Microsoft Excel im Personalwesen, 2., aktualisierte und erweiterte Auflage

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Kapitel 4: Listen in der Personalabteilung

Aktualisieren zur Verfügung. Es muss dabei lediglich sichergestellt sein, dass sich der Aufbau der Datei

nicht ändert. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Erstellen Sie eine neue Exportdatei aus dem HR-System.

2. Öffnen Sie die Excel-Datei.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktualisieren in der Symbolleiste Externe Daten.

4. Geben Sie den Speicherort der neuen Exportdatei an.

5. Beenden Sie die Aktualisierung über die Schaltfläche Importieren.

Damit haben Sie eine neue Datenbasis in Ihre Excel-Liste eingefügt, mit der Sie nun wie bisher weiter-

arbeiten können.

Weitere Informationen über die Fähigkeiten des Datenimports und der Automatisierungsmöglichkeiten

von Excel erhalten Sie in Kapitel 1 »Vor der Analyse: Listenimport«.

Fazit

Die Lösungen, die Sie auf Geburtstagslisten angewendet haben, können Sie eins zu eins auf Fragestel-

lungen zur Betriebszugehörigkeit übertragen. Eine Jubiläumsliste für die Betriebszugehörigkeit lässt

sich mit denselben Mitteln anlegen, wie sie in diesem Kapitel für die Altersjubilare vorgeschlagen

wurde. Ebenso ist es möglich, die Stufungsliste problemlos auf das Lebensalter oder andere Datums-

felder aufzubauen.

Sofern Sie die importierte Datenliste mit den Quelldaten verknüpft lassen, fügen Sie berechnete Spal-

ten immer rechts an die Liste an und stellen in den Datenbereichseigenschaften ein, dass bei Aktualisie-

rung der Daten die Formeln in angrenzenden Zellen ausgefüllt werden (Kontrollkästchen Formeln in

angrenzenden Zellen ausfüllen).

Sie haben einige der am häufigsten benötigten Datumsfunktionen eingesetzt und sicher gesehen, dass

Sie diese Funktionen auch für andere Anwendungen gut gebrauchen können.

Im Mittelpunkt standen die Filtermöglichkeiten in Excel. Mit dem AutoFilter und dem Spezialfilter

stellt Microsoft Excel Ihnen zwei mächtige Werkzeuge für die Datenanalyse zur Verfügung.

Alle gezeigten Lösungen verstehen sich als Vorschlag, denn es gibt immer mehrere Wege. Die Ent-

scheidung, welche Funktionen und Techniken Sie zur Bewältigung Ihrer Aufgabenstellungen einset-

zen, hängt von Ihren Erfahrungen, Kenntnissen und Neigungen ab.

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