Microsoft Office Access 2007 - Das Handbuch

Kapitel 29

Berichte für Fortgeschrittene

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Die im Formular getroffene Auswahl drucken

In vielen Anwendungen möchte man die in einem Formular gezeigten Daten ausdrucken. Man

könnte zwar einfach das Formular drucken, aber das bringt die Daten nicht in der gewünschten

Form zu Papier.

Wir möchten Ihnen hier eine Lösung vorstellen, bei der über eine Befehlsschaltfläche auf einem

Formular ein Bericht aufgerufen wird. Die Besonderheit hierbei ist: Wenn Sie für Ihr Formular

einen Filter aktiviert haben, werden nur die gefilterten Daten gedruckt.

Wie das funktioniert, soll im Folgenden am Beispiel der Adressenliste gezeigt werden. Auf dem noch

zu erstellenden Formular frmAdressenliste soll ein formularbasierter Filter aufgerufen und ausge-

führt werden.

Abbildg. 29.9

Es sollen alle Personen gefiltert werden, deren Nachname mit M beginnt

Ist der Filter ausgeführt, wird die Schaltfläche zum Aufrufen der Telefonliste freigegeben und ein

Klick darauf, so ruft das Formular die Telefonliste in der Seitenansicht auf.

Abbildg. 29.10

Bericht mit den im Formular gefilterten Datensätzen

Schließen Sie den Bericht und entfernen Sie den Filter im Formular wieder.

Die im Formular getroffene Auswahl drucken

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Berichte

Vorbereitung

1. Erstellen Sie mithilfe des Formular-Assistenten auf Grundlage der Tabelle Adressenliste ein einfa-

ches Formular mit dem Namen frmAdressenliste

2. Fügen Sie darauf eine Befehlsschaltfläche ein, die den Bericht rptTelefonliste in der Vorschau

aufruft und geben Sie der Schaltfläche auf der letzten Registerkarte des Befehlsschaltflächen-

Assistenten den Namen cmdTelefonliste.

Auswahl per Makro treffen

Access legt so für Sie zur neuen Schaltfläche für das Ereignis Beim Klicken ein Makro an. Die nächste

Aufgabe besteht nun darin, dem Bericht mitzuteilen, welche Datensätze angezeigt werden sollen.

Dazu kann man eine Bedingung definieren, die den Filter an die Telefonliste übergibt (siehe

Abbildg. 29.11).

Abbildg. 29.11

Makro mit Bedingung zum Öffnen der Telefonliste

Haben Sie auf dem Formular alle Filter gelöscht und wird kein Filter übergeben, wird die gesamte

Telefonliste angezeigt.

Auswahl per VBA treffen

Möchten Sie das Problem per VBA lösen, so verwenden Sie auf dem Eigenschaftenblatt der Schalt-

fläche für das Ereignis Beim Klicken den Code-Generator. Der Befehl zum Öffnen eines Berichts

heißt

DoCmd.OpenReport.

Geben Sie diesen Befehl ein, so erhalten Sie in einem Feld alle möglichen

Argumente für diesen Befehl aufgeführt. Wir wollen dem Bericht zunächst den benötigten Namen

übergeben (dazu benötigen wir das Argument ReportName) und festlegen, dass er in der Seitenan-

sicht geöffnet werden soll (dazu wird das Argument View verwendet).

Kapitel 29

Berichte für Fortgeschrittene

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Abbildg. 29.12

Befehl zum Öffnen eines Berichts

Geben Sie einfach hinter

openReport

die Namen der benötigten Argumente, dann »:=« und schließlich

das Argument ein. Also ergänzen Sie den Befehl zum einen durch

ReportName:="rptTelefonliste"

und zum anderen durch

View:=acViewPreview

. Das Argument

acViewPreview

finden Sie, wenn Sie

nach der Auflistung

acView

in der Hilfe suchen. Dort sind alle verwendbaren Parameter angegeben.

Möchten Sie nun auch den Filter übergeben, ergänzen Sie die Argumentliste um

WhereCondition:=

Forms!frmAdressenliste.Filter

. Die

WhereCondition

ist eine Art WHERE-Klausel für den Bericht.

Den vollständigen Code sehen Sie in Abbildg. 29.13.

Abbildg. 29.13

Den Bericht rptTelefonliste in der Seitenansicht mit übergebenem Filter öffnen

Da die Programmzeile so lang ist, dass sie nicht vollständig im Programmfenster

angezeigt werden würde, wurde sie mithilfe des Fortführungszeichens »_« umgebrochen. Es ist

zudem in der Regel übersichtlicher, wenn Sie die einzelnen Argumente untereinander anordnen.

HINWEIS

Die im Formular getroffene Auswahl drucken

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Berichte

Sie können obigen Code verkürzen, indem Sie anstelle des Ausdrucks

Forms!

frmAdressenliste.Filter

einfach

Me.Filter

schreiben. Mit

Me

wird hierbei das aktuelle Formular

bezeichnet.

Nur den aktuellen Datensatz drucken

Möchten Sie jetzt nicht nur gefilterte Datensätze drucken, sondern (wenn kein Filter definiert ist)

den aktuellen Datensatz ausgeben, erweitern Sie einfach das Makro oder die Ereignisprozedur.

Makro-Erweiterung

Im Prinzip müssen Sie jetzt zwei Bedingung definieren: Wenn der Filter aktiv ist, dann soll entspre-

chend der Filterung die Telefonliste dargestellt werden, ist kein Filter gesetzt, dann soll die Nummer

des aktuellen Datensatzes übergeben und nur dieser in der Liste angezeigt werden.

Dazu kann die FilterAktiv-Eigenschaft folgendermaßen verwendet werden:

Ist die Eigenschaft FilterAktiv wahr, dann rufe den Bericht mit gefilterten Daten auf.

Ist die Eigenschaft FilterAktiv falsch, dann rufe den Bericht mit dem aktuellen Datensatz auf. Dazu

wird die Nummer des aktuellen Datensatzes übergeben.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Bedingung, um vor den Makroaktionen eine weitere Spalte einzu-

schalten, die die Bedingung für die dahinterstehende Aktion aufnehmen kann.

Abbildg. 29.14

Zwei Bedingungen mit Aktionen

TIPP