Microsoft Access 2010 - Die offizielle Schulungsunterlage (77-885)

In der Entwurfsansicht arbeiten

In der Entwurfsansicht können Sie durch Einfügen von Steuerelementen

festlegen, welche Informationen in dem Bericht angezeigt werden sollen. Sie

gehen dabei im Prinzip genauso vor wie bei der Definition eines Formulars

(siehe Lektion 6): Öffnen Sie den Bericht in der Entwurfsansicht und benut-

zen Sie die Elemente in der Gruppe Steuerelemente auf der Registerkarte

Berichtentwurfstools/Entwurf sowie die Feldliste.

Bereiche im Bericht

Der Unterschied zum Formularentwurf besteht im Wesentlichen darin, dass

Sie im Bericht von vornherein mehrere Bereiche vorfinden. Standardmäßig

besteht ein Berichtsentwurf zunächst aus drei Abschnitten – dem Seitenkopf,

dem Detailbereich und dem Seitenfuß. Die in den Bereichen Seitenkopf und

Seitenfuß eingegebenen Daten erscheinen in den Datenansichten des

Berichts und beim Drucken auf jeder Seite. Sie können hier also Spalten-

überschriften und zusammenfassende Informationen unterbringen. Den

Detailbereich benutzen Sie zur Anzeige der einzelnen Daten.

Lernziel 5.1

 Über den Befehl Seitenkopf/-fuß im Kontextmenü zur Berichtsfläche

schalten Sie die Anzeige der Bereiche Seitenkopf und Seitenfuß ein und

aus. Probieren Sie das einmal aus. Dadurch werden aber auch gleichzeitig

alle bereits in diesen Bereichen vorgenommenen Eingaben gelöscht!

 Zusätzlich können Sie über den Befehl Berichtskopf/-fuß in diesem Kon-

textmenü noch zwei zusätzliche Abschnitte anzeigen lassen. Der Be-

richtskopf erscheint am Anfang des Berichts auf der ersten Seite. Er eignet

sich beispielsweise zur Angabe einer einleitenden Überschrift für den ge-

samten Bericht. Der Berichtsfuß wird am Ende des Berichts – auf der letz-

ten Seite – angezeigt. Hier können Sie zusammenfassende Ergebnisse –

wie beispielsweise Summenwerte oder andere statistische Auswertungen –

für die Daten im Bericht darstellen. Auch hier gilt, dass beim Ausblenden

alle vorher in diesen Bereichen eingegebenen Daten gelöscht werden!

Zusätzliche

Abschnitte können

angezeigt werden

122 Kapitel 8

 Um den Platz festzulegen, den Sie im Bericht für die einzelnen Bereiche

zur Verfügung stellen wollen, verschieben Sie die entsprechenden

Begrenzungslinien. Setzen Sie dazu den Mauszeiger auf die einen Bereich

abschließende Begrenzungslinie und verschieben Sie diese mit gedrückter

Maustaste.

 Die Breite bzw. Höhe eines Berichts in der später verwendeten Daten-

ansicht regeln Sie, indem Sie die helle Hintergrundfläche vergrößern oder

verkleinern. Verschieben Sie dazu die Begrenzungslinien über die Maus.

Übung 4: Einem leeren Bericht eine Datengrundlage zuweisen

Wenn Sie einen leeren Bericht über den Befehl Berichtsentwurf erstellen, ist

dieser noch nicht an eine Tabelle oder Abfrage gebunden. Damit sinnvolle

Inhalte im Bericht angezeigt werden können, müssen Sie eine solche

Bindung erst vornehmen.

Lernziel 5.1

1. Sorgen Sie dafür, dass Bericht4 in der Entwurfsansicht angezeigt wird.

Markieren Sie den Bericht als Ganzes, indem Sie auf den Berichtsmarkie-

rer links oben klicken.

2. Klicken Sie dann auf der Registerkarte Berichtentwurfstools/Entwurf in

der Gruppe Tools auf Eigenschaftenblatt. Das Eigenschaftenblatt wird an-

gezeigt.

3. Lassen Sie die Registerkarte Daten oder die Registerkarte Alle anzeigen

und wählen Sie im Listenfeld Datensatzquelle die Tabelle Tabelle2 aus.

4. Speichern Sie den Bericht. Beachten Sie, dass er jetzt im Navigations-

bereich nicht mehr unter Nicht verwandte Objekte angezeigt wird, son-

dern unter Tabelle2.

Übung 5: Angaben im Berichtskopf eingeben

Die Eingaben im Berichtskopf bilden die Überschrift für die erste Seite im

Bericht – also den Bericht als Ganzes. Verwenden Sie hier keine Steuerele-

mente, die sich auf einzelne Datensätze beziehen, sondern Bezeichnungsfel-

der. Auch ungebundene Textfelder – beispielsweise zur Angabe des aktuellen

Datums – oder ungebundene Objektfelder machen an dieser Stelle Sinn. Sie

können diese Eingaben auch in der Layoutansicht vornehmen, die Entwurf-

sansicht ist aber besser geeignet.

Lernziel 5.2

1. Sorgen Sie zunächst dafür, dass im Entwurf die Bereiche Berichtskopf

und Berichtsfuß angezeigt werden. Wählen Sie dazu den Befehl Be-

richtskopf/-fuß im Kontextmenü zur Berichtsfläche.

Berichte entwickeln 123