O'Reilly logo

Microsoft Excel im Personalwesen, 2., aktualisierte und erweiterte Auflage by Melanie Breden, Sven Mönkediek, Egbert Jeschke, Michael Paatz

Stay ahead with the world's most comprehensive technology and business learning platform.

With Safari, you learn the way you learn best. Get unlimited access to videos, live online training, learning paths, books, tutorials, and more.

Start Free Trial

No credit card required

384
Kapitel 9: Kopfzahlenstatistik
2. Geben Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen den Speicherort Ihrer Reportdatei an, markieren
Sie die Datei (im Beispiel Kap09_Mitarbeiterliste.txt) und klicken Sie dann auf die Schaltfläche
Öffnen.
3. Im ersten Schritt des Textkonvertierungs-Assistenten aktivieren Sie das Optionsfeld Getrennt
unter Ursprünglicher Datentyp (siehe Abbildung 9.1 auf Seite 371). Sollten Sie abweichend von der
hier genutzten Beispieldatei mit festen Breiten arbeiten, ist diese Option zu aktivieren. Klicken Sie
auf die Schaltfläche Weiter.
4. Das Standardtrennzeichen von TXT-Dateien ist das Tabulatorzeichen. Es lassen sich aber auch
andere Zeichen nutzen. Ob Ihre Einstellungen stimmen, überprüfen Sie am einfachsten mit der
Datenvorschau im unteren Bereich des Dialogfeldes. Wenn die Spalten nicht richtig dargestellt
werden, aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen mit dem korrekten Trennzeichen. Klicken
Sie auf die Schaltfläche Weiter.
5. Als Nächstes definieren Sie das Datenformat der Spalten. In der Regel ist die Option Standard ausrei-
chend, allerdings interpretiert Excel numerische Werte immer als Zahl, was den Verlust von führen-
den Nullen nach sich zieht. Dürfen diese Nullen nicht entfernt werden (was z.B. bei Postleitzahlen
der Fall ist), sollten Sie eine solche Spalte als Tex t formatieren. Beenden Sie den Assistenten über die
Schaltfläche Fertig stellen.
6. Fügen Sie die Daten auf dem aktuellen Arbeitsblatt ein und geben Sie diesem den Namen Daten-
import. Im Folgenden wird noch ein weiteres Arbeitsblatt benötigt. Dieses benennen Sie mit
Übersichtsliste1.
Der Datenimport wird in diesem Kapitel im ersten Abschnitt »Die einfache Kopfzahlenstatistik«, Unter-
punkt »Datenimport« (Seite 371), ausführlich mit Bildschirmabbildungen erläutert. Zusätzliche Informationen über die
unterstützten Dateiformate im Speziellen und die Importmöglichkeiten von Excel im Allgemeinen erfahren Sie in Kapi-
tel 1 »Vor der Analyse: Listenimport«.
Der Betrachtungszeitraum
Bevor Sie daran gehen, die importierten Daten um einige berechnete Informationen zu ergänzen,
müssen Sie festlegen, welchen Zeitraum Sie bei der Zu- und Abgangsliste betrachten möchten. Als
Standard wird oft das aktuelle Kalenderjahr herangezogen. In einigen Fällen, z.B. bei abweichenden
Wirtschaftsjahren des Unternehmens, kann es aber auch sinnvoll sein, andere Zeiträume für die
Betrachtung als Grundlage zu nehmen. Da diese Musterlösung so konzipiert ist, dass sie auch nach
dem Aktualisieren der Reportdatei ohne weitere Veränderungen genutzt werden kann, wurden hier
mehrere Varianten integriert.
Neben einem frei festlegbaren Zeitraum werden drei Standardzeiträume angelegt. Zusätzlich zum aktu-
ellen Kalenderjahr soll auch der aktuelle Monat sowie die letzten zwölf Monate als Betrachtungszeit-
raum angeboten werden. Diese Auswahl soll im Kopfbereich des Arbeitsblattes Übersichtsliste1 getroffen
werden. Dort in der Zelle B1 soll der Bearbeitungsstand der importierten Datei angegeben werden. An
diesem Datum wird sich später der Betrachtungszeitraum orientieren. Beschriften Sie die Zelle A1 mit
dem Text Stand und legen Sie für die Zelle B1 ein Datumsformat fest, z.B. über den Kontextmenübefehl
Zellen formatieren. In der Zeile zwei beschriften Sie die erste Spalte mit Betrachtungszeitraum.
HINWEIS

With Safari, you learn the way you learn best. Get unlimited access to videos, live online training, learning paths, books, interactive tutorials, and more.

Start Free Trial

No credit card required