Microsoft Excel im Personalwesen, 2., aktualisierte und erweiterte Auflage

Eine Betriebszugehörigkeitsanalyse erstellen

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Abbildung 5.16 Die fertige Tabelle mit der Häufigkeitsberechnung

Aussagekräftige Diagramme

Im Folgenden werden Sie die Tabelle unter Zuhilfenahme zweier Diagramme grafisch übersichtlich

darstellen. Im ersten Diagramm werden dabei die prozentualen Anteile der jeweiligen Altersstufe an

der Gesamtbelegschaft in einem Kreisdiagramm dargestellt. Das zweite Diagramm veranschaulicht

die kumulierten Anteile über ein Flächendiagramm.

Die Dienstalterstruktur

Mithilfe des Diagramm-Assistenten von Microsoft Excel erstellen Sie das Kreisdiagramm für die gra-

fische Darstellung der prozentualen Anteile der Altersstufen an der Gesamtbelegschaft wie folgt:

1. Markieren Sie die Altersklassen und die Anzahlberechnungen daneben. In Abbildung 5.16 ist dies

konkret der Bereich B7:C15.

2. Klicken Sie auf das Symbol für den Diagramm-Assistenten in der Standardsymbolleiste, wor-

aufhin sich das Dialogfeld für den Assistenten öffnet.

3. Wählen Sie den Diagrammtyp mit der Bezeichnung Kreis und klicken Sie auf die Schaltfläche Wei-

ter. In dem folgenden Schritt 2 bestätigen Sie ohne Änderungen mit Klick auf Weiter.

4. In Schritt 3 geben Sie als Diagrammtitel den Text Anteile der Dienstaltersklassen ein und wechseln

Sie zur Registerkarte Legende. Deaktivieren Sie dort das Kontrollkästchen Legende anzeigen.

5. Wählen Sie die Registerkarte Datenbeschriftungen an und aktivieren Sie die Kontrollkästchen

Kategoriename, Prozentsatz und Legendensymbol. Klicken Sie auf Weiter.

6. Im letzten Schritt bestätigen Sie die Option, dass das Diagramm als Objekt in dem aktuellen

Tabellenblatt eingefügt werden soll, mit Klick auf die Schaltfläche Fertig stellen.

Die Fläche für das eingefügte Diagramm können Sie jetzt durch Ziehen mit der Maus platzieren und

gegebenenfalls deren Größe anpassen. Im Beispiel ist das Diagramm transparent, damit der graue

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Kapitel 5: Demografische Berechnungen

Hintergrund des Blattes zu sehen ist. Rufen Sie zu diesem Zweck für die markierte Diagrammfläche

den Befehl Format/Markierte Diagrammfläche auf und aktivieren Sie auf der Registerkarte Muster für

Fläche die Option Keine. Ebenso schalten Sie für Rahmen die Option Keinen ein.

Die Prozentanteile sollten wie auch in der Tabelle eine Nachkommastelle aufweisen. Dazu klicken Sie

einmal auf eine der Beschriftungen am Kreis, sodass alle Beschriftungen markiert sind. Klicken Sie

dann einmal auf das Symbol Dezimalstelle hinzufügen in der Formatsymbolleiste. Die Grafik sollte

nun etwa so wie in Abbildung 5.17 aussehen.

Abbildung 5.17 Das Kreisdiagramm zeigt die Anteile der Altersklassen an der Gesamtbelegschaft

Bei mehreren benachbarten Kreissegmenten mit sehr kleinen Werten kann es zu Überschneidungen bei

den Beschriftungen kommen. In solchen Fällen empfiehlt es sich, die Beschriftungen durch Drehung des Kreises zu ent-

flechten: Doppelklicken Sie dazu auf ein Kreissegment und stellen Sie im Dialogfeld Datenreihen formatieren auf der

Registerkarte Optionen den Winkel des ersten Kreissegments auf einen anderen Wert ein. Nach ein, zwei Versuchen sollte

das Problem behoben sein.

Die kumulierte Betriebszugehörigkeit

Als weiteres Diagramm bietet sich ein Flächendiagramm zur Verdeutlichung der kumulierten Werte

an. Das Diagramm soll den »Umschlagspunkt« anzeigen, an dem die 50% erreicht werden. Sie kön-

nen dann sehen, bis zu welcher Altersklasse Sie gehen müssen, um die Hälfte der Belegschaft zu errei-

chen. Diese Darstellung sagt mehr aus als weitere Kennzahlen zum Altersdurchschnitt.

TIPP

Eine Betriebszugehörigkeitsanalyse erstellen

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So erstellen Sie das in Abbildung 5.18 dargestellte Diagramm:

1. Markieren Sie zunächst die Altersklassen, halten Sie anschließend die

(Strg)-Taste gedrückt und

markieren Sie mit der Maus zusätzlich die kumulierten Anteile.

2. Klicken Sie auf das Symbol für den Diagramm-Assistenten in der Standardsymbolleiste, wor-

aufhin sich das Dialogfeld für den Assistenten öffnet.

3. Wählen Sie den Diagrammtyp mit der Bezeichnung Fläche und klicken Sie auf die Schaltfläche

Weiter. In dem folgenden Schritt 2 bestätigen Sie ohne Änderungen mit Klick auf Weiter.

4. In Schritt 3 geben Sie auf der Registerkarte Titel unter Diagrammtitel den Text Kumulierte %

Betriebszugehörigkeit ein und wechseln dann zur Registerkarte Gitternetzlinien. Schalten Sie dort

das Kontrollkästchen Hilfsgitternetz für die Rubrikenachse (X) ein und gegebenenfalls die anderen

Kontrollkästchen aus.

5. Wählen Sie die Registerkarte Legende an. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Legende anzeigen

und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.

6. Im letzten Schritt bestätigen Sie die Option, dass das Diagramm als Objekt in dem aktuellen

Tabellenblatt eingefügt werden soll, mit Klick auf die Schaltfläche Fertig stellen.

7. Ziehen Sie die Diagrammfläche an die gewünschte Position und vergrößern oder verkleinern Sie

bei Bedarf durch Ziehen an den Anfasspunkten, die sich an den Ecken bzw. in der Mitte der Rän-

der befinden.

Nun folgen weitere Schritte, um das Diagramm so zu formatieren, wie in Abbildung 5.18 dargestellt.

Abbildung 5.18 Dieses Diagramm zeigt

den Verlauf der kumulierten Anteile über

die Altersklassen