Microsoft Excel: Formeln & Funktionen - Das Maxibuch, 2., aktualisierte und erweiterte Auflage

Kapitel 4 Funktionen im besonderen Einsatz

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Funktionen bei der Gültigkeitsprüfung

Die Gültigkeitsprüfung aus dem Menü Daten stellt für Eingabekontrollen einiges bereit. So

können Sie u.a. die Eingabe auf bestimmte Datentypen und Inhalte einschränken. Richtig

spannend wird es, wenn Sie für die Gültigkeitsprüfung auch Funktionen verwenden, also

berechnete Gültigkeitswerte haben.

Zellschutz mithilfe der Gültigkeitsprüfung

Die Gültigkeitsprüfung bzw. Datenprüfung kann auch für einen einfachen Zellschutz ohne

Passwort verwendet werden. Sollen etwa Formatierungsoptionen verfügbar bleiben, ist der

Standard-Zellschutz ungeeignet, weil dieser auch das Formatieren von Zellen verhindert.

Über Extras/Schutz/Benutzer dürfen Bereiche bearbeiten (2003) bzw. Registerkarte Überprü-

fen/Benutzer dürfen Bereiche bearbeiten (2007/2010) geht das zwar, aber eine interessante,

weil einfache Möglichkeit bietet die Gültigkeitsprüfung dennoch.

Nachdem Sie ein Arbeitsblatt mit Texten, Werten und Formeln gefüllt haben, gehen Sie so vor:

1. Markieren Sie das gesamte Blatt oder den verwendeten Bereich.

2. Wählen Sie dann den Menübefehl Daten/Gültigkeit.

3. Stellen Sie das Listenfeld Zulassen auf Benutzerdefiniert und tragen Sie diese Formel ein:

=LÄNGE(A1)<1

Tipps und Troubleshooting rund um die Funktion Bedingte Formatierung

Für den Fall, dass eine bedingte Formatierung nicht korrekt angezeigt wird, können meh-

rere Ursachen vorliegen:

씰

Es kann sein, dass mehrere Bedingungen festgelegt wurden. Wenn mehrere

Bedingungen auf eine Zelle oder einen Zellbereich zutreffen, wendet Excel nur die For-

matierung für die erste zutreffende Bedingung an.

씰

Wenn Bedingungen festgelegt wurden, die sich überschneiden, weist Excel ebenfalls nur

das Format der ersten zutreffenden Bedingung zu.

씰

Haben Sie beim Festlegen einer bedingten Formatierung keine Konstanten, sondern

Formeln mit Zellbezügen verwendet, kann es sein, dass sich inzwischen die Zellbezüge

geändert haben.

씰

Schließlich kann es vorkommen, dass Sie Zellen mit bedingter Formatierung markieren

und feststellen, dass die Felder für die Einstellungen im Dialogfeld Bedingte Forma-

tierung leer sind. In diesem Fall wurden sicherlich Zellen in die Markierung einbezogen,

die keine oder unterschiedliche Anweisungen für die bedingte Formatierung enthalten.

Im Dialogfeld kann aber jeweils nur eine Einstellungsvariante gezeigt werden. Markie-

ren Sie daher nur Teile des ursprünglich markierten Bereichs oder eine einzelne Zelle,

und prüfen Sie im Dialogfeld Bedingte Formatierung die jeweilige Einstellung.

Funktionen bei der Gültigkeitsprüfung

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Damit wäre eine Eingabe nur dann gültig, wenn sie weniger als ein Zeichen lang ist. Die Zelle

ist damit vor dem direkten Überschreiben, wie es versehentlich vorkommen kann, geschützt.

Das ist selbstverständlich kein Schutz, der unberechtigte Benutzer abhalten kann, Daten zu

zerstören. Zumal dies mit der

(Entf)-Taste immer noch funktioniert. Aber eine schnelle

Hilfe für das Unterbinden eigener Unzulänglichkeiten ist es durchaus.

Variable Listenbereiche

Vielleicht wollen Sie für die Gültigkeitsprüfung auch verschiedene Listen festlegen, die in

Abhängigkeit einer anderen Zelle verwendet werden. Dann sollten Sie das folgende Beispiel

genauer ansehen.

Für die Auswahl einzelner Entgeltgruppen soll eine Gültigkeitsprüfung festgelegt werden.

Die Auswahl der Entgeltgruppe soll dabei so eingeschränkt werden, dass die für die jeweilige

Entgeltmethode gültige Liste verwendet wird. Die Tabelle 4.1 beschreibt die Regeln.

Tabelle 4.1: Für Akkord-, Prämien- u. Zeitlöhner wird die Auswahl auf die Lohn-Entgeltgruppen und für Gehalts-

empfänger wird die Auswahl auf die Gehalts-Entgeltgruppen eingeschränkt

Die Lösung verwendet Namen, d.h. auf dem Blatt Entgelttabelle trägt der Listenbereich mit

den Lohngruppen den Namen Lohn, und der Bereich mit den Gehaltsgruppen trägt den

Namen Gehalt.

Entgeltmethode Entgeltgruppe aus der Liste

A (Akkord) Lohn

P (Prämie) Lohn

Z (Zeitlohn) Lohn

G (Gehalt) Gehalt

GP (Gehalt mit Prämie) Gehalt

Abbildung 4.23: Die Auswahlliste ist von

der gewählten Entgeltmethode anhängig