Microsoft Excel im Personalwesen, 2., aktualisierte und erweiterte Auflage

Jahreswertebezogene Personalkostenplanung

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die der reinen Information in Auswertungen dienen. Daher zeigt Tabelle 7.2 die benötigten Exportfel-

der.

Liegt eine Exportdatei mit den erforderlichen Daten im TXT-Format vor, kann diese zur weiteren

Verarbeitung in Excel eingelesen werden. Zuvor allerdings ist eine Excel-Datei zu erstellen, in der die

Planung durchgeführt wird.

Aufbau der Excel-Datei

Legen Sie hierzu eine neue Excel-Datei an und richten Sie drei Tabellenblätter ein, die Sie der Reihen-

folge nach folgendermaßen bezeichnen:

쐍 Daten: In diesem Tabellenblatt werden die Daten vorgehalten.

쐍 Parameter: Enthält sämtliche Planungsparameter, welche die Personalkostenplanung beeinflussen

und vom Bearbeiter individuell angepasst werden können.

쐍 Ta r i f ta b e l l e : Die Tarifentgeltgruppen des Beispieltarifvertrags werden hier in Listenform erfasst.

Hierfür können wahlweise vorhandene Tabellenblätter umbenannt oder zusätzliche Tabellenblätter

eingefügt werden. Speichern Sie diese Datei unter dem Namen PK-Planung_Jahr.xls.

Import der Daten

Die Daten sollen nun in das Tabellenblatt Daten der soeben erstellten Excel-Datei importiert werden.

Hierzu setzen Sie die Einfügemarke in die Zelle A4 und öffnen das Menü Daten/Externe Daten impor-

tieren/Daten importieren, woraufhin sich ein Dialogfeld zur Auswahl einer Datei öffnet.

In Excel 2007 starten Sie den Datenimport über die Befehlsfolge Daten/Externe Daten abrufen/Aus

Text.

Verwenden Sie hierfür die Datei Export102009_Jahr.txt aus dem Ordner \Buch\Kap07 von der Buch-CD.

Nach Auswahl der Datei und Klicken auf die Schaltfläche Öffnen erscheint der Textkonvertierungs-

Assistent – Schritt 1 von 3.

Stellen Sie die Parameter entsprechend der Vorgabe in Abbildung 7.1 ein und setzen Sie den Vorgang

mit einem Klick auf Weiter fort.

Exportfelder aus dem HR-System Erforderlich für

Tarifgruppe, AT-Gehalt, IRWAZ (Wochenarbeitszeit), Tariftyp Grundentgelt

Leistungszulage in Prozent Leistungszulage

Freiwillige Zulage Freiwillige Zulage

Personalnummer, Name, Vorname, Abteilung, Kostenstelle Reine Information

Tabelle 7.2 Erforderliche Exportfelder

CD-ROM

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Kapitel 7: Personalkostenplanung

Im nun folgenden zweiten Schritt des Textkonvertierungs-Assistenten stellen Sie die Parameter wie

folgt ein:

쐍 Das Trennzeichen auf Ta b s t o pp

쐍 Das Texterkennungszeichen auf {Kein}

Im nächsten Schritt können Sie nicht benötigte Spalten vom Import ausschließen. Für das Beispiel

benötigen Sie die Spalten PrsNr, Vorname, Name, Abteilung, Kostenstelle, Tar iftyp, IRWAZ, Entgelt-

gruppe, Stufe, AT-Ge halt, LZProz und Freiwillige Zulage. Alle anderen Spalten schließen Sie aus. Als

Alternative zum Ausschließen können Sie diese Spalten nach erfolgtem Import natürlich auch aus-

blenden. Wenn der Import die für Sie gewünschte Form hat, schließen Sie das Dialogfeld mit Klick

auf Fertig stellen.

Abbildung 7.1 Legen Sie den Datentyp,

die Zeilennummer des Importbeginns

sowie den Zeichensatz der zu

importierenden Datei fest

Abbildung 7.2 Geben Sie das Trenn-

zeichen sowie das Texterkennungszeichen

an und sehen Sie sich das Ergebnis des

Imports in der Datenvorschau an