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Microsoft Excel im Personalwesen, 2., aktualisierte und erweiterte Auflage by Melanie Breden, Sven Mönkediek, Egbert Jeschke, Michael Paatz

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Geburtstagslisten ad hoc
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Abbildung 4.30 Der berechnete Filterausdruck im erweiterten Kriterienbereich und die Spezialfilter-Einstellungen
Wer wird nächsten Monat 50?
Für die Lösung dieser Fragestellung können Sie das Know-how aus dem Abschnitt »Wer hat in diesem
Monat Geburtstag?« verwenden. Sie müssen lediglich einen zusätzlichen Filter auf die Altersberech-
nung einrichten.
AutoFilter-Lösungen
Mit den folgenden Schritten erhalten Sie schnell das Ergebnis:
1. Öffnen Sie die Arbeitsmappe GebListe9.xls aus dem Ordner \Buch\Kap04 auf der Buch-CD und
wählen Sie das Tabellenblatt Monat1.
2. Der AutoFilter sollte aktiv sein. Ist dies nicht der Fall, setzen Sie die Markierung in die Datenliste
und wählen dann den Befehl Daten/Filter/AutoFilter.
3. Angenommen, der aktuelle Monat ist der November 2009. Geben Sie in der Zelle D1 die Jahres-
zahl 2009 ein oder legen Sie diese über das Drehfeld fest.
4. Wählen Sie in der Dropdownliste Monat in der Spalte J den Wert für den Folgemonat Dezember,
also 12.
5. Entscheiden Sie sich in der Dropdownliste Alter in der Spalte I für den Wert 50.
Nun sollten die Beschäftigten angezeigt werden, die im Folgemonat ihren 50. Geburtstag feiern (siehe
Abbildung 4.31).
Abbildung 4.31 Mit dem richtigen Jahr und den Filtern auf den Spalten Alter und Monat reduzieren Sie die Liste
der Geburtstagskinder auf den Folgemonat
134
Kapitel 4: Listen in der Personalabteilung
Grundsätzlich kommen Sie mit dieser Methode schnell zum Ergebnis. Allerdings ist ein konzentrier-
tes Vorgehen notwendig. So muss nicht nur der Folgemonat manuell eingegeben werden, sondern
auch das Jahr, wobei man zusätzlich aufpassen muss, dieses im Dezember auf das Folgejahr zu setzen.
Die Variante ist also etwas fehlerträchtig.
Wenn es für den ausgewählten Monat keine 50er-Jubilare gibt, wird der Wert 50 auch nicht in der Drop-
downliste der Spalte Alter angeboten.
Dieses Beispiel finden Sie zum Vergleichen in der Arbeitsmappe GebListe9.xls auf dem Tabellenblatt
NächsterMonat1. Die Datei ist auf der Buch-CD im Ordner \Buch\Kap04\ enthalten.
Auch hier sollten Sie noch die Variante herstellen, die für die Berechnung auf das Systemdatum
zurückgreift. Diese Variante bietet mehr Sicherheit, da sie weitgehend automatisch arbeitet. Gehen
Sie folgendermaßen vor:
1. Verwenden Sie die eben erstellte Liste. Entfernen Sie zunächst den AutoFilter mit dem Befehl
Daten/Filter/AutoFilter.
2. Notieren Sie in der Zelle L3 die Überschrift Folgemonat. In die Zelle L4 schreiben Sie die Formel
=UND($I4=50;$J4=MONAT(DATUM(JAHR(HEUTE());MONAT(HEUTE())+1;1)))
3.
Kopieren Sie die Formel mit einem Doppelklick auf das Ausfüllkästchen nach unten.
4. Setzen Sie die Markierung in die Datenliste und rufen Sie den Befehl Daten/Filter/AutoFilter auf.
5. Wählen Sie in der Dropdownliste des berechneten Feldes Folgemonat den Wert WAHR aus (wird
kein solcher Wert angeboten, gibt es entsprechend keine Jubilare im Folgemonat).
Abbildung 4.32 Mit dieser etwas komplexeren Formel in der Hilfsspalte ermitteln Sie die Jubilare im nächsten Monat
Die Ergebnisliste zeigt alle Beschäftigten, welche im nächsten Monat ihren 50. Geburtstag haben. In
dieser Variante müssen Sie nach dem Öffnen der Arbeitsmappe nur noch das aktuelle Jahr eingeben
und den Wert WAHR in der AutoFilter-Liste des Feldes Folgemonat neu einstellen, um die Liste für
den aktuellen Monat zu erhalten.
Die
UND()-Funktion in der Formel kennen Sie bereits. Beide Bedingungen, das heißt der Altersver-
gleich
$I4=50 und der Monatsvergleich, werden durch diese Funktion mit einem logischen Und ver-
knüpft.
Etwas umfangreicher gestaltet sich der Ausdruck für die Berechnung des Folgemonats, denn es darf
nicht einfach dem aktuellen Monat eine 1 nach dem Schema
aktueller Monat + 1 hinzuaddiert werden.
Im Falle des Dezembers würde man sonst den Wert »13« anstelle einer »1« erhalten. Mit anderen
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