Microsoft Excel 2010 - Das offizielle Trainingsbuch

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Um eine Arbeitsmappe als PDF- oder XPS-Datei abzuspeichern, gehen Sie

folgendermaßen vor:

1 Klicken Sie zuerst auf die Registerkarte Datei, dann links auf Speichern und

Senden, anschließend in der Mitte der Backstage-Ansicht auf PDF/XPS-

Dokument erstellen und zum Schluss rechts auf die Schaltfläche PDF/XPS-

Dokument erstellen.

2 Wählen Sie im Dialogfeld Als PDF oder XPS veröffentlichen das gewünschte

Dateiformat.

3 Wenn Sie nicht vorhaben, die Datei auszudrucken, sondern sie nur im Web

veröffentlichen möchten, aktivieren Sie die Option Minimale Größe.

4 Wenn Sie angeben möchten, was und wie viel von der Arbeitsmappe veröffent-

licht werden soll, klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen, treffen Sie Ihre

Auswahl und klicken Sie auf OK.

5 Klicken Sie zum Schluss auf die Schaltfläche Veröffentlichen.

Kommentieren

Die Zellen einer Arbeitsmappe zu kommentieren, ist in Excel ganz einfach. Auf diese

Weise können Sie und Ihre Kolleginnen und Kollegen Hinweise und Erläuterungen

einfügen, die über den Informationsgehalt der reinen Zelldaten weit hinausgehen.

Stellen Sie sich z.B. vor, die Anzahl der ausgelieferten Pakete eines regionalen Ver-

teilungszentrums wäre an einem bestimmten Tag außergewöhnlich hoch gewesen.

In diesem Fall könnte der Leiter des Zentrums der betreffenden Zelle einen

Kommentar hinzufügen, der darauf hinweist, dass es an diesem Tag zwei sehr große

Zustellungsaufträge gab, die für die Abweichung verantwortlich waren.

Wenn Sie einer Zelle einen Kommentar hinzufügen, erscheint in der rechten oberen

Ecke der Zelle eine Markierung. Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf eine Zelle weisen,

Mit Kollegen zusammenarbeiten

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die einen Kommentar enthält, wird der Kommentar in einem Feld neben der Zelle

eingeblendet (zusammen mit den Namen des Benutzers, der zum Zeitpunkt der

Erstellung des Kommentars angemeldet war).

WICHTIG Der Name, mit dem der Kommentar verbunden ist, muss nicht

notwendigerweise der Name der Person sein, die den Kommentar erstellt hat. Nutzen

Sie daher Sicherheitsmechanismen wie die Anmeldung mit Benutzername und

Kenntwort, um den Zugriff auf die Rechner zu kontrollieren und die Autoren von

Kommentaren und Änderungen leichter zurückverfolgen zu können.

Um einer Zelle einen Kommentar hinzuzufügen, markieren Sie die Zelle und klicken

in der Registerkarte Überprüfen auf die Schaltfläche Neuer Kommentar. Die Zelle

wird daraufhin mit dem Kommentarzeichen markiert und neben der Zelle erscheint

ein Kommentarfeld, in das Sie Ihren Kommentar eintippen können. Wenn Sie damit

fertig sind, klicken Sie in irgendeine andere Zelle, um das Kommentarfeld zu

schließen. Danach brauchen Sie nur mit dem Mauszeiger auf die Zelle mit dem

Kommentar zu weisen, um den Kommentar neben der Zelle einblenden zu lassen.

Wenn Sie möchten, dass ein Kommentar die ganze Zeit über, während die Arbeits-

mappe geöffnet ist, angezeigt wird, klicken Sie in die Zelle mit dem Kommentar und

anschließend auf der Registerkarte Überprüfen in der Gruppe Kommentare auf

Kommentar ein-/ausblenden. Über die gleiche Schaltfläche können Sie den

Kommentar auch wieder ausblenden. Um einen Kommentar zu löschen, klicken Sie

auf der Registerkarte Überprüfen in der Gruppe Kommentare auf Löschen. Und

falls Sie einen Kommentar ändern oder erweitern möchten, klicken Sie in der

Gruppe Kommentare auf Kommentar bearbeiten.

ACHTUNG Anordnung und Erscheinungsbild der Schaltflächen und Gruppen im

Menüband hängen von der Breite des Programmfensters ab. Wie Sie das Erschei-

nungsbild des Menübands so anpassen können, dass es den Abbildungen in diesem

Buch gleicht, lesen Sie im Abschnitt »Das Menüband anpassen« in der Einleitung zu

diesem Buch.

WICHTIG Nach dem Speichern der Arbeitsmappe können Kommentare mithilfe der

Bearbeitungsfunktion nicht mehr verändert, sondern nur noch um zusätzliche Eintra-

gungen ergänzt werden.

Wenn Sie darangehen, eine Arbeitsmappe durchzusehen, können Sie sich die Arbeit

etwas erleichtern, indem Sie alle Kommentare auf dem aktuellen Arbeitsblatt anzei-

Kommentieren

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gen lassen. Wechseln Sie dazu zur Registerkarte Überprüfen und klicken Sie auf die

Schaltfläche Alle Kommentare anzeigen. Mit den Schaltflächen Vorheriger und

Weiter können Sie die Kommentare in einem Arbeitsblatt der Reihe nach

durchgehen.

In der folgenden Übung werden Sie zwei Zellen mit Kommentaren versehen. Einen

dieser Kommentare werden Sie anschließend wieder löschen.

VERWENDEN SIE für diese Übung die Arbeitsmappe PläneKommentieren_start, die Sie im Ordner

Kapitel14 finden.

ÖFFNEN SIE die Arbeitsmappe PläneKommentieren_start und speichern Sie sie unter dem Namen

PläneKommentieren.

1 Klicken Sie auf die Zelle E6.

Neuer

Kommentar

2 Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen in der Gruppe Kommentare auf die

Schaltfläche Neuer Kommentar.

Excel fügt ein rotes Kommentarzeichen in die Zelle E6 ein und öffnet neben der

Zelle ein Kommentarfeld.

3 Geben Sie in das Kommentarfeld den Text ein Trend positiv; einige

Verbesserungen aufs nächste Jahr verschieben?

4 Klicken Sie auf eine beliebige Zelle außerhalb des Kommentarfelds.

Das Kommentarfeld wird augeblendet.

5 Klicken Sie auf Zelle G7.

6 Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen in der Gruppe Kommentare auf die

Schaltfläche Neuer Kommentar.

Excel fügt ein rotes Kommentarzeichen in die Zelle G7 ein und öffnet neben der

Zelle ein Kommentarfeld.