O'Reilly logo

Microsoft Excel 2010 - Das offizielle Trainingsbuch by Curtis D. Frye

Stay ahead with the world's most comprehensive technology and business learning platform.

With Safari, you learn the way you learn best. Get unlimited access to videos, live online training, learning paths, books, tutorials, and more.

Start Free Trial

No credit card required

Daten umordnen und zusammenfassen
150
6
herangezogen werden. In unserem fiktiven Beispiel können Sie alle Zeilen für die
Übernacht-Zustellung ausblenden, alle Zeilen für die 2-Tage-Zustellung ausblenden,
beide Blöcke ausblenden oder beide einblenden.
Excel verfügt außerdem über ein Feature, das es in dieser Form eigentlich nur in
ausgereiften Datenbankprogrammen gibt: Sie können in Excel einen Wert in eine
Zelle eingeben und Excel sucht dann für Sie in einem benannten Bereich nach einem
übereinstimmenden Wert. Sie können beispielsweise einen zweispaltigen benannten
Bereich definieren, von denen die eine Spalte die Kundennummern enthält und die
andere Spalte die Namen der jeweils dazugehörigen Unternehmen. Mithilfe einer
SVERWEIS
-Formel, die diesen benannten Bereich zum Nachschlagen verwendet,
können Sie dann den Kolleginnen und Kollegen, die mit Ihrer Arbeitsmappe
arbeiten, den Service anbieten, sich zu einer Kundennummer den Firmennamen
anzeigen zu lassen. Ihre Kolleginnen und Kollegen müssen dazu nur die Kunden-
nummer in eine bestimmte Zelle eingeben und in der Zelle mit der
SVERWEIS
-Formel
wird daraufhin der Name der zugehörigen Firma angezeigt.
In diesem Kapitel werden Sie lernen, wie Sie Daten nach einem oder mehreren
Kriterien sortieren, wie Sie Teilergebnisse berechnen, wie Sie Ihre Daten in Ebenen
organisieren und wie Sie Daten in einem Arbeitsblatt nachschlagen.
WICHTIG Bevor Sie die Übungen in diesem Kapitel nachvollziehen können,
müssen Sie die Beispielsammlung von der Microsoft Press-Site herunterladen und
extrahieren. Die Übungsdateien zu diesem Kapitel finden Sie dann im Ordner
Kapitel06. Einzelheiten hierzu sowie eine vollständige Auflistung der Übungsdateien
finden Sie im Abschnitt »Die Übungsdateien zum Buch« am Anfang dieses Buchs.
Arbeitsblattdaten sortieren
Mit Excel fällt es nicht schwer, Firmendaten in Arbeitsblättern zu erfassen und zu
verwalten. Doch die so erfassten, unsortierten Daten liefern selten Antworten auf die
wichtigen Fragen, z.B. welche Ihrer Dienstleistungen am profitabelsten bzw. welche am
kostenaufwändigsten ist. Diese Antworten erhalten Sie, wenn Sie Ihre Daten sortieren.
Wenn Sie die Daten in einem Arbeitsblatt sortieren, ordnen Sie die Zeilen in
Abhängigkeit von dem Inhalt der Zellen einer oder mehrerer Spalten an. Durch
Sortieren können Sie beispielsweise Ihre umsatzstärksten Dienstleistungen ermitteln.
Sie können eine Gruppe von Zeilen auf diverse Arten sortieren, aber der erste Schritt
besteht immer darin, die Spalte zu identifizieren, nach deren Werten sortiert werden
soll (den sogenannten Sortierschlüssel). Wenn Sie in einem Arbeitsblatt die Ein-
nahmen pro angebotene Serviceleistung erfassen, können Sie z.B. die höchste
Leistung mit den höchsten Einnamen ermitteln, indem Sie die Zeilen nach den Zellen
in der Spalte Einnahmen sortieren. Zuerst markieren Sie dazu eine der Zellen in der
Spalte Einnahmen. Dann klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe
Arbeitsblattdaten sortieren
151
6
Bearbeiten auf die Schaltfläche Sortieren und Filtern und wählen den Befehl
Nach Größe sortieren (absteigend). Danach rückt Excel die Zeile mit dem
höchsten Wert in der Spalte Einnahmen nach ganz oben und ordnet darunter in
absteigender Reihenfolge der Einnahmen die weiteren Zeilen an.
Wenn Sie die Zeilen in umgekehrte Reihenfolge von den niedrigsten zu den höchsten
Einnahmen sortieren möchten, müssen Sie die Zellen in der Spalte Einnahmen
markieren und dann aus der Dropdown-Liste der Schaltfläche Sortieren und
Filtern den Befehl Nach Größe sortieren (aufsteigend) wählen.
TIPP Welche Befehle genau in der Dropdown-Liste der Schaltfläche Sortieren und
Filtern zur Verfügung stehen, hängt von den Daten in der markierten Spalte ab. Wenn
Ihre Spalte numerische Werte enthält, lauten die Befehle Nach Größe sortieren
(absteigend), Nach Größe sortieren (aufsteigend) und Benutzerdefiniertes Sortieren.
Enthält Ihre Spalte Textwerte, lauten die Befehle Von A bis Z sortieren, Von Z bis A
sortieren und Benutzerdefiniertes Sortieren. Und wenn Ihre Spalte Datumswerte
enthält, stehen Ihnen die Befehle Nach Datum sortieren (aufsteigend), Nach Datum
sortieren (absteigend) und Benutzerdefiniertes Sortieren zur Verfügung.
Die Optionen zum auf- und absteigenden Sortieren ermöglichen Ihnen ein schnelles
Neuanordnen der Zeilen, beschränken Sie aber beim Sortieren auf einen Sortier-
schlüssel. Doch gibt es immer auch Fälle, in denen Sie zwei Spalten zum Sortieren
heranziehen möchten, z.B. um ein Arbeitsblatt, in dem die Einnahmen pro Kunde
und Serviceleistung erfasst sind, zuerst nach der Serviceleistung und dann nach den
Einnahmen zu sortieren. So können Sie dann herausfinden, von welchem Kunden
eine Serviceleistung am häufigsten genutzt wird. In einem solchen Fall führt der Weg
immer über das Dialogfeld Sortieren. Dort können Sie beliebig viele Spalten als
Sortierkriterium auswählen und festlegen, ob die Zeilen aufsteigend oder absteigend
sortiert werden sollen.

With Safari, you learn the way you learn best. Get unlimited access to videos, live online training, learning paths, books, interactive tutorials, and more.

Start Free Trial

No credit card required