

durch ein zusätzliches Symbol besonders gekennzeichnet. Beachten Sie

auf jeden Fall, dass durch das Öffnen einer Aktionsabfrage per Doppel-

klick auf den entsprechenden Eintrag im Navigationsbereich die betref-

fende Aktionsabfrage ausgeführt wird. Wenn Sie sie editieren wollen,

wählen Sie den Befehl Entwurfsansicht im Kontextmenü zum Eintrag

der Abfrage.

Achtung: Vorsicht

beim Öffnen

Weitere Aktionsabfragen

Access verfügt außerdem über weitere Typen von Aktionsabfragen, mit denen

Sie den Datenbestand von Tabellen ändern können. Einige Abfragetypen

ändern die Daten in den zugrunde liegenden oder anderen bereits bestehen-

den Tabellen. Es handelt sich hierbei also um recht gefährliche Werkzeuge.

Wenn Sie eine der Aktionsabfragen aktiviert haben, werden Sie darum bei

der Ausführung einer solchen Abfrage vor den möglichen Konsequenzen

gewarnt. Erst wenn Sie in dieser Warnung auf Ja klicken, werden die Daten

in der Tabelle geändert.

Lernziel 4.1

 Die Option Aktualisieren verwenden Sie dann, wenn Sie die Daten einer

zugrunde liegenden Tabelle abändern lassen wollen. Beispielsweise könn-

ten Sie die Preise in Ihren Rechnungen automatisch um einen bestimmten

Faktor erhöhen. Sie können eine Aktualisierungsabfrage nicht für Felder

benutzen, die sich aus Berechnungen in Abfragen ergeben, denn die

Werte in berechneten Feldern befinden sich nicht dauerhaft in Tabellen.

Außerdem sind sie nicht auf Primärschlüsselfelder anwendbar, die

Bestandteile von Tabellenbeziehungen sind, sofern Sie nicht festlegen,

dass die Beziehungen Aktualisierungen automatisch an Schlüsselfelder

und verknüpfte Felder weitergeben.

 Mithilfe der Option Anfügen lassen sich weitere Datensätze am Ende

einer anderen Tabelle einfügen. Sie können dabei dieselben Feldnamen

verwenden. Die für die Felder in der Quelltabelle festgelegten Datentypen

müssen mit den für die Felder in der Zieltabelle festgelegten Typen kom-

patibel sein. Die Quell- und die Zieltabellen befinden sich in der Regel in

derselben Datenbank; dies muss aber nicht zwangsläufig so sein. Denken

Sie daran, dass Sie mit Anfügeabfragen nicht die Daten in einzelnen Fel-

dern in vorhandenen Datensätzen ändern können. Für diese Art Aufgabe

müssen Sie eine Aktualisierungsabfrage verwenden. Mit Anfügeabfragen

können Sie lediglich Zeilen mit Daten hinzufügen.

 Über die Option Löschen können Sie Datensätze aus der oder den

zugrunde liegenden Tabelle(n) entfernen lassen. Sie müssen für mindes-

tens ein Feld der Tabelle ein Kriterium angeben, das die Datensätze be-

schreibt, die gelöscht werden sollen.

Da Sie die Ergebnisse einer Aktionsabfrage nicht rückgängig machen

können, sollten Sie die Datenbank sichern, bevor Sie die Abfrage ausfüh-

ren. Hinweise dazu finden Sie in Lektion 9. Mit einer Sicherung garan-

tieren Sie, dass Sie die Änderungen gegebenenfalls wieder zurücknehmen

können, indem Sie die ursprüngliche Datenbank verwenden.

Tipp: Vorher

sichern

Abfragen formulieren 69