Microsoft Excel: Formeln & Funktionen - Das Maxibuch, 2., aktualisierte und erweiterte Auflage

Kapitel 12 Datenbankfunktionen

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3. Den Bereich mit den Feldnamen und den darunter befindlichen Filterbedingungen (Kri-

terienbereich) können Sie nun in den DB-Funktionen verwenden.

Hinweis Der Stern bei »D*« steht in den Suchkriterien als Platzhalter für beliebige, beliebig viele Zeichen, das

Fragezeichen für ein einzelnes beliebiges Zeichen.

Die Eingabe der Suchkriterien kann nun wie in Abbildung 12.2 dargestellt aussehen.

Wenn Sie in mehrere Spalten einer Zeile eine Bedingung eintragen (Abbildung 12.2), werden

nur die Daten der Datenbank zusammengefasst, die den Bedingungen aller Spalten entsprechen.

Für die Bedingungen gilt das logische »UND« – man spricht daher auch von UND-Bedingungen.

Möchten Sie beispielsweise die Summe der Einträge in der Datenbank erhalten, die sowohl

das Kriterium »Mexiko« als auch »Geitost« und »>1500« erfüllen, wäre die in Abbildung 12.2

dargestellte Schreibweise der Suchkriterien – also in einer Zeile – die richtige.

Neben der UND-Bedingung können Sie aber auch mit ODER-Bedingungen arbeiten. Bei

ODER-Bedingungen werden die Suchkriterien auf mehrere Zeilen verteilt, wie in Abbildung

12.3 dargestellt.

In diesem Beispiel würde die Summe der Datensätze innerhalb der Datenbank gebildet, die

die Kriterien »Mexiko« UND »Geitost« enthalten ODER »>1500«.

Hinweis Würden Sie als Suchkriterium »Cha« angeben, würden sowohl Datensätze mit dem Artikelnamen

»Chai« als auch »Chang« in die Berechnung eingehen. Für eine exakte Übereinstimmung tragen Sie

den Wert in Anführungszeichen und mit einem Gleichheitszeichen ein. Auf diese Weise findet

»"=Chai"« nur die Artikel, die exakt diesem Eintrag entsprechen.

Arbeiten mit Datenbanken und -sätzen

Vorsicht mit

Leerzeichen

Bei der Groß- und Kleinschreibung zeigt sich Excel sehr tolerant. Anders ist der Fall aber mit

Leerzeichen, die versehentlich am Ende eines Eintrags stehen. Wenn Sie beim Filtern keine

Datensätze finden, liegt das vielleicht an solch einem versehentlich eingetragenen Leerzeichen.

Dieses Leerzeichen kann in einem Datensatz oder in den Suchkriterien zu Problemen führen.

Wenn Sie sicher sind, dass Daten mit den entsprechenden Suchkriterien vorhanden sind, aber

trotzdem keine Daten ausgewertet werden, versuchen Sie es mit einem angehängten Frage-

zeichen oder dem Stern als Platzhalter bzw. sorgen Sie dafür, dass Ihre Datenbestände bereinigt

werden. Dazu stehen Ihnen die in Kapitel 7 vorgestellten Textfunktionen GLÄTTEN() oder

SÄUBERN() zur Verfügung.

Abbildung 12.2: Die Suchkriterien für weitere

Datenbankauswertungen als UND-Bedingung

Abbildung 12.3: Die Suchkriterien für weitere

Datenbankauswertungen als ODER-Bedingung

Arbeiten mit Datenbanken und -sätzen

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Alle Daten-

sätze mit oder

ohne Inhalt

berücksichtigen

Wenn Sie bei den Berechnungen alle Datensätze berücksichtigen wollen, die in einem Feld

einen Eintrag haben, verwenden Sie als Suchkriterium für dieses Feld die Zeichenfolge »< >«.

Wenn Sie diese Zeichenfolge z.B. für den Nachnamen verwenden, werden alle Datensätze

berücksichtigt, bei denen das Feld Nachname nicht leer ist.

Wenn Sie alle Datensätze berücksichtigen wollen, bei denen z.B. das Feld Umsatz leer ist, tra-

gen Sie für das Suchkriterium ein Gleichheitszeichen » = « ein und drücken die

(¢)-Taste.

Berechnete

Kriterien

Wenn Sie mehrere Bedingungen für ein Feld festlegen wollen, können Sie dies erreichen,

indem Sie einen Feldnamen mehrfach verwenden und hierfür Bedingungen festlegen. Sie

können aber auch berechnete Kriterien festlegen.

Für berechnete Kriterien ist es wichtig, dass Sie hier keinen Feldnamen als Überschrift ver-

wenden dürfen. Tragen Sie einen beliebigen anderen Begriff wie z.B. »Kriterien« ein.

Nachfolgend stellen wir Ihnen die Operatoren und Platzhalter im Überblick vor.

Tabelle 12.1

Übersicht zu

Operatoren

Tabelle 12.2

Übersicht zu

Platzhaltern

Bei der Verwendung von Platzhaltern in Kombination mit einer exakten Zeichenfolge muss

der Suchbegriff in Anführungszeichen gesetzt werden, z.B. "=?ecker", da Excel nach einem

Gleichheitszeichen (=) eine Formel erwartet – es sei denn, dem Gleichheitszeichen folgt eine

Zeichenfolge in Anführungszeichen. Zusätzlich muss das Ganze noch von einem Gleichheits-

zeichen eingeleitet werden, da die »Suchformel« sonst nicht als solche erkannt würde und

beispielsweise nach der Zeichenfolge "=?ecker" gesucht würde.

Operatoren

und Platzhalter

im Überblick

Operator Beispiel Angezeigt werden als Ergebnis alle Datensätze, deren

Werte in der gewählten Spalte …

> (größer als) > 5000 … größer als 5.000 sind

< (kleiner als) < 5000 … kleiner als 5.000 sind

>= (größer als oder gleich) >= 5000 … 5.000 entsprechen oder größer sind

<= (kleiner als oder gleich) <= 5000 … 5.000 entsprechen oder kleiner sind

< > (ungleich) < > 5000 … einen anderen Wert als 5.000 aufweisen

= (gleich) = 5000 … genau den Wert 5.000 aufweisen

Die Eingabe des Gleichheitszeichens bei den Suchkriterien

ist in diesem Fall nicht erforderlich

Platzhalter Beispiel Angezeigt werden als Ergebnis alle Datensätze, die in

der gewählten Spalte …

* (beliebig viele Zeichen) D* … mit D beginnen

=* (beliebig viele Zeichen,

kombiniert mit einer exakten

Zeichenfolge)

="=*ecker" … mit einem oder mehreren beliebigen Zeichen beginnen

und mit ecker enden, z.B. Becker oder Wecker. Meckerheini

würde nicht angezeigt, da hier nach ecker weitere Zeichen

folgen.

? (einzelnes Zeichen) ?ecker … mit einem beliebigen Zeichen, gefolgt von ecker, beginnen,

z.B. Becker, Wecker und Meckerheini. Hochecker würde nicht

angezeigt, da hier vor ecker mehrere Zeichen stehen.

=? (einzelnes Zeichen, kombiniert

mit einer exakten Zeichenfolge)

="=?ecker" … mit einem beliebigen Zeichen beginnen und mit ecker

enden, z.B. Becker oder Wecker. Meckerheini und

Hochecker würden nicht angezeigt.