Microsoft Access 2010 - Die offizielle Schulungsunterlage (77-885)

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Berichte entwickeln

Über Berichte fassen Sie die Daten verschiedener Datensätze zusammen und

werten sie aus. So erkennen Sie beispielsweise Strukturen und Trends in

Ihren Daten. Sie können in solchen Berichten praktisch jede Information wie

gewünscht darstellen. Access stellt zum Anfertigen von Berichten Assistenten

bereit, die Ihnen einen großen Teil der Arbeit abnehmen.

Lernziele

 Berichte erstellen

 In der Entwurfsansicht arbeiten

 Die Anordnung optimieren

 Gruppieren, Sortieren, Filtern

 Berichte und Steuerelemente formatieren

Wenn Sie die in dieser Lektion beschriebenen Übungen nachvollziehen

wollen, können Sie dafür die Beispieldatei Datenbank8.accdb aus dem

Ordner Aufgaben öffnen. Sie finden darin alle Objekte, die vorausgesetzt

werden. Die Resultate dieser Arbeit finden Sie in der gleichnamigen

Datei im Ordner Ergebnisse.

Beispieldatei:

Datenbank8

Bericht erstellen

Um einen Bericht zu erstellen, benötigen Sie – wie bei einem Formular –

einen zugrunde liegenden Datenbestand. Dabei kann es sich um eine Tabelle

mit den Originaldaten oder um eine Abfrage handeln. Auf dieser Basis kön-

nen Sie den Bericht erstellen, den Sie anschließend speichern müssen.

Übung 1: Einfachen Bericht anlegen

Zum Anlegen eines einfachen Berichts auf der Basis eines schon vorhande-

nen Datenbestands gehen Sie ähnlich wie schon von anderen Objekten her

gewohnt vor.

Lernziel 5.1

1. Markieren Sie die Tabelle oder Abfrage, deren Daten im Bericht verwen-

det werden sollen, oder öffnen Sie das Objekt. Benutzen Sie für diese

Übung Tabelle1.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen auf die Schaltfläche Bericht.

Ein Bericht wird erstellt, der alle Felder der Tabelle oder Abfrage enthält

und diese in Tabellenform darstellt. Er trägt zunächst den Namen des ihm

zugrunde liegenden Objekts.

117

Einfache Berichte

werden in

Tabellenform

erstellt

3. Speichern Sie den Bericht. Geben Sie ihm dabei den Namen Bericht1.

4. Schließen Sie den Bericht.

Übung 2: Neuen Bericht über den Assistenten anlegen

Oft werden Sie aber in einem Bericht nicht alle Felder des zugrunde liegen-

den Datenbestands anzeigen lassen wollen, sondern nur eine Auswahl. In

diesen Fällen sollten Sie zum Erstellen des Berichts den Berichts-Assistenten

benutzen.

Lernziel 5.1

1. Markieren Sie die Tabelle oder Abfrage, deren Daten im Bericht verwen-

det werden sollen, oder öffnen Sie sie. Benutzen Sie für diese Übung wie-

der Tabelle1.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Berichte auf die

Schaltfläche Berichts-Assistent. Der Assistent wird angezeigt. Die zuvor

markierte Tabelle oder Abfrage ist bereits ausgewählt; Sie können hier

aber noch eine andere Datenbasis wählen.

Wählen Sie hie

r

eine Tabelle ode

r

Abfrage aus

3. Legen Sie fest, welche Felder Sie in den Bericht übernehmen wollen.

Fügen Sie die Felder in der Reihenfolge ein, in der sie später im Bericht

vorkommen sollen. Übernehmen Sie die Felder Nachname, Vorname,

Straße, Postleitzahl und Ort. Klicken Sie auf Weiter.

118 Kapitel 8

4. Legen Sie dann fest, ob und nach welchen Feldern gruppiert werden soll.

Wenn Sie sich zum Gruppieren entscheiden, werden später die zusam-

mengehörenden Daten in Gruppen unterhalb des festgelegten Gruppier-

feldes zusammengefasst. Wählen Sie für diese Übung eine Gruppierung

nach dem Feld Ort.

Das Gruppierungs-

feld wird hie

r

angezeigt

5. Klicken Sie auf Weiter und legen Sie fest, nach welchen Feldern sortiert

werden soll. Sorgen Sie dafür, dass erst nach dem Feld Nachname und

dann nach dem Feld Vorname sortiert wird.

6. Auf den folgenden beiden Seiten legen Sie das Layout und das Format für

den Bericht fest. Der jeweils markierte Stil wird im linken Fenster in einer

Vorschau skizziert. Sie sollten einige Stile auf dieser Seite ausprobieren.

Belassen Sie es aber dann bei den Voreinstellungen.

7. Nach einem weiteren Klick auf Weiter können Sie dem Bericht einen

Namen geben und entscheiden, was als Nächstes getan werden soll.

Benutzen Sie den Namen Bericht2 und lassen Sie die Berichtsvorschau

anzeigen.

8. Bestätigen Sie über die Schaltfläche Fertig stellen. Der Bericht wird

erstellt und in der Ansicht geöffnet, die Sie zuvor im Assistenten festgelegt

hatten.

Berichte entwickeln 119