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Microsoft Excel 2010 - Das offizielle Trainingsbuch by Curtis D. Frye

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Das Erscheinungsbild von Arbeitsmappen ändern
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SCHLIESSEN SIE die Arbeitsmappe Gehälter.
Die Darstellung der Daten in Abhängigkeit von ihren
Werten ändern
Arbeitsblätter mit Firmendaten – wie der Anzahl zugestellter Pakete, den Kilometer-
ständen der LKWs und anderen Daten – werden in Unternehmen häufig zur Analyse
und Entscheidungsfindung herangezogen. Entsprechend wichtig ist es, dass Aufbau
und Bedeutung der enthaltenen Daten gut zu erkennen sind. Eine ansprechende
und wohl durchdachte Formatierung der Beschriftungsfelder, Überschriften, gege-
benenfalls des ganzen Arbeitsblatts, ist ein Weg, die Lesbarkeit zu verbessern.
Ein anderer Weg ist, Excel die Darstellung der Zellen an die enthaltenen Werte
anpassen zu lassen. Wir sprechen in diesem Fall von bedingter Formatierung, da
den Daten nur dann ein bestimmtes Format zugewiesen wird, wenn Sie eine zuge-
hörige Bedingung erfüllen. Angenommen, die Geschäftsführerin der Vereinigten
Kurierdienste GmbH, Lotte Ploch, möchte in einem Arbeitsblatt alle Donnerstage
hervorheben, an denen das Paketaufkommen über dem Wochendurchschnitt liegt.
Anstatt die Zahlen selbst durchzugehen und die Donnerstage mit überdurchschnitt-
lichem Aufkommen von Hand hervorzuheben, definiert sie eine bedingte Formatie-
rung, die den Wert in der Zelle mit dem durchschnittlichen Paketaufkommen ver-
gleicht und der Zelle ein spezielles Format zuweist, wenn die Bedingung erfüllt ist.
Um eine bedingte Formatierung einzurichten, markieren Sie die Zellen, denen Sie
das Format zuweisen möchten, wechseln zur Registerkarte Start und klicken in der
Gruppe Formatvorlagen auf die Bedingte Formatierung, um das Dropdown-
Listenfeld mit den zur Verfügung stehenden bedingten Formatierungen aufzu-
klappen. Hier finden Sie z.B. bedingte Formatierungen, über die Sie festlegen
können, wie Daten in Zellen anzeigt werden sollen, deren Werte über oder unter
dem Durchschnitt der markierten Zellen liegen, deren Werte sich im oberen oder
unteren Wertebereich befinden oder deren Werte im markierten Bereich doppelt
vorkommen.
Die Darstellung der Daten in Abhängigkeit von ihren Werten ändern
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Nachdem Sie eine Bedingung ausgewählt haben, blendet Excel ein Dialogfeld mit
Feldern und Steuerelementen ein, über die Sie weitere Angaben zu den zugrunde-
liegenden Formatierungsregeln nachtragen können. Wenn Sie alle Regeln einsehen
möchten, die mit den markierten Zellen verbunden sind, klicken Sie auf der
Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlagen auf die Schaltfläche Bedingte
Formatierung und wählen Sie den Befehl Regeln verwalten, um das Dialogfeld
Manager für Regeln zur bedingten Formatierung aufzurufen.
Über den Manager für Regeln zur bedingten Formatierung können Sie
folgende Aktionen ausführen:
I Mit der Schaltfläche Neue Regel erzeugen Sie eine neue Regel
I Mit der Schaltfläche Regel bearbeiten können Sie Änderungen an der
markierten Regel vornehmen
I Mit der Schaltfläche Regel löschen entfernen Sie die markierte Regel
I Mit den Schaltflächen Nach oben und Nach unten können Sie eine markierte
Regel in der Hierarchie nach oben oder nach unten verschieben
I Durch Aktivieren des Kontrollkästchens Anhalten bestimmen Sie, dass Excel
für den Fall, dass die Bedingung der aktuellen Regel erfüllt ist, keine weiteren
Regeln für die Zellen mehr auswerten soll
I Mit der Schaltfläche OK speichern Sie alle neuen Regeln und schließen das
Dialogfeld
I Mit der Schaltfläche Übernehmen speichern Sie alle neuen Regeln, ohne das
Dialogfeld zu schließen
I Mit der Schaltfläche Abbrechen verwerfen Sie alle nicht gespeicherten
Änderungen
Das Erscheinungsbild von Arbeitsmappen ändern
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TIPP Das Dialogfeld Neue Formatierungsregel, das erscheint, wenn Sie im
Manager für Regeln zur bedingten Formatierung auf die Schaltfläche Neue
Regel klicken, können Sie auch direkt aus der Registerkarte Start aufrufen
Klicken Sie dazu in der Gruppe Formatvorlagen auf die Schaltfläche Bedingte
Formatierung und wählen Sie den Befehl Neue Regel.
Um das Format zu ändern, das eine Formatierungsregel zuweist, wenn ihre
Bedingung erfüllt ist, markieren Sie die Regel im Dialogfeld Manager für Regeln
zur bedingten Formatierung und klicken Sie auf die Schaltfläche Regel bearbei-
ten. Es erscheint das Dialogfeld Neue Formatierungsregel, in dem Sie auf die
Schaltfläche Formatieren klicken, um das Dialogfeld Zellen formatieren aufzu-
rufen. Hier, im Dialogfeld Zellen formatieren, können Sie schließlich das Format
definieren, das zugewiesen werden soll. Wenn Sie fertig sind, verlassen Sie das
Dialogfeld mit Klick auf OK. Im Dialogfeld Neue Formatierungsregel wird eine
Vorschau auf die ausgewählte Formatierung angezeigt.
WICHTIG Excel prüft nicht, ob Ihre Bedingungen logisch sind. Sie müssen also
schon selbst darauf achten, Ihre Bedingungen korrekt zu formulieren.
Es gibt noch drei weitere Arten von bedingten Formatierungen, die Sie definieren
können: Datenbalken, Farbskalen und Symbolsätze. Datenbalken drücken die
relative Größe der Werte in einem Zellbereich durch einen Farbbalken aus, der sich
über die Länge der Zelle erstreckt.

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