Microsoft Excel im Personalwesen, 2., aktualisierte und erweiterte Auflage

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Kapitel 14: Tipps & Tricks

Formelergebnisse in Festwerte umwandeln

In bestimmten Situationen ist es notwendig, Formeln durch ihr Ergebnis zu ersetzen, z.B. wenn Sie für

Archivierungszwecke eine Datei speichern wollen, die beim Öffnen automatische Neuberechnungen

durchführt (z.B. durch automatischen Zugriff auf eine permanent gepflegte externe Arbeitsmappe),

aber im Archiv immer den Stand des Archivierungsdatums wiedergeben soll.

Hier setzen Sie eine Spezialform des Kopierens mit der Maus ein, indem Sie die rechte Maustaste

benutzen:

1. Markieren Sie die Zellen, die Formeln oder Verknüpfungen enthalten.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Rand der markierten Zellen und ziehen Sie die Aus-

wahl bei gedrückter Maustaste eine Spalte nach rechts und sofort wieder zurück, sodass die Position

der Markierung letztendlich unverändert bleibt.

3. Aus dem sich öffnenden Kontextmenü wählen Sie den Befehl Hierhin nur als Werte kopieren.

Das Verfahren können Sie auch (allerdings etwas aufwendiger) über die Zwischenablage durchführen,

indem Sie eine Spezialform des Kopierens über die Zwischenablage einsetzen:

1. Markieren Sie die Zellen, die Formeln oder Verknüpfungen enthalten.

2. Wählen Sie den Befehl Bearbeiten/Kopieren oder drücken Sie (Strg)+(C).

3. Wählen Sie dann den Befehl Bearbeiten/Inhalte einfügen.

4. Im Dialogfeld Inhalte einfügen markieren Sie die Option Werte und schließen mit OK ab.

Schnelle Formatierungsänderung

Alle Zellen eines Arbeitsblattes sind grundsätzlich mit dem Format Standard vorbelegt. Das heißt, sie

haben kein bestimmtes Format und Excel interpretiert den Inhalt der Zelle selbstständig bei der Dar-

stellung. Alphanumerische Werte werden wie das Textformat linksbündig angezeigt, numerische

Werte hingegen analog zum Zahlenformat rechtsbündig, allerdings ohne bzw. mit den tatsächlich

vorhandenen Nachkommastellen. Um bei einigen häufig verwendeten Formaten den Ausflug über

das Dialogfeld Zellen formatieren – am schnellsten mit

(Strg)+(1) zu erreichen – abzukürzen, sind

sechs Formatierungen auch direkt über Tastenkombinationen zu erreichen. Die folgenden Formatie-

rungen werden bei Aufruf auf alle markierten Zellen angewendet.

Format Tastenkombination Beispiel für »40.000«

Zahl (mit zwei Nachkommastellen) (Strg)+(ª)+(1) 40.000,00

Wissenschaft (Strg)+(ª)+(2) 4,00E+04

Benutzerdefiniertes Datumsformat TT. MMM JJ (Strg)+(ª)+(3) 06. Jul 09

Währung (Strg)+(ª)+(4) 40.000,00 €

Prozent (Strg)+(ª)+(5) 4000000%

Standard (Strg)+(ª)+(6) 40000

Tabelle 14.3 Übersicht der Format-Tastenkombinationen