Microsoft Excel im Personalwesen, 2., aktualisierte und erweiterte Auflage

Rückstellungsberechnung für Resturlaub

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Abbildung 6.13 Nutzen Sie die Funktion SVERWEIS(), um die Informationen beider Importdateien miteinander zu verknüpfen

Für das Arbeiten mit der Tabelle ist es vorteilhaft, immer die oberen vier Zeilen als Tabellenkopf auf

dem Arbeitsblatt zu sehen. Ferner sollten die Personalnummer und der dazugehörende Name des

Beschäftigten immer am linken Rand der Tabelle erscheinen, ungeachtet dessen, wie weit sich die

Tabelle nach rechts ausdehnt. So haben Sie diese wichtigen Spalten immer im Blick. Fixieren Sie diese

Bereiche der Tabelle, indem Sie die Zelle D5 markieren und den Menübefehl Fenster/Fenster fixieren

aufrufen.

Berechnen des Rückstellungsbetrags

Die Tabelle auf dem Arbeitsblatt Urlaubsrückstellungen enthält nun alle zur Berechnung erforder-

lichen Werte. Um das Arbeiten in der Tabelle auch bei Änderungen in den externen Datenquellen,

den Textimporten aus dem Entgeltabrechnungs- und dem Zeitwirtschaftssystem, zu erleichtern, soll-

ten Sie die Eigenschaften des externen Datenbereiches überprüfen. Das gleichnamige Dialogfeld errei-

chen Sie über die Schaltfläche Datenbereichseigenschaften in der Symbolleiste Externe Daten.

Im Dialogfeld Eigenschaften des externen Datenbereiches muss zwingend die Option Formeln in

angrenzenden Zellen ausfüllen aktiviert sein. Der Hintergrund: Bei einer Änderung der Datenquellen können

Datensätze hinzukommen. Damit auch diese zusätzlichen Zeilen mit den soeben erstellten Formeln versehen

werden, ergänzt das Programm die Formeln automatisch. Dieser Automatismus bei der Anpassung an eine vergrößerte

Anzahl der Datensätze wird durch die zuvor genannte Option bewerkstelligt.

WICHTIG

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Kapitel 6: Abschlussarbeiten und unterjährige Berechnungen

Um den Rückstellungsbetrag zu ermitteln, muss zunächst der Tageswert eines jeden Beschäftigten

bestimmt werden. Da diese Information später zu Sortierungs- und Gruppierungszwecken interes-

sant sein kann, wird der Tageswert in einer eigenen Spalte, der Spalte R, dargestellt. Der Wert wird

durch das Verhältnis vom Monatsentgelt zum Ta g es f a k t or errechnet. Damit die Nachkommastellen

kaufmännisch korrekt wiedergegeben werden, runden Sie das Ergebnis der Division durch die Funk-

tion

RUNDEN(). Die Formel hierfür lautet

=RUNDEN(Monatsentgelt/Tagesfaktor;2)

Wie die Formel zeigt, wird die Berechnungslogik durch eine vernünftige Wahl von Namen sofort

plausibel und nachvollziehbar. Der zweite Parameter der Funktion

RUNDEN() gibt die Anzahl der Nach-

kommastellen an, dabei wird immer kaufmännisch gerundet. Kopieren Sie die Formel über das Aus-

füllkästchen bis zum Ende der Liste.

Mit dem Produkt aus Ta g e s w e r t und der Anzahl der Resturlaubstage können Sie in der Spalte S den

Rückstellungsbetrag bilden. Die Formel wird wie folgt erstellt:

=RUNDEN(Tageswert*Resturlaub;2)

Kopieren Sie die Formel mit dem Ausfüllkästchen bis an das Ende der Liste. Mit (Strg)+(1) oder dem

Befehl Zellen formatieren im Kontextmenü sollten Sie den Spalten P, R und S ein Währungsformat

zuweisen.

Diese Lösung finden Sie zum Vergleichen als Beispieldatei Rückstellung_Urlaub.xls im Ordner

\Buch\Kap06 auf der Buch-CD.

Abbildung 6.14 Achten Sie darauf, dass die Option Formeln

in angrenzenden Zellen ausfüllen aktiviert ist, damit die

Tabelle bei Aktualisierungen aus der Datenquelle angepasst

wird

CD-ROM