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Microsoft Excel im Personalwesen, 2., aktualisierte und erweiterte Auflage by Melanie Breden, Sven Mönkediek, Egbert Jeschke, Michael Paatz

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Kapitel 4: Listen in der Personalabteilung
Die Stufungstabelle
Entsprechend Ihren tariflichen oder betrieblichen Vereinbarungen gilt es, die Informationen über die
Stufungszeitpunkte tabellarisch zu organisieren. Als Erstes müssen Sie überlegen, wie viele Entgelt-
gruppen Sie in Ihrem Unternehmen führen und wie viele Stufungsgruppen maximal in den Entgelt-
gruppen genutzt werden. Im hier beschriebenen Beispiel wird von 14 Entgeltgruppen mit bis zu vier
Stufungen ausgegangen. Weichen diese Vorgaben von Ihren Anforderungen ab, erweitern oder redu-
zieren Sie die Stufungstabelle entsprechend.
Organisieren Sie zunächst das Layout Ihrer Tabelle: Wechseln Sie dazu auf ein neues Arbeitsblatt und
benennen Sie es mit Stufungstabelle. Parallel dazu geben Sie dem ersten Blatt mit den importierten
Daten den Titel Stufungsliste. Die Entgeltgruppen sollen in der Tabelle vertikal eingetragen werden,
daher sollten Sie im ersten Schritt eine Beschriftung erstellen:
1. Markieren Sie die Zellen A4 bis A17.
2. Rufen Sie über (Strg)+(1) das Dialogfeld Zellen formatieren auf und wechseln Sie zur Register-
karte Ausrichtung.
3. Zentrieren Sie die Textausrichtung auf beiden Achsen, ändern Sie die Textorientierung auf 90 Grad
und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zellen verbinden (siehe Abbildung 4.46).
4. Schließen Sie das Dialogfeld mit OK. Der Textverbund kann jetzt mit Entgeltgruppe beschriftet
werden.
5. Fettschrift und eine geeignete Hintergrundfarbe runden die Vorbereitung ab.
6. Wiederholen Sie diese Schritte für die Zellen D1 bis K1, allerdings ohne die Textorientierung zu
ändern. Beschriften Sie diese Zellen mit Stufung.
Abbildung 4.45 Die Steuerungsoptionen für das
Jahreszahl-Drehfeld
Stufungslisten
149
Nun können Sie die eigentliche Stufungstabelle erstellen. Die Zellen C4 bis C17 beinhalten die Zeilen-
beschriftung der Entgeltgruppen, in diesem Beispiel die Entgeltgruppen EG1 bis EG14. In der Zeile 3,
beginnend mit der Spalte D, tragen Sie die Stufungsgruppen ein (siehe Abbildung 4.47).
Wichtig: Die Beschriftung der Spalten und Zeilen muss dem jeweiligen Inhalt der importierten Felder
des Datenexports aus dem HR-System entsprechen.
Rahmen, Textausrichtung und -stil sowie Hintergrundfarben können Sie nach Belieben einstellen,
entscheidend ist lediglich, dass Sie in der Tabelle Ihre vollständigen Stufungseventualitäten abbilden
können.
Abbildung 4.46 Verbinden Sie Zellen zur besseren
Gestaltung der Beschriftung
ACHTUNG
Abbildung 4.47 Erstellen Sie ein Layout für Ihre
Stufungstabelle
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Kapitel 4: Listen in der Personalabteilung
In dem hier beschriebenen Beispiel orientiert sich die Stufung an der Betriebszugehörigkeit auf
Monatsbasis. Das lässt sich auch problemlos auf andere Aufgabenstellungen übertragen. Möchten Sie
z.B. das Lebensalter zur Grundlage der Betrachtung machen, greifen Sie auf das Feld Geburtsdatum
anstelle des Beschäftigungsbeginns zurück.
Füllen Sie nun die Tabelle mit Ihren Stufungsinformationen. Im Beispiel hier ist eine Stufung in den
Entgeltgruppen EG1 bis EG11 nicht vorgesehen. Für diese Entgeltgruppen können Sie in die Spalte D
jeweils ein fix eintragen. Die Gruppen EG12 bis EG14 sind in mehrere Stufen unterteilt. Tragen Sie in
den Stufen jeweils die Anzahl der Monate ein, die zum Erreichen der nächsten Stufe vollendet werden
müssen. Die letzte mögliche Stufe kennzeichnen Sie jeweils mit Ende.
Ein Beispiel: Bis zum vollendeten zwölften Monat ist ein Mitarbeiter der EG14 in der ersten Stufe zu
finden, danach erreicht er die nächste Stufe. Nach weiteren zwölf, also insgesamt 24 Monaten erlangt
er Stufe drei und ein weiteres Jahr später kommt er in die höchste, die vierte Stufe seiner Entgelt-
gruppe. Sie tragen demnach die in Tabelle 4.2 dargestellten Werte ein.
Falls Ihre Importdatei das Feld für die Stufung bei Entgeltgruppen ohne Stufungen unbefüllt lässt, müs-
sen Sie ein fix bzw. den Wert, der sonst in der ersten Stufe erscheint, ergänzen. Eine effektive und schnelle Methode
hierfür ist die Nutzung des AutoFilters. Wählen Sie alle betroffenen Entgeltgruppen aus und filtern Sie die leeren Daten-
sätze in der Spalte der Stufung. Markieren Sie alle Werte in der Spalte und geben Sie fix ein. Beenden Sie die Eingabe mit
(Strg)+(¢), woraufhin alle markierten Zellen mit fix gefüllt werden.
Eine vollständig ausgefüllte Stufungstabelle könnte wie in Abbildung 4.48 gezeigt aussehen.
Entgeltgruppe Stufe bz_12 Stufe nd_12 Stufe nd_24 Stufe nd_36
EG14 12 24 36 Ende
Tabelle 4.2 Beispielhafter Auszug aus einer Stufungstabelle
HINWEIS
Abbildung 4.48 Die Stufungstabelle
der Musterdatei Stufungsliste1.xls bzw.
Stufungsliste2.xls

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