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Verwaltungsaufgaben
In dieser Lektion wollen wir Sie mit einigen zusätzlichen wichtigen Aufgaben
zur Datenverwaltung bekannt machen. Dazu gehört vordringlich der Import
von Daten in Excel 2010 aus diversen Quellen – wie Textdateien, Microsoft
Access 2010 oder Datenbestände aus dem Internet. Dann wenden wir uns
dem Export von Daten zu. Außerdem werden wir auch noch auf die Arbeit
mit Vorlagen eingehen.
Lernziele
Daten importieren
Daten exportieren
Arbeiten mit XML-Dateien
Arbeiten mit Excel-Vorlagen
Wenn Sie die in dieser Lektion beschriebenen Übungen nachvollziehen
wollen, können Sie dafür die Beispieldatei Mappe7.xlsx öffnen. Diese
Arbeitsmappe verfügt nur über vier noch leere Tabellen.
Beispieldatei:
Mappe7
Daten importieren
Oft liegen die Daten, die Sie in Excel analysieren oder sonst wie weiterverar-
beiten möchten, bereits in einem anderen Dateiformat vor. Sie sollten mit
den wichtigsten Methoden zum Import solcher Daten vertraut sein, um sich
unnötige Eingabearbeit zu ersparen. Sie sollten auch wissen, dass Sie mit den
nachfolgend beschriebenen Aktionen nicht nur einen einmaligen Transfer der
Daten zu Excel bewirken. Sie richten damit auch Verbindungen ein, die Sie
später nutzen können, um die Übertragung – bei Bedarf oder automatisch –
erneut durchzuführen.
Übung 1: Textdaten importieren
Oft liegen Daten, die Sie in einer Datentabelle bearbeiten wollen, zunächst in
einem Textformat vor. Sie können solche Dateien direkt in Excel öffnen oder
aber in ein bestehendes Arbeitsblatt importieren. In beiden Fällen meldet sich
gegebenenfalls der Textkonvertierungs-Assistent, der die einzelnen Teile einer
Zeile auf die Spalten der Tabelle aufteilt.
Lernziel 3.5
1. Wählen Sie Tabelle1 in der Beispieldatei. Diese ist noch leer. Markieren
Sie darin die Zelle
A1.
2. Wählen Sie die Registerkarte Daten und klicken Sie in der Gruppe Exter-
ne Daten abrufen
auf Aus Text.
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3. Navigieren Sie im Dialogfeld Textdatei importieren zu dem Ordner, in
dem die Textdatei abgelegt ist. Verwenden Sie den Ordner, in dem Sie die
Beispieldateien abgelegt haben.
4. Markieren Sie die Datei, die die gewünschten Textdaten enthält. Für diese
Übung können Sie die Datei
Daten.txt benutzen.
5. Klicken Sie auf Importieren. In fast allen Fällen meldet sich daraufhin
automatisch der Textkonvertierungs-Assistent.
Beachten Sie,
dass die Textdaten
hier noch in eine
r
Zelle zusammen-
gefasst sind
Übung 2: Den Textkonvertierungs-Assistent benutzen
Der Textkonvertierungs-Assistent dient dazu, die Daten in den einzelnen Zei-
len der importierten Textdatei auf die Zellen der Tabelle zu verteilen.
Lernziel 3.5
1. Wählen Sie im ersten Schritt den Datentyp. Für die Mehrzahl der Fälle
benutzen Sie die Option
Getrennt.
2. Klicken Sie auf Weiter.
Hier sind die
Textdaten au
f
mehrere Spalten
verteilt
120 Kapitel 7
3. Aktivieren Sie im zweiten Schritt unter Trennzeichen das Kontrollkäst-
chen des Zeichens, mit dem die einzelnen Elemente getrennt sind. Meist
ist das
Tabstopp.
4. In einem dritten Schritt des Assistenten könnten Sie Formate für die ein-
zelnen Spalten festlegen. Klicken Sie in dieser Übung aber gleich auf
Fer-
tig stellen
.
5. Geben Sie an, wo die zu importierenden Daten eingefügt werden sollen,
und klicken Sie dann auf
OK. Nach Abschluss der Arbeit mit dem Assis-
tenten sind die einzelnen Bestandteile einer Zeile der Textdatei auf die
entsprechenden Spalten der Tabelle aufgeteilt.
Unten im Dialogfeld des Assistenten werden im Feld
Datenvorschau die
Datenfelder angezeigt. Wenn Sie nicht wissen, über welchen Datentyp
die Textdatei verfügt, probieren Sie mehrere Optionen aus und kontrol-
lieren jeweils die Vorschau. Das Ziel ist, dass die Daten in getrennten
Spalten angezeigt werden.
Tipp:
Datentyp
austesten
Übung 3: Daten aus Access importieren
Sie können in Excel auch Daten importieren, die in einer Access-Tabelle
oder -Abfrage vorliegen. Tabellen bilden die Grundlage einer jeden Microsoft
Access-Datenbank. In Tabellen werden die eigentlichen Daten abgelegt. Erst
nachdem Sie eine Tabelle definiert haben, können Sie auch Abfragen, Formu-
lare oder Berichte erstellen, da diese auf den Daten in den Tabellen basieren.
Mit Abfragen veranlassen Sie Microsoft Access dazu, spezielle Daten aus den
zugrunde liegenden Tabellen abzurufen, mit denen Sie arbeiten wollen.
Lernziel 3.5
1. Wechseln Sie in der Beispieldatei zu Tabelle2. Auch diese ist zunächst
noch leer.
2. Wählen Sie die Registerkarte Daten und klicken Sie in der Gruppe Exter-
ne Daten abrufen
auf Aus Access.
3. Navigieren Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen zu dem Ordner, in
dem die Access-Datei abgelegt ist, die die gewünschten Daten enthält, und
markieren Sie diese Datei. Benutzen Sie hier
Datenbank1 im Ordner mit
den Beispieldateien.
4. Klicken Sie auf Öffnen. Das Dialogfeld Tabelle auswählen wird automa-
tisch geöffnet. Markieren Sie darin die Tabelle oder Abfrage, die die ge-
wünschten Daten enthält.
5. Markieren Sie Tabelle1 und klicken Sie auf OK.
Verwaltungsaufgaben 121

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