Microsoft Excel im Personalwesen, 2., aktualisierte und erweiterte Auflage

Geburtstagslisten einrichten

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Den jetzt vorliegenden Stand der Geburtstagsliste finden Sie in der Datei GebListe4.xls auf der Buch-CD

im Ordner \Buch\Kap04.

Eine Liste für jeden Vorgesetzten

Die Geburtstagsliste des Jahres 2010 soll für jeden Vorgesetzten ausgedruckt werden. Wie schränken

Sie nun die Liste auf die Mitarbeiter des jeweiligen Vorgesetzten ein?

Die Variante mit dem AutoFilter

Mit dieser Aufgabenstellung haben Sie das Thema »Filter« erreicht. Unabhängig davon, ob nach Vor-

gesetztem, Abteilung oder Kostenstelle – Sie können sehr leicht Merkmale dieser Art filtern. Um die

Einzellisten für die Vorgesetzten zu erzeugen, gehen Sie so vor:

1. Setzen Sie die Markierung in die Liste und rufen Sie dann den Befehl Daten/Filter/AutoFilter auf.

Die Spaltenüberschriften erhalten jeweils ein Dropdown-Steuerelement.

2. Wählen Sie einen Namen in der Dropdownliste Vor ge se tz te r aus. Als Ergebnis erhalten Sie die Liste

der Mitarbeiter für den festgelegten Vorgesetzten. Ein Beispiel sehen Sie in Abbildung 4.11.

Abbildung 4.11 Die Liste für den Vorgesetzten »Lahm«

Die Ergebnisliste kann sofort gedruckt werden. Sie können sie aber auch über die Windows-Zwische-

nablage auf ein anderes Tabellenblatt zur Weiterverwendung kopieren.

Für die Druckeinstellungen bietet sich das Drucken im Querformat an. Dieses stellen Sie unter Datei/

Seite einrichten auf der Registerkarte Papierformat ein.

In Excel 2007 finden Sie diese Einstellung auf der Registerkarte Seitenlayout in der Gruppe Seite einrichten im Drop-

downmenü Orientierung.

Wenn Sie die beiden Hilfsspalten nicht mit ausdrucken wollen, blenden Sie diese beiden Spalten einfach aus, indem Sie

die beiden Spalten markieren und den Befehl Format/Spalte/Ausblenden aufrufen. Alternativ markieren Sie die Listen-

spalten bis zur Spalte I (Alter) und wählen den Befehl Datei/Druckbereich/Druckbereich festlegen.

CD-ROM

TIPP

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Kapitel 4: Listen in der Personalabteilung

Den mit dieser Variante erreichten Stand der Geburtstagsliste finden Sie zum Vergleichen in der Datei

GebListe5.xls auf der Buch-CD im Ordner \Buch\Kap04.

Die Variante mit der Teilergebnis-Funktion

Es gibt noch eine andere Möglichkeit, die Listen für die Vorgesetzten zu erzeugen: Nutzen Sie die Teil-

ergebnis-Funktion aus dem Daten-Menü. Mit diesen Schritten teilen Sie die Geburtstagsliste nach den

Vorgesetzten auf:

1. Sortieren Sie die Liste nach den drei Kriterien Vo rg ese tz ter, Monat, Ta g (in dieser Reihenfolge).

Rufen Sie dazu den Befehl Daten/Sortieren auf und nehmen Sie die in Abbildung 4.12 gezeigten

Einstellungen vor.

2. Wählen Sie anschließend den Befehl Daten/Teilergebnisse, woraufhin das gleichnamige Dialogfeld

erscheint.

3. Im Listenfeld Gruppieren nach entscheiden Sie sich für das Feld Vor ge se tz te r.

4. Es geht eigentlich nicht darum, eine Berechnung für diese Gruppe auszuführen. Stellen Sie aber

im Feld Unter Verwendung von die Berechnungsmethode Anzahl ein und aktivieren Sie in der

Feldliste Teilergebnis addieren zu das Kontrollkästchen für das Feld PrsNr. Auf diese Weise erhalten

Sie die Anzahl der Mitarbeiter jedes Vorgesetzten. Deaktivieren Sie gegebenenfalls andere, vorein-

gestellte Felder.

5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Seitenumbrüche zwischen Gruppen einfügen.

6. Vergleichen Sie alle Einstellungen mit den in Abbildung 4.13 gezeigten und schließen Sie dann das

Dialogfeld mit OK.

CD-ROM

Abbildung 4.12 Die erste Sortierung nach den Vorgesetzten ist Bedingung

für die Gruppierung der Liste mit der Funktion Teilergebnis

Geburtstagslisten einrichten

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Sie erhalten die nach Vorgesetzten gruppierte Liste mit der jeweiligen Anzahl der unterstellten Mitar-

beiter (in der Spalte PrsNr, da dieses Feld dafür ausgewählt wurde). Durch Auswahl der Gliederungs-

ebenen 1, 2 oder 3 links im Zeilengruppierungsbereich erweitern oder reduzieren Sie sehr schnell die

jeweiligen Ebenen. Mit Klick auf ein Plus-Symbol können Sie auch einzelne Gruppen öffnen (siehe

Abbildung 4.14).

Abbildung 4.14 Die nach Vorgesetzten gruppierte Liste mit Seitenumbrüchen ist flexibel in der Anzeige und ermöglicht sofort das

seitenweise Ausdrucken der Listen

Abbildung 4.13 Die Vorgaben für die Gruppierung der Liste

nach den Vorgesetzten