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Microsoft Excel 2010 - Das offizielle Trainingsbuch by Curtis D. Frye

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Pivot-Tabellen aus externen Daten erzeugen
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SCHLIESSEN SIE die Arbeitsmappe Formatieren.
Pivot-Tabellen aus externen Daten erzeugen
In den meisten Fällen werden Sie Ihre Pivot-Tabellen aus Daten erstellen, die in
Excel-Arbeitsblättern gespeichert sind. Es ist allerdings auch möglich, Daten aus
externen Quellen in Excel zu integrieren. Angenommen, Sie sollen Daten über-
nehmen, die in einem anderen Tabellenkalkulationsprogramm erstellt wurden,
dessen Dateiformat Excel nicht direkt lesen kann. Zum Glück können Sie die Daten
aus dem Originalprogramm in eine Textdatei exportieren, die Excel dann in ein
Arbeitsblatt übersetzt.
TIPP Die hier beschriebene Vorgehensweise für das Importieren von Daten ist nicht
auf Pivot-Tabellen beschränkt, sondern kann grundsätzlich dazu verwendet werden, um
Daten in Ihre Arbeitsblätter zu übernehmen.
Tabellenkalkulationsprogramme speichern Daten in Zellen. Werden diese Daten in
einer Textdatei gespeichert, muss irgendwie erkennbar sein, wo der Inhalt einer
Zelle endet und der Inhalt der nächsten Zelle beginnt. Das Zeichen, das das Ende
einer Zelle markiert, wird Begrenzungszeichen genannt – es »grenzt« sozusagen die
eine Zelle von der nächsten ab. Das häufigste Begrenzungszeichen für Zellen ist das
Komma, sodass die Folge 15, 18, 24, 28 die Daten aus vier Zellen angibt. Kommata
haben jedoch den Nachteil, dass es bei der Begrenzung von Zahlen mit Nach-
Dynamische Arbeitsblätter mithilfe von Pivot-Tabellen erstellen
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kommastellen zu Fehlinterpretationen kommt. Um beim Importieren einer Textdatei
nicht unnötig Verwirrung zu stiften, wird für Finanzdaten meist der Tabulator als
Begrenzungszeichen verwendet.
Um Daten aus einer Textdatei zu importieren, klicken Sie auf der Registerkarte Daten
in der Gruppe Externe Daten abrufen auf die Schaltfläche Aus Text, woraufhin das
Dialogfeld Textdatei importieren erscheint.
Navigieren Sie im Dialogfeld Textdatei importieren zu dem Verzeichnis mit der
Textdatei, die Sie importieren möchten. Durch Doppelklick auf die Datei starten Sie
den Textkonvertierungs-Assistenten.
Pivot-Tabellen aus externen Daten erzeugen
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Auf der ersten Seite dieses Assistenten können Sie angeben, ob die Daten Ihrer zu
importierenden Datei getrennt sind (z.B. durch Kommata oder Tabstopps) oder
eine feste Breite aufweisen. Feste Breite bedeutet, dass jeder Zellwert an einer
bestimmten Position in der Datei steht. Mit Klick auf Weiter akzeptieren Sie den
Vorgabewert Getrennt (den Excel nach der Prüfung der ausgewählten Datenquelle
zuweist) und gelangen zur nächsten Seite des Assistenten.
Auf dieser Seite können Sie das Begrenzungszeichen für die Datei auswählen (in dem
abgebildeten Fall hat Excel Tabulatoren in der Datei entdeckt und das Kontroll-
kästchen Tabstopp bereits aktiviert). Außerdem sehen Sie eine Vorschau auf die
importierten Daten. Mit Klick auf Weiter rufen Sie die letzte Seite des Assistenten auf.
Auf dieser Seite können Sie den Datentyp und das Format der Spalten ändern. Da Sie
Zahlenformate und PivotTable-Schnellformate zuweisen werden, nachdem Sie die
Dynamische Arbeitsblätter mithilfe von Pivot-Tabellen erstellen
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Pivot-Tabelle erstellt haben, können Sie direkt auf Fertig stellen klicken, um die
Daten in Ihr Arbeitsblatt zu importieren. Nachdem die Daten in Excel vorliegen,
können Sie wie gewohnt damit weiterarbeiten.
In der folgenden Übung werden Sie Daten aus einer Textdatei in Excel importieren
und dann auf der Basis dieser Daten eine Pivot-Tabelle erstellen.
VERWENDEN SIE für diese Übung die Textdatei Erstellen_start, die Sie im Ordner Kapitel09 finden.
Externe Daten
abrufen
1 Erstellen Sie eine neue Excel-Arbeitsmappe. Klicken Sie auf der Registerkarte
Daten auf die Schaltfläche Externe Daten abrufen und wählen Sie den Eintrag
Aus Text.
Das Dialogfeld Textdatei importieren wird angezeigt.
2 Gehen Sie zum Ordner Kapitel09 der Übungsdateien und doppelklicken Sie auf
die Datei Erstellen_start.txt.
Der Textkonvertierungs-Assistent wird geöffnet.
3 Vergewissern Sie sich, dass die Option Getrennt aktiviert ist, und klicken Sie
dann auf Weiter.
Die nächste Seite des Textkonvertierungs-Assistenten wird geöffnet.
4 Vergewissern Sie sich, dass im Bereich Trennzeichen das Kontrollkästchen
Tabstopp aktiviert ist und dass die Anordnung der Daten in der Datenvorschau
Ihren Erwartungen entspricht.
5 Klicken Sie auf Fertig stellen.
Durch Anklicken von Fertig stellen überspringen Sie die dritte und letzte Seite
des Assistenten, auf der Sie Befehle finden, um den einzelnen Spalten
bestimmte Datentypen zuzuweisen. Excel nimmt Ihnen diese Arbeit ab, sodass
Sie darauf verzichten können. Nachdem Sie auf Fertig stellen geklickt haben,
wird das Dialogfeld Daten importieren geöffnet.
6 Vergewissern Sie sich, dass die Option Bestehendes Arbeitsblatt aktiviert ist,
und klicken Sie auf OK.
Excel importiert die Daten in Ihre Arbeitsmappe.
Als Tabelle
formatieren
7 Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlagen auf die
Schaltfläche Als Tabelle formatieren und anschließend in der aufklappenden
Galerie auf das erste Tabellenformat.

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