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Microsoft Excel im Personalwesen, 2., aktualisierte und erweiterte Auflage by Melanie Breden, Sven Mönkediek, Egbert Jeschke, Michael Paatz

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535
Kapitel 13
Daten exportieren
In diesem Kapitel:
Listen im Textformat exportieren 537
Listen im HTML-Format 544
Listen im XML-Format 546
Listen in SharePoint veröffentlichen 555
Fazit 559
536
Kapitel 13: Daten exportieren
In Kapitel 1 haben Sie die Datenformate, welche Excel importieren kann, kennengelernt. Sie haben
gesehen, welche Wege es gibt, um Datenlisten in ein Excel-Tabellenblatt zu importieren. In diesem
Kapitel sollen nun die Möglichkeiten von Microsoft Excel hinsichtlich des Exports von Daten
beleuchtet werden. Der Anlass für den Export von Daten ist die Weiterverarbeitung in Fremdsyste-
men. So gibt es bei vielen SAP-Anwendern Prozesse, bei denen SAP-Daten zunächst in Excel über-
nommen und nach Durchführung bestimmter Berechnungen zurück in das SAP-System transferiert
werden.
Grundsätzlich kann Excel die meisten der in Kapitel 1 gezeigten Fremdformate nicht nur öffnen bzw.
importieren, sondern auch Daten in diesen speichern. Das Stichwort Speichern gibt auch den ent-
scheidenden Hinweis: Der Export von Daten erfolgt grundsätzlich über den Menübefehl Datei/Spei-
chern unter. Eine Ausnahme bildet nur das Veröffentlichen von Arbeitsmappen oder Listen.
Ob es notwendig ist, bearbeitete Listen aus Excel zu exportieren, hängt davon ab, welche Datenfor-
mate das Zielsystem, für das diese Listen bestimmt sind, importieren bzw. verarbeiten kann. Längst
ist das Excel-Dateiformat selbst zu einem Standard geworden, das Fremdprogramme erzeugen und/
oder importieren können. Ist dies bei Ihrem System der Fall, erübrigt sich die Frage des Exports. In
allen anderen Fällen ist dieses Kapitel sicher von Interesse für Sie.
Für das Exportieren von Daten, unabhängig davon, in welchem Format dies geschieht, sollten Sie einige
Grundregeln beachten:
Für alle in diesem Kapitel gezeigten Exporte wird vorausgesetzt, dass das Tabellenblatt mit der zu exportierenden
Liste keine anderen Daten enthält – nur die Liste und nichts als die Liste.
Ferner wird erwartet, dass die Felder keine Zeichen enthalten, die das Listenformat stören. Dazu gehört z.B. der Zei-
lenumbruch. Dieser ist äußerst problematisch, da er für das Ende eines Datensatzes steht und somit die Struktur zer-
stört.
Die zu exportierende Liste erfüllt auch sonst alle in Kapitel 2 aufgeführten Anforderungen an eine Liste.
In international agierenden Unternehmen sollten Sie in den zu exportierenden Listen auf spezielle Zahlenformate
verzichten, etwa Währungszeichen oder Tausendertrennzeichen. Auch landesspezifische Datumsformate können
problematisch sein. Testen Sie, welches Datumsformat vom Zielsystem sicher, das heißt ohne Fehler eingelesen wer-
den kann.
Beachten Sie, dass Ihr Zielsystem eventuell ein anderes Dezimaltrennzeichen verwendet. Wie dessen Interpretation
beim Import eingestellt wird, ist in Kapitel 1 beschrieben.
Die Beispielliste Rohdaten.xls weist entgegen den oben stehenden Empfehlungen sowohl ein Wäh-
rungsformat mit Tausenderpunkt als auch mit Euro-Zeichen auf. Dies dient ausschließlich der
Demonstration und setzt voraus, dass Sie in einer einheitlichen Systemumgebung arbeiten, in der
keine unterschiedlichen Datumsformate und Dezimaltrennzeichen zum Einsatz kommen. Falls Sie
sich unsicher sind, ob das tatsächlich auf Ihr System zutrifft, nutzen Sie die Beispieldatei, um Ihre Sys-
temumgebung auf die korrekte Interpretation der Inhalte zu prüfen.
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