Microsoft Excel 2010 Expert - Die offizielle Schulungsunterlage (Exam 77-888)

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Verwaltungsaufgaben

In dieser Lektion wollen wir Sie mit einigen zusätzlichen wichtigen Aufgaben

zur Datenverwaltung bekannt machen. Dazu gehört vordringlich der Import

von Daten in Excel 2010 aus diversen Quellen – wie Textdateien, Microsoft

Access 2010 oder Datenbestände aus dem Internet. Dann wenden wir uns

dem Export von Daten zu. Außerdem werden wir auch noch auf die Arbeit

mit Vorlagen eingehen.

Lernziele

 Daten importieren

 Daten exportieren

 Arbeiten mit XML-Dateien

 Arbeiten mit Excel-Vorlagen

Wenn Sie die in dieser Lektion beschriebenen Übungen nachvollziehen

wollen, können Sie dafür die Beispieldatei Mappe7.xlsx öffnen. Diese

Arbeitsmappe verfügt nur über vier noch leere Tabellen.

Beispieldatei:

Mappe7

Daten importieren

Oft liegen die Daten, die Sie in Excel analysieren oder sonst wie weiterverar-

beiten möchten, bereits in einem anderen Dateiformat vor. Sie sollten mit

den wichtigsten Methoden zum Import solcher Daten vertraut sein, um sich

unnötige Eingabearbeit zu ersparen. Sie sollten auch wissen, dass Sie mit den

nachfolgend beschriebenen Aktionen nicht nur einen einmaligen Transfer der

Daten zu Excel bewirken. Sie richten damit auch Verbindungen ein, die Sie

später nutzen können, um die Übertragung – bei Bedarf oder automatisch –

erneut durchzuführen.

Übung 1: Textdaten importieren

Oft liegen Daten, die Sie in einer Datentabelle bearbeiten wollen, zunächst in

einem Textformat vor. Sie können solche Dateien direkt in Excel öffnen oder

aber in ein bestehendes Arbeitsblatt importieren. In beiden Fällen meldet sich

gegebenenfalls der Textkonvertierungs-Assistent, der die einzelnen Teile einer

Zeile auf die Spalten der Tabelle aufteilt.

Lernziel 3.5

1. Wählen Sie Tabelle1 in der Beispieldatei. Diese ist noch leer. Markieren

Sie darin die Zelle

A1.

2. Wählen Sie die Registerkarte Daten und klicken Sie in der Gruppe Exter-

ne Daten abrufen

auf Aus Text.

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3. Navigieren Sie im Dialogfeld Textdatei importieren zu dem Ordner, in

dem die Textdatei abgelegt ist. Verwenden Sie den Ordner, in dem Sie die

Beispieldateien abgelegt haben.

4. Markieren Sie die Datei, die die gewünschten Textdaten enthält. Für diese

Übung können Sie die Datei

Daten.txt benutzen.

5. Klicken Sie auf Importieren. In fast allen Fällen meldet sich daraufhin

automatisch der Textkonvertierungs-Assistent.

Beachten Sie,

dass die Textdaten

hier noch in eine

r

Zelle zusammen-

gefasst sind

Übung 2: Den Textkonvertierungs-Assistent benutzen

Der Textkonvertierungs-Assistent dient dazu, die Daten in den einzelnen Zei-

len der importierten Textdatei auf die Zellen der Tabelle zu verteilen.

Lernziel 3.5

1. Wählen Sie im ersten Schritt den Datentyp. Für die Mehrzahl der Fälle

benutzen Sie die Option

Getrennt.

2. Klicken Sie auf Weiter.

Hier sind die

Textdaten au

f

mehrere Spalten

verteilt

120 Kapitel 7

3. Aktivieren Sie im zweiten Schritt unter Trennzeichen das Kontrollkäst-

chen des Zeichens, mit dem die einzelnen Elemente getrennt sind. Meist

ist das

Tabstopp.

4. In einem dritten Schritt des Assistenten könnten Sie Formate für die ein-

zelnen Spalten festlegen. Klicken Sie in dieser Übung aber gleich auf

Fer-

tig stellen

.

5. Geben Sie an, wo die zu importierenden Daten eingefügt werden sollen,

und klicken Sie dann auf

OK. Nach Abschluss der Arbeit mit dem Assis-

tenten sind die einzelnen Bestandteile einer Zeile der Textdatei auf die

entsprechenden Spalten der Tabelle aufgeteilt.

Unten im Dialogfeld des Assistenten werden im Feld

Datenvorschau die

Datenfelder angezeigt. Wenn Sie nicht wissen, über welchen Datentyp

die Textdatei verfügt, probieren Sie mehrere Optionen aus und kontrol-

lieren jeweils die Vorschau. Das Ziel ist, dass die Daten in getrennten

Spalten angezeigt werden.

Tipp:

Datentyp

austesten

Übung 3: Daten aus Access importieren

Sie können in Excel auch Daten importieren, die in einer Access-Tabelle

oder -Abfrage vorliegen. Tabellen bilden die Grundlage einer jeden Microsoft

Access-Datenbank. In Tabellen werden die eigentlichen Daten abgelegt. Erst

nachdem Sie eine Tabelle definiert haben, können Sie auch Abfragen, Formu-

lare oder Berichte erstellen, da diese auf den Daten in den Tabellen basieren.

Mit Abfragen veranlassen Sie Microsoft Access dazu, spezielle Daten aus den

zugrunde liegenden Tabellen abzurufen, mit denen Sie arbeiten wollen.

Lernziel 3.5

1. Wechseln Sie in der Beispieldatei zu Tabelle2. Auch diese ist zunächst

noch leer.

2. Wählen Sie die Registerkarte Daten und klicken Sie in der Gruppe Exter-

ne Daten abrufen

auf Aus Access.

3. Navigieren Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen zu dem Ordner, in

dem die Access-Datei abgelegt ist, die die gewünschten Daten enthält, und

markieren Sie diese Datei. Benutzen Sie hier

Datenbank1 im Ordner mit

den Beispieldateien.

4. Klicken Sie auf Öffnen. Das Dialogfeld Tabelle auswählen wird automa-

tisch geöffnet. Markieren Sie darin die Tabelle oder Abfrage, die die ge-

wünschten Daten enthält.

5. Markieren Sie Tabelle1 und klicken Sie auf OK.

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