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Kapitel 7: Personalkostenplanung
=RUNDEN(WENN(Tariftyp="AT";IRWAZ/AZ_AT;IRWAZ/AZ_Tarif)*AustrittsKNZ*EintrittsKNZ;2)
Denken Sie daran, dass die Mappe nicht mehr automatisch neu berechnet wird, sondern Sie diese
manuell mit
(F9) aktualisieren müssen.
Die bereits fertiggestellte Arbeitsmappe mit der Mitarbeiteranzahl finden Sie auf der Buch-CD im Ord-
ner \Buch\Kap07 unter dem Dateinamen PK-Planung_Monat_Mitarbeiteranzahl.xls.
Auswertung und Analyse
Die Berechnung der Planungswerte ist vollständig abgeschlossen. Die Analyse der Personalkostenpla-
nung erfolgt nun mittels einer Pivot-Tabelle. Damit jedoch auch eine Auswertung auf Kostenstellen-
basis erfolgen kann, tragen Sie im Arbeitsblatt Plandaten in Zelle V1 die Bezeichnung KST ein. Geben
Sie in Zelle V2 die Formel
=INDEX(Stammdaten;Plandaten!$B2;9) ein und kopieren Sie anschließend die Zelle
V2 nach unten. Somit erhält jeder Datensatz eine Kostenstelleninformation, mithilfe derer in einer
Pivot-Tabelle entsprechende Auswertungen erstellt werden können.
In Zelle W1 tragen Sie den Begriff Gesamtkosten ein und in Zelle W2 die folgende Formel:
=I2+J2+M2+N2+O2+R2+S2
Zwecks Erstellung einer Pivot-Tabelle bewegen Sie die Einfügemarke in die Zelle A1 und wählen
anschließend den Menübefehl Daten/PivotTable- und PivotChart-Bericht. Daraufhin erscheint der
PivotTable- und PivotChart-Assistent mit dem ersten Schritt (siehe Abbildung 7.47). Beenden Sie den
Assistenten sofort mit Fertig stellen.
In Excel 2007 erstellen Sie das Grundgerüst einer Pivot-Tabelle, indem Sie auf der Registerkarte Einfü-
gen in der Gruppe Ta b e l l e n auf den Befehl PivotTable klicken. Der Assistent erstellt die Pivot-Tabelle
in einem neuen Arbeitsblatt wie in Abbildung 7.48 dargestellt.
ACHTUNG
CD-ROM
Abbildung 7.47 Assistent zur Erstellung
einer Pivot-Tabelle
Monatswertebezogene Personalkostenplanung
323
Im Folgenden werden einige beispielhafte Auswertungen mittels dieser Pivot-Tabelle angefertigt.
Genauere Erläuterungen zum Umgang mit Pivot-Tabellen finden Sie in Kapitel 6 im Abschnitt »Rück-
stellungsberechnung für Gleitzeitsalden«. Folgende Auswertungen werden beschrieben:
Monatliche Entwicklung der Gesamtkosten pro Kostenstelle
Monatliche Aufstellung der Einzelkosten
Erstellung einer Kopfzahlenstatistik mit Köpfen und FTE
Erstellung einer Buchungsliste, die ermöglicht, die geplanten Werte in der Finanzbuchhaltung als
Planwerte zu verbuchen
Monatliche Entwicklung der Gesamtkosten pro Kostenstelle
Zur Vereinfachung wurden bereits die Gesamtkosten pro Monat eines jeden Mitarbeiters auf dem
Tabellenblatt Plandaten ermittelt, sodass keine Berechnung mehr ausgeführt werden muss. Stattdes-
sen ziehen Sie lediglich das Feld Gesamtkosten aus der PivotTable-Feldliste als Datenfeld in den
Datenbereich (Abbildung 7.48). Die Pivot-Tabelle sieht danach aus wie in Abbildung 7.49 dargestellt.
Wählen Sie als Nächstes, nachdem Sie die Einfügemarke in die Zelle B4 innerhalb der Pivot-Tabelle
gesetzt haben, im Kontextmenü den Eintrag Zellen formatieren und stellen Sie dann das Zahlenformat
wie in Abbildung 7.50 dargestellt ein.
Abbildung 7.48 Pivot-Tabelle
nach Beendigung des Assistenten
Abbildung 7.49 Die Pivot-Tabelle nach Einfügen des Feldes Gesamtkosten
in den Datenbereich
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Kapitel 7: Personalkostenplanung
Anschließend ziehen Sie das Pivot-Feld Monat in den Spaltenbereich und danach das Pivot-Feld KST
in den Zeilenbereich. Die Pivot-Tabelle verändert sich daraufhin wie in Abbildung 7.51 zu sehen.
Abbildung 7.51 Monatliche Entwicklung der Gesamtkosten pro Kostenstelle
Die bereits fertiggestellte Auswertung finden Sie auf der CD-ROM im Ordner \Buch\Kap07 unter dem
Dateinamen PK-Planung_Monat_Gesamtkosten_KST.xls.
Monatliche Aufstellung der Einzelkosten
Zur Erstellung dieser Auswertung legen Sie eine neue Pivot-Tabelle wie vorhin beschrieben an.
Zunächst ziehen Sie das Feld Monat in den Zeilenbereich und anschließend die Felder Entgelt,
Abbildung 7.50 Zahlenformatanpassung in einer Pivot-Tabelle
CD-ROM
Monatswertebezogene Personalkostenplanung
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Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld in den Datenbereich. Die Pivot-Tabelle hat nun die in Abbildung 7.52
dargestellte Form.
Um die Werte im Datenbereich nebeneinander darzustellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf
das Datenfeld in Zelle B3 und wählen den Befehl Reihenfolge/Verschieben in Spalte (siehe Abbildung
7.53). Auf dem gleichen Weg können Sie die Daten auch wieder untereinander ausrichten. Fügen Sie
noch das Feld Bonus-AT ein.
Abbildung 7.53 Die Datenanordnung in einer Pivot-Tabelle ändern
Die Sozialversicherungsbeiträge sollen nicht einzeln, sondern als Gesamtsumme dargestellt werden.
Hierzu wird ein sogenanntes berechnetes Feld verwendet. Positionieren Sie die Einfügemarke inner-
halb der bisher erstellten Pivot-Tabelle. In der Symbolleiste PivotTable wählen Sie den Befehl Formeln/
Berechnetes Feld wie in Abbildung 7.54 dargestellt.
Abbildung 7.52 Die Pivot-Tabelle mit mehreren Feldern
im Datenbereich
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Kapitel 7: Personalkostenplanung
Im nächsten Schritt öffnet sich das in Abbildung 7.55 dargestellte Dialogfeld.
In diesem Dialogfeld können Sie Berechnungen innerhalb der Pivot-Tabelle vornehmen. Die verfüg-
baren Felder werden angezeigt und können durch diverse Rechenoperationen miteinander verknüpft
werden. Für die Berechnung der Gesamtsumme der Sozialversicherungsbeiträge vergeben Sie
zunächst den Namen GesamtSV. Anschließend wählen Sie die Felder SV_AG_lfd, SV_AG_KV_EGA
und SV_AG_RV_EGA der Liste entweder mit einem Doppelklick oder über die Schaltfläche Feld ein-
fügen aus und addieren diese durch Einfügen von Pluszeichen.
Abbildung 7.54 Einfügen von einem berechneten Feld
Abbildung 7.55 Dialogfeld Berechnetes Feld einfügen

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