Microsoft Office Access 2007 - Das Handbuch

Kapitel 3

Tabellen – echt einfach

78

In einer Datenbank werden verschiedene Tabellen, die die eigentlichen Daten enthalten, zusammen

mit Abfragen, Formularen und Berichten gespeichert. Nachdem Sie im letzten Kapitel eine leere

Datenbank angelegt haben, zeigen wir Ihnen jetzt, wie Sie Ihre erste Tabelle für die Datenbank

erstellen. Dazu gibt es in Access mehrere Möglichkeiten. Die einfachste zeigen wir Ihnen in diesem

Kapitel. Sie erstellen die neue Tabelle in der Datenblattansicht, indem Sie die Daten einfach einge-

ben. Profis erstellen ihre Datenbank in der Entwurfsansicht. Dieses Vorgehensweise beschreiben wir

in Kapitel 10, »Einen Tabellenentwurf anlegen«.

Als Beispiel soll uns hier wieder eine Adressdatenbank dienen, die allerdings nur solche Felder ent-

halten soll, die CineCity für die Anwendung braucht.

1. Starten Sie Access, falls noch nicht geschehen.

2. Öffnen Sie die Datenbank CineCity.

Abbildg. 3.1

Die leere Datenbank wurde geöffnet

Eine Tabelle anlegen

Bevor Sie mit Access eine Tabelle erstellen, sollten Sie sich überlegen, was Sie in der Tabelle darstel-

len wollen. Dazu nehmen Sie am besten Papier und Bleistift zu Hilfe und planen zunächst, welche

Daten Sie benötigen (siehe auch Kapitel 9, »Datenbankgrundlagen«).

Eine Tabelle anlegen

79

Der Schnelleinstieg

Der Entwurf der Tabelle

CineCity braucht eine Tabelle mit Adressen aller Zeitungen, Zeitschriften und Regionalsender, an

die das Kinoprogramm geschickt wird, um es zu veröffentlichen.

Wichtige Felder für die Tabelle sind der Name der Zeitungen, Zeitschriften und Sender sowie der

Ansprechpartner und die Adresse.

Abbildg. 3.2

Handschriftliche Tabelle (Ausschnitt)

Die neue Tabelle erstellen und mit Daten füllen

Um diese Felder in die erste Tabelle der Datenbank zu übertragen, legen Sie eine neue Tabelle fol-

gendermaßen an:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Erstellen, um die benötigte Multifunktionsleiste anzuzeigen.

2. Wählen Sie darauf den Befehl Ta b e l l e aus.

Abbildg. 3.3

Befehl, um eine neue Tabelle zu erstellen

Daraufhin wird die neue Tabelle als Registerkarte angezeigt und Sie können sofort damit beginnen,

Ihre Daten einzutragen. Dabei tippen Sie zwar nur die Daten für Ihre Tabelle ein, Access allerdings

versucht daraus die Struktur Ihrer Tabelle zu erkennen und legt entsprechend der eingegebenen

Daten die Tabelle mit den Feldern und Felddefinitionen fest.

Kapitel 3

Tabellen – echt einfach

80

Abbildg. 3.4

Die neue Tabelle mit neuem Feld

3.

Beginnen Sie im Beispiel damit, den Namen der ersten Zeitung einzutragen.

Abbildg. 3.5

Das erste Feld wurde gefüllt

4.

Beenden Sie die Feldeingabe mit der (ÿ)-Taste, so wird ein weiteres Feld zum Eingeben von

Daten bereitgestellt.

Abbildg. 3.6

Das nächste Feld zum Eingeben von Daten

Eine Tabelle anlegen

81

Der Schnelleinstieg

5. Haben Sie die erste Zeile Ihrer Tabelle fertig eingegeben – man bezeichnet eine solche Zeile in

einer Datenbank als Datensatz – so erstellen Sie eine neue Zeile – also einen neuen Datensatz –

mithilfe der Schaltfläche Neuer (leerer) Datensatz, die Sie in Abbildg. 3.7 sehen können.

Abbildg. 3.7

Einen neuen Datensatz erzeugen

Alternativ können Sie einen neuen Datensatz auch über den Befehl Neu auf der Multifunktionsleiste

Start in der Gruppe Datensätze oder die Tastenkombination

(Strg)+(+) anlegen.

In der ersten Access 2007-Version, die zum Schreiben dieses Buches verwendet

wurde, hat Access eine etwas seltsame Art die ID festzulegen, die die Datensätze durchnumme-

riert. Legen Sie beispielsweise drei Felder an, beginnt die ID mit 3 zu zählen, bei sieben Feldern

beginnt sie mit 7. Möchten Sie die Zählung bei 1 beginnen lassen, so legen Sie ein Feld an,

tragen den nächsten Datensatz ein und fügen danach erst die fehlenden Felder ein (zum Thema

Felder ergänzen lesen Sie weiter auf Seite 83).

Vielleicht ist Ihnen auch aufgefallen, dass die einzelnen Felder der Tabelle mit Namen überschrieben

sind, die aus dem Text »Feld« sowie einer Nummer bestehen. Das ist unschön, da Sie so bei einer

Neueingabe aus den zuvor gemachten Eingaben auf das entsprechende Feld schließen müssen und

sich nicht an der Spaltenüberschrift orientieren können. So können Sie aus einem Feld mit Telefon-

nummern beispielsweise nicht erkennen, ob hier die private oder die geschäftliche Nummer einge-

geben werden soll. Deshalb sollen im nächsten Schritt die Spaltenüberschriften geändert werden,

denn das erleichtert die Orientierung doch erheblich.

HINWEIS

Kapitel 3

Tabellen – echt einfach

82

Die Tabellenfelder benennen

Um die Tabellenfelder umzubenennen, also um die Spalten der Tabelle zu beschriften, platzieren Sie

den Maus-Cursor in der entsprechenden Spalte und klicken Sie auf der Multifunktionsleiste Daten-

blatt in der Gruppe Felder und Spalten auf die Schaltfläche Umbenennen.

Abbildg. 3.8

Zum Umbenennen markierter Spaltenname

Der Spaltenname wird markiert, und Sie können ihn einfach überschrieben.

Zum Umbenennen der Spalten steht Ihnen auch ein Befehl im Kontextmenü zur entsprechenden

Spaltenüberschrift zur Verfügung.

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift, die Sie umbenennen möchten.

2. Wählen Sie im Kontextmenü Umbenennen aus.

Abbildg. 3.9

Spaltenüberschrift mithilfe des Kontextmenüs umbenennen