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Microsoft Excel im Personalwesen, 2., aktualisierte und erweiterte Auflage by Melanie Breden, Sven Mönkediek, Egbert Jeschke, Michael Paatz

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Fluktuationsbericht
453
Zum Abschluss der Vorarbeiten markieren Sie die vollständige Liste inklusive der Spaltenüberschrif-
ten und definieren dafür den Namen Daten.
Ausführliche Erläuterungen zum Rechnen mit Datumswerten sowie zusätzliche Anwendungsbeispiele
finden Sie in Kapitel 3 »Rechnen mit Datum und Uhrzeit«.
Kennzahlenberechnung mit Datenbankfunktionen
Auf dem Arbeitsblatt Cockpit soll der Datenpool aus dem Arbeitsblatt Datenimport ausgewertet wer-
den. In einem ersten Schritt werden daher die relevanten Kennzahlen auf Abteilungsebene tabella-
risch zusammengefasst. Das Gros der dazu benötigten Formeln wird sich auf die Datenbankfunktio-
nen von Excel stützen.
Datenbankfunktionen und ihre Arbeitsweise
Die Datenbankfunktionen von Excel bieten Ihnen die Möglichkeit, aus einer Datenbanktabelle,
oder auch einer beliebigen Liste, Datensätze herauszufiltern und mit diesem Filterergebnis direkt
Berechnungen durchzuführen. Einzige Voraussetzung an die Datenquelle ist eine Feldüberschrift
zu jedem Datenbankfeld im Spaltenkopf. Die Arbeitsweise der Datenbankfunktionen erinnert ent-
fernt an den Spezialfilter. In Abhängigkeit von der angestrebten Berechnung wird eine Datenbank-
funktion gewählt, beispielsweise
DBSUMME(). Wie der Name erahnen lässt, führt diese Funktion eine
Addition der gefilterten Daten durch. Die Argumente, welche in den Funktionsklammern angege-
ben werden müssen, sind der Reihe nach
Datenbank, Datenbankfeld und Suchkriterien.
Das Argument
Datenbank gibt dabei an, welche Datenbasis betrachtet werden soll. Dies kann ein
Zellbereich, eine Liste oder auch eine Datenbank sein.
Das zweite Argument,
Datenbankfeld, benennt die Spalte der Datenbasis, mit welcher die Berechnung
erfolgen soll. Hier ist die Feldüberschrift aus dem Spaltenkopf der Datenquelle einzutragen. Beach-
ten Sie, dass dieses Argument in Anführungszeichen gesetzt werden muss.
Der große Unterschied zu den herkömmlichen Funktionen wie
SUMME(), ANZAHL() oder anderen
liegt im dritten Argument, dem
Suchkriterium. Es liest einen Kriterienbereich aus, über den die
Datenbasis gefiltert werden soll. Dieser Kriterienbereich kann nicht in der Formel direkt hinterlegt
werden. Er muss stattdessen auf einem Arbeitsblatt abgelegt und als Zellbezug in die Formel einge-
bettet werden. Der Kriterienbereich wird als Tabelle aufgebaut. Geben Sie zunächst alle Feldna-
men, die zum Filtern genutzt werden, in der ersten Zeile an. Die Zeilen darunter nutzen Sie, um
die gewünschten Filterwerte für die Datenbankfelder zu erfassen. Es gilt hierbei folgende Regel:
Alle in einer Zeile eingetragenen Kriterien sind mit einer Und-Bedingung verbunden. Alle Zeilen
wiederum sind durch eine Oder-Bedingung miteinander verknüpft. Zellen ohne Eintrag verhalten
sich so, dass jeder Wert berücksichtigt wird, wodurch man eine ungefilterte Liste erhält. Leere Zel-
len gelten also ausdrücklich nicht als Platzhalter für ein Feld ohne Inhalt.
Als Beispiel wird die Tabelle aus Abbildung 11.9 als Kriterienbereich angeführt.
HINWEIS
454
Kapitel 11: Kennzahlenanalyse
Für die erste Berechnung, die durchschnittliche Anzahl der Beschäftigten einer Abteilung im Betrach-
tungszeitraum, wird als Erstes ein Kriterienbereich auf dem Arbeitsblatt DBKriterien angelegt. Es
handelt sich in diesem Fall um den kleinsten möglichen Kriterienbereich von zwei Zellen in einer
Spalte. Tragen Sie in der Zelle A3 den Feldnamen in Form des Textes Abteilung und in der Zelle A4
den Namen einer Abteilung ein. Die hier verwendete Reihenfolge der Abteilungen wird später die Rei-
henfolge der Abteilungen in der Cockpit-Tabelle vorgeben. Berücksichtigen Sie dies beim Anlegen der
Kriterienbereiche. Stellen Sie sicher, dass der Text Abteilung dem Feldnamen aus der Datenquelle, im
Beispiel die Liste auf dem Arbeitsblatt Datenimport, entspricht. Nutzen Sie eine andere Datenquelle,
muss zwingend die entsprechende Spaltenüberschrift verwendet werden. Fahren Sie fort, alle weite-
ren Abteilungen als Kriterien nebeneinander anzulegen (siehe Abbildung 11.10).
Abbildung 11.10 Alle Abteilungen werden als Suchkriterium angelegt
Eine zeitsparende Methode, alle im Import verwendeten Abteilungen zu ermitteln, ist die Pivot-Tabelle.
Erstellen Sie eine Pivot-Tabelle und ziehen Sie die Abteilung in die Spaltenfelder. Alle Abteilungen werden nun im Spal-
tenbereich abgetragen und lassen sich mit Copy & Paste nutzen. Eine vergleichbare Lösung unter Nutzung der Zeilenfel-
der wird in Kapitel 14 »Tipps & Tricks« im Abschnitt »Liste aller vorhandenen Ausprägungen« ausführlich erläutert.
Wechseln Sie nun auf das Arbeitsblatt Cockpit und gehen Sie in die Zelle A5, um die Kopfzeile für die
Berichtstabelle der Abteilungen zu erstellen. Beginnen Sie mit der Beschreibung Abteilungen für die
Zeile und tragen Sie danach in den folgenden Spalten die Namen der Abteilungen ein (siehe Abbil-
dung 11.11).
Beachten Sie, dass die Abteilungen in derselben Reihenfolge eingetragen werden müssen, in der sie als
Suchkriterium auf dem Arbeitsblatt DBKriterien angelegt sind.
Damit werden alle Datensätze ausgelesen, die
im Feld Name mit »M« beginnen und im Feld Steuerklasse den Wert »1« aufweisen
oder
die im Feld Monatsentgelt einen Betrag jenseits der »2000« aufweisen.
Wie das Beispiel zeigt, sind auch Platzhalter möglich: das Sternchen (*) für beliebig viele Zeichen
oder das Fragezeichen (?) für genau ein wahlfreies Zeichen. Ferner lassen sich Operatoren verwen-
den, z.B. > (größer als), < (kleiner als) oder <> (ungleich). Daraus ergibt sich eine Unmenge von
Auswertungsoptionen, von denen einige in diesem Kapitel erörtert werden.
Abbildung 11.9 Beispiel für einen Kriterienbereich
TIPP
WICHTIG

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