Microsoft Access 2010 - Die offizielle Schulungsunterlage (77-885)

Wartung und Sicherung

Sie sollten an Ihren Datenbanken regelmäßig Wartungs- und Sicherungs-

aufgaben durchführen. Dazu gehört unter anderem das Komprimieren, Repa-

rieren und Sichern der Datenbanken. Die Befehle dazu finden Sie auf der

Registerkarte Datei im Menüband.

Übung 8: Für eine Access-Vorgängerversion speichern

Sie haben es sicher schon gemerkt: Ein spezielles Speichern ist nach dem

Anlegen einer Datenbank nicht mehr notwendig. Es gibt aber Fälle, in denen

Sie ein separates Speichern nutzen wollen – beispielsweise dann, wenn die

Datenbank später in einer Vorgängerversion von Access weiterverarbeitet

werden soll. Das ist aber nur möglich, wenn die Datenbank noch keine

Elemente enthält, die spezifisch für das von Access 2010 verwendete Datei-

format sind.

Lernziel 1.1

1. Sorgen Sie dafür, dass alle Elemente der aktuell geöffneten Datenbank

geschlossen sind.

2. Öffnen Sie die Registerkarte Datei und wählen Sie den Bereich Speichern

und Veröffentlichen. Wählen Sie dann die Option Datenbank speichern

als.

3. Rechts im Fenster finden Sie unter Datenbankdateitypen mehrere Optio-

nen zum Speichern der Datenbank in einem anderen Format. Wählen Sie

hier die gewünschte Option aus.

146 Kapitel 9

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern unter. Das öffnet das Dialog-

feld Speichern unter. Der aktuell verwendete Ordner ist eingestellt. Navi-

gieren Sie zu dem Ort, an dem die Kopie der Datenbank gespeichert wer-

den soll. Sie können für diese Übung die Voreinstellung benutzen. Beach-

ten Sie aber, dass Sicherungskopien allgemein möglichst in einem ande-

ren Speicherort abgelegt werden sollten, um auch bei Problemen mit dem

Datenträger mit dem Original geschützt zu sein.

5. Der vorher benutzte Dateiname wird unverändert übernommen. Sie kön-

nen aber auch einen anderen Namen eingeben.

6. Klicken Sie auf Speichern, um eine Kopie im Format der vorher gewähl-

ten Vorversion zu erzeugen.

Beachten Sie, dass es sich bei der jetzt aktuell in Access geöffneten

Datenbank um eine handelt, die mit der gewählten Vorgängerversion

kompatibel ist: Sie arbeiten also beispielsweise jetzt in einer Access 2002

- 2003-Datenbank und spezielle Elemente, die für Access 2010 spezifisch

sind, können nicht mehr in der Datenbank benutzt werden.

Achtung:

Vorgängerversion

ist aktuell

Übung 9: Komprimieren und reparieren

Um eine optimale Leistung sicherzustellen, sollten Sie die Microsoft Access-

Dateien regelmäßig komprimieren und reparieren. Da Access bei diesem

Prozess möglicherweise in der Datenbank Korrekturen durchführt, sollten

Sie zuvor eine Sicherungskopie erstellen.

Lernziel 1.1

 Öffnen Sie die Registerkarte Datei und wählen Sie den Bereich Informa-

tionen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Datenbank komprimieren

und reparieren. Dieser Prozess geschieht kommentarlos.

Sie können dafür sorgen, dass dieser Prozess beim Schließen einer

Datenbank automatisch durchgeführt wird. Dazu aktivieren Sie das Kon-

trollkästchen Beim Schließen komprimieren in der Kategorie Aktuelle

Datenbank im Dialogfeld Access-Optionen.

Tipp: Auto-

matisch

komprimieren

Übung 10: Datenbanken sichern

Sie sollten von Ihren Datenbanken in regelmäßigen Abständen eine Siche-

rungsdatei anlegen, um gegen Datenverluste geschützt zu sein. Eine solche

Sicherungsdatei können Sie bei Bedarf wieder direkt in Access öffnen. Wenn

Sie eine Sicherungsdatei in Zukunft als Original verwenden möchten, kön-

nen Sie sie über ein Explorerfenster des Betriebssystems umbenennen.

Lernziel 1.1

1. Speichern und schließen Sie alle Objekte in der aktuellen Datenbank.

2. Öffnen Sie die Registerkarte Datei und wählen Sie den Bereich Speichern

und Veröffentlichen. Wählen Sie dann die Option Datenbank speichern

als.

Verwaltungsaufgaben 147