Microsoft Access 2010 - Die offizielle Schulungsunterlage (77-885)

 Die Optionen zum Ausrichten eignen sich gut, wenn Sie die Position

einiger Felder geändert haben und sie anschließend wieder auf gemeinsa-

me Führungslinien setzen wollen. Markieren Sie dazu mit gedrückter Tas-

te (ª) mindestens zwei Felder, die Sie aneinander ausrichten wollen, und

wählen Sie dann die gewünschte Option in der Liste zur Schaltfläche

Ausrichten.

 Über die Optionen in der Liste zur Schaltfläche Größe/Abstand können

Sie beispielsweise schnell die Größe von mehreren Feldern einander an-

gleichen oder deren Abstand voneinander regeln. Auch hier müssen Sie

meist mindestens zwei Felder gemeinsam auswählen.

Gruppieren, Sortieren, Filtern

Wenn Sie einen Bericht mit einer der zuvor beschriebenen Methoden ohne

zusätzliche Angaben zum Filtern oder Sortieren definieren, werden die Da-

tensätze im Bericht in der Reihenfolge angezeigt, in der sie in der zugrunde

liegenden Tabelle oder Abfrage aufgelistet werden. Sie können diese Reihen-

folge aber nachträglich ändern und auch Gruppen definieren, in denen die

Daten angeordnet werden sollen.

Klicken Sie auf der Registerkarte Berichtslayouttools/Entwurf bzw. Bericht-

entwurfstools/Entwurf in der Gruppe Gruppierung und Summen auf die

Schaltfläche Gruppieren und Sortieren. Das bewirkt zunächst, dass ein weite-

rer Fensterbereich angezeigt wird, über den Sie die gewünschten Einstellun-

gen vornehmen können.

Übung 10: Gruppieren

In der Grundeinstellung wird noch keine Gruppierung vorgenommen; alle

Datensätze werden auf derselben Ebene dargestellt. Durch eine Gruppierung

führen Sie eine zusätzliche Ebene in die Struktur ein. Wenn Sie beispiels-

weise eine Sortierung nach einem Feld Nachname vorgenommen haben,

können Sie über eine Gruppierung dafür sorgen, dass alle Datensätze mit

derselben Eintragung in diesem Feld zusammengefasst dargestellt werden.

Unterschiedliche Eintragungen in einem Feld Vorname werden dann als

Elemente dieser Gruppe angezeigt.

Lernziel 5.6

1. Stellen Sie sicher, dass Bericht4 in der Layoutansicht zusammen mit dem

Fensterbereich Gruppieren, Sortieren und Summe angezeigt wird.

2. Klicken Sie auf Gruppe hinzufügen. Anschließend wählen Sie in der Liste

zu Feld auswählen das Feld aus, nach dem gruppiert werden soll. Benut-

zen Sie für diese Übung das Feld Ort. Nach dieser Wahl wird die Einstel-

lung im Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe angezeigt.

Berichte entwickeln 129

3. Weitere Einstellungen zu dieser schnell erstellten Gruppierung werden

angezeigt, nachdem Sie auf Mehr geklickt haben. Durch einen Klick auf

Weniger blenden Sie die Details wieder aus.

4. Beachten Sie, dass Ihre Aktion einen zusätzlichen Bereich – den Kopf-

bereich – eingefügt hat. In diesem Bereich können Sie jetzt angeben, was

als Überschrift für eine Gruppe angezeigt werden soll. Für unser Beispiel

empfiehlt es sich, den Namen des Ortes anzuzeigen: Klicken Sie auf der

Registerkarte Berichtentwurfstools/Entwurf in der Gruppe Steuerelemente

auf die Schaltfläche Textfeld. Markieren Sie gleich anschließend das Feld

Ort in der Feldliste und ziehen Sie es in den Kopfbereich des Berichts. Das

Steuerelement wird zusammen mit dem dazugehörenden Bezeichnungs-

feld erstellt.

5. Zum Verbessern der Übersicht können Sie unterhalb dieser Anzeige noch

eine waagerechte Trennlinie einfügen. Diese finden Sie in der Gruppe

Steuerelemente auf der Registerkarte Berichtentwurfstools/Entwurf.

Der Kopfbereich

Übung 11: Sortieren

Nachdem Sie eine Gruppierung durchgeführt haben, können Sie innerhalb

der so definierten Gruppen sortieren lassen.

Lernziel 5.6

1. Stellen Sie sicher, dass Bericht4 in der Layoutansicht zusammen mit dem

Fensterbereich Gruppieren, Sortieren und Summe angezeigt wird.

2. Klicken Sie im Fensterbereich Gruppieren, Sortieren und Summe auf

Sortierung hinzufügen und wählen Sie in der Liste zu Feld auswählen das

Feld aus, nach dem sortiert werden soll. Benutzen Sie für diese Übung das

Feld Nachname. Nach dieser Wahl wird die Einstellung angezeigt.

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