Microsoft Excel im Personalwesen, 2., aktualisierte und erweiterte Auflage

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Kapitel 9: Kopfzahlenstatistik

2. Geben Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen den Speicherort Ihrer Reportdatei an, markieren

Sie die Datei (im Beispiel Kap09_Mitarbeiterliste.txt) und klicken Sie dann auf die Schaltfläche

Öffnen.

3. Im ersten Schritt des Textkonvertierungs-Assistenten aktivieren Sie das Optionsfeld Getrennt

unter Ursprünglicher Datentyp (siehe Abbildung 9.1 auf Seite 371). Sollten Sie abweichend von der

hier genutzten Beispieldatei mit festen Breiten arbeiten, ist diese Option zu aktivieren. Klicken Sie

auf die Schaltfläche Weiter.

4. Das Standardtrennzeichen von TXT-Dateien ist das Tabulatorzeichen. Es lassen sich aber auch

andere Zeichen nutzen. Ob Ihre Einstellungen stimmen, überprüfen Sie am einfachsten mit der

Datenvorschau im unteren Bereich des Dialogfeldes. Wenn die Spalten nicht richtig dargestellt

werden, aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen mit dem korrekten Trennzeichen. Klicken

Sie auf die Schaltfläche Weiter.

5. Als Nächstes definieren Sie das Datenformat der Spalten. In der Regel ist die Option Standard ausrei-

chend, allerdings interpretiert Excel numerische Werte immer als Zahl, was den Verlust von führen-

den Nullen nach sich zieht. Dürfen diese Nullen nicht entfernt werden (was z.B. bei Postleitzahlen

der Fall ist), sollten Sie eine solche Spalte als Tex t formatieren. Beenden Sie den Assistenten über die

Schaltfläche Fertig stellen.

6. Fügen Sie die Daten auf dem aktuellen Arbeitsblatt ein und geben Sie diesem den Namen Daten-

import. Im Folgenden wird noch ein weiteres Arbeitsblatt benötigt. Dieses benennen Sie mit

Übersichtsliste1.

Der Datenimport wird in diesem Kapitel im ersten Abschnitt »Die einfache Kopfzahlenstatistik«, Unter-

punkt »Datenimport« (Seite 371), ausführlich mit Bildschirmabbildungen erläutert. Zusätzliche Informationen über die

unterstützten Dateiformate im Speziellen und die Importmöglichkeiten von Excel im Allgemeinen erfahren Sie in Kapi-

tel 1 »Vor der Analyse: Listenimport«.

Der Betrachtungszeitraum

Bevor Sie daran gehen, die importierten Daten um einige berechnete Informationen zu ergänzen,

müssen Sie festlegen, welchen Zeitraum Sie bei der Zu- und Abgangsliste betrachten möchten. Als

Standard wird oft das aktuelle Kalenderjahr herangezogen. In einigen Fällen, z.B. bei abweichenden

Wirtschaftsjahren des Unternehmens, kann es aber auch sinnvoll sein, andere Zeiträume für die

Betrachtung als Grundlage zu nehmen. Da diese Musterlösung so konzipiert ist, dass sie auch nach

dem Aktualisieren der Reportdatei ohne weitere Veränderungen genutzt werden kann, wurden hier

mehrere Varianten integriert.

Neben einem frei festlegbaren Zeitraum werden drei Standardzeiträume angelegt. Zusätzlich zum aktu-

ellen Kalenderjahr soll auch der aktuelle Monat sowie die letzten zwölf Monate als Betrachtungszeit-

raum angeboten werden. Diese Auswahl soll im Kopfbereich des Arbeitsblattes Übersichtsliste1 getroffen

werden. Dort in der Zelle B1 soll der Bearbeitungsstand der importierten Datei angegeben werden. An

diesem Datum wird sich später der Betrachtungszeitraum orientieren. Beschriften Sie die Zelle A1 mit

dem Text Stand und legen Sie für die Zelle B1 ein Datumsformat fest, z.B. über den Kontextmenübefehl

Zellen formatieren. In der Zeile zwei beschriften Sie die erste Spalte mit Betrachtungszeitraum.

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