Microsoft Access 2010 - Die offizielle Schulungsunterlage (77-885)

5. Ändern Sie die Beschriftung in Name. Aktivieren Sie dann noch unter

Möchten Sie für den Nachschlagevorgang mehrere Werte speichern? das

Kontrollkästchen Mehrere Werte zulassen, um das Speichern von Mehr-

fachwerten zu ermöglichen.

6. Klicken Sie auf Fertig stellen. Sie werden aufgefordert, die Tabelle zu

speichern. Tun Sie das.

7. Schalten Sie zur Datenblattansicht um und öffnen Sie die Liste zum Feld

Name.

8. Um Felder auszuwählen, aktivieren Sie das zugehörige Kontrollkästchen.

Klicken Sie dann auf OK. Die ausgewählten Elemente werden im Feld

Name aufgelistet.

Mehrere Elemente

wurden zusam-

mengefasst

9. Speichern Sie die Änderungen in der Tabelle und schließen Sie sie.

Tabellen aufteilen

Wahrscheinlich werden Sie beim Entwurf einer Datenbank manchmal in die

Situation kommen, dass Sie Tabelleneintragungen mehrfach benutzen und so

eine für die Datenbank nicht optimale Struktur erzeugen.

Übung 11: Tabelle analysieren

Access beinhaltet ein Werkzeug, das solche Fehler erkennen und korrigieren

kann. Sie sollten dessen Wirkung einmal ausprobieren und eine nicht optimal

strukturierte Tabelle in zwei Tabellen aufteilen.

Lernziel 2.4

1. Sorgen Sie dafür, dass alle Objekte in der Datenbank geschlossen sind.

82 Kapitel 5

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Analy-

sieren auf Tabelle analysieren. Das startet ein Analysewerkzeug, das den

Aufbau der Tabelle untersucht. Die ersten beiden Seiten darin dienen zur

Einführung. Lesen Sie sich die Beschreibungen durch und klicken Sie auf

Weiter.

3. Anschließend müssen Sie angeben, welche Tabelle untersucht werden

soll. Verwenden Sie Tabelle6, in der Daten mehrfach enthalten sind.

4. Nach einem Klick auf Weiter müssen Sie angeben, wie die Analyse durch-

geführt werden soll. Wählen Sie Dem Assistenten die Entscheidung über-

lassen und wechseln Sie zur nächsten Seite.

5. In diesem Beispiel schlägt der Assistent vor, Tabelle6 in zwei Tabellen

Tabelle7 und Tabelle8 aufzuteilen. Hintergründe dazu erfahren Sie, wenn

Sie auf die Schaltfläche Tipps rechts oben auf der Seite klicken.

6. Wenn Sie den Tabellen andere Namen geben möchten, benutzen Sie die

Schaltfläche Tabelle umbenennen. Belassen Sie es aber für diese Übung

bei den Voreinstellungen.

7. Klicken Sie auf Weiter. Sie können dann die Schaltflächen auf der rechten

Seite verwenden, um Primärschlüssel zu setzen oder zu ändern. Belassen

Sie es auch hier bei den Voreinstellungen. Klicken Sie auf Weiter.

8. Auf der letzten Seite werden Sie gefragt, ob Sie eine Abfrage erstellen

möchten, die die nun aufgeteilten Tabellen wieder zusammenführt. Tun

Sie das und schließen Sie den Assistenten durch einen Klick auf Fertig

stellen ab.

9. Der Assistent erstellt dann zwei neue Tabellen sowie eine Abfrage. Die

ursprüngliche Tabelle6 wird in Tabelle6_ALT umbenannt.

Tabellen verknüpfen 83

Zusammenfassung

Indem Sie das Verknüpfen von Tabellen benutzen, können Sie die Daten-

bestände in den Grunddaten schlank halten und trotzdem über gemeinsame

Abfragen wichtige Zusammenhänge darstellen. Diese Technik werden wir in

den folgenden Lektionen – beispielsweise beim Erstellen von Unterformula-

ren oder Unterberichten – noch weiter benutzen.

Wiederholungsfragen

 Warum werden Tabellen miteinander verknüpft?

 Was ist ein Primärschlüssel und wozu benutzt man ihn?

 Kann man mehrere Felder einer Tabelle gleichzeitig als Primärschlüssel-

feld verwenden?

 Welche Formen der Verknüpfung von Tabellen kennen Sie?

 Wozu benutzen Sie beispielsweise eine 1:n-Beziehung?

 Über welchen Befehl können Sie – unabhängig von Abfragen – allge-

meine Beziehungen zwischen Tabellen definieren?

 Was versteht man unter referentieller Integrität?

 Welche Einstellung verwenden Sie, um zu vermeiden, dass Datensätze

aus der Primärtabelle gelöscht werden können, wenn es in einer ver-

knüpften Tabelle dazugehörende Datensätze gibt?

 Was sind Untertabellen?

 Wie und warum teilen Sie Tabellen auf?

84 Kapitel 5