Microsoft Excel 2010 Expert - Die offizielle Schulungsunterlage (Exam 77-888)

Arbeiten mit XML-Daten

XML ist eine Auszeichnungssprache zur Darstellung von Daten in Form von

Textdateien mit einer hierarchischen Struktur. Ein XML-System besteht min-

destens aus einer Datendatei und einem Schema.

 In der Datendatei sind die Daten mit Markups gekennzeichnet, und an-

dere Programme – beispielweise Excel – können darauf zugreifen. XML-

Datendateien verwenden die Erweiterung .xml.

 Das Schema ist eine Datei, die die Regeln dazu enthält, was sich in einer

XML-Datendatei befinden kann. Schemas ermöglichen einem Programm,

Daten zu überprüfen. Damit wird sichergestellt, dass die Datenstruktur

sowohl für die Person, die die Datei erstellt hat, als auch für andere Be-

nutzer Sinn ergibt. Schemadateien haben meist die Dateinamenerweite-

rung .xsd.

Sie können XML-Daten in Excel 2010 einlesen, bearbeiten und wieder aus-

geben. Zum Arbeiten mit XML – und auch für Aufgaben der Automatisierung

– benutzt Excel die Werkzeuge auf der Registerkarte Entwicklertools.

Wenn Sie aus einem Zellbereich in einem Arbeitsblatt eine XML-

Datendatei und eine XML-Schemadatei erstellen möchten, können Sie

die Version 1.1 des Excel 2003 XML Tools Add-In verwenden, um die

vorhandenen XML-Funktionen in Microsoft Excel 2010 zu erweitern.

Dieses Werkzeug finden Sie im Internet im Microsoft Download Center.

Nach dem Herunterladen müssen Sie das Add-In in Excel einrichten.

Verwenden Sie dazu das in Lektion 4, Übung 11 beschriebene Verfah-

ren. Das Add-In ist dann auf einer separaten Registerkarte verfügbar.

Tipp: XML-

Datendatei und

XML-Schemadatei

aus Excel-Daten

erstellen

Übung 8: Die Entwicklertools anzeigen

Lernziel 3.5

Die Registerkarte Entwicklertools wird standardmäßig nicht im Menüband

angezeigt. Um damit arbeiten zu können, müssen Sie sie also erst auf den

Bildschirm bringen.

1. Öffnen Sie die Registerkarte Datei und klicken Sie auf Optionen.

2. Wählen Sie im Dialogfeld Excel-Optionen die Kategorie Menüband an-

passen.

3. Aktivieren Sie im rechten Listenfeld im Bereich Hauptregisterkarten das

Kontrollkästchen vor Entwicklertools.

4. Klicken Sie auf OK. Die Registerkarte Entwicklertools wird im Menüband

angezeigt.

128 Kapitel 7

Übung 9: XML-Datendatei importieren

Eine vorhandene XML-Datendatei können Sie direkt in Excel anzeigen las-

sen.

Lernziel 1.1

1. Wählen Sie in der Beispieldatei die vorerst noch leere Tabelle4, in der die

Daten dargestellt werden sollen.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe XML auf

Importieren.

3. Markieren Sie im Dialogfeld XML importieren die gewünschte Datendatei

und klicken Sie auf Importieren. Für diese Übung können Sie die Bei-

spieldatei Daten.xml benutzen.

4. Wenn die zu importierenden Daten nicht mit einer Schemadatei verbun-

den sind, wird das gemeldet. Excel erstellt in einem solchen Fall selbst ein

Schema auf Basis der Struktur der XML-Datendatei.

5. Geben Sie an, wo die zu importierenden Daten eingefügt werden sollen.

Belassen Sie es für die Übung bei der Voreinstellung.

6. Nach dem Bestätigen werden die Daten in einer Excel-Tabelle angezeigt.

Übung 10: Exportieren in eine XML-Datendatei

Lernziel 1.1

Sie können die in Excel importierten Daten ändern und diese dann wieder in

die XML-Datendatei exportieren.

1. Sorgen Sie dafür, dass das Blatt mit den XML-Daten aktiviert ist.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe XML auf

Exportieren.

3. Geben Sie im Dialogfeld XML exportieren die erforderlichen Daten ein

und klicken Sie dann auf Exportieren.

Verwaltungsaufgaben 129

Wenn sich die Daten der XML-Datei ändern können, während sie in Ex-

cel angezeigt werden, können Sie sie auf den neuesten Stand bringen.

Klicken Sie hierzu auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe

XML auf Daten aktualisieren.

Tipp: Daten aktu-

alisieren

Übung 11: Das XML-Schema benutzen

Lernziel 1.1

Beim Import einer XML-Datendatei wird auch eine zugehörige Schemadatei

erzeugt oder importiert. Dieses Schema ist mit der Arbeitsmappe verbunden

und auch dann noch verfügbar, wenn Sie die XML-Daten aus der Arbeits-

mappe löschen. Sie können die Struktur des Schemas beispielsweise dazu

benutzen, Auszüge aus der XML-Datendatei in einem Blatt darzustellen.

1. Markieren Sie alle Daten im Arbeitsblatt Tabelle4 und drücken Sie die

Taste

(Entf). Die zuvor importierten Daten werden gelöscht.

2. Lassen Sie gegebenenfalls das durch den Import nach Excel erzeugte

Schema anzeigen, indem Sie auf der Registerkarte Entwicklertools in der

Gruppe XML auf Quelle klicken.

3. Ziehen Sie nacheinander einige Elemente aus dem Schema in das Blatt

Tabelle4 – benutzen Sie beispielsweise Nachname und Nettoumsatz für

die Zellen A1 und A2.

4. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe XML auf

Daten aktualisieren. Die entsprechenden Daten werden im Arbeitsblatt

angezeigt.

130 Kapitel 7