Microsoft Office Excel 2007 - Das Handbuch

Kapitel 20

Daten sortieren

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Sortieren von Zahlen in Verbindung mit Text

Sollten Sie in Excel-Tabellen Adressdaten verwalten, dann sind beispielsweise in der Zelle mit den

Straßennamen auch die Hausnummern enthalten (Gartenstraße 1, Gartenstraße 2, Gartenstraße

13a usw.) usw. Worauf müssen Sie achten, damit die Spalte mit den Straßenamen/Hausnummern

entsprechend aufsteigend sortiert wird?

Die Abbildung 20.9 zeigt eine nicht praxistaugliche Sortierung.

Abbildg. 20.9

Sortieren von Hausnummern in Verbindung mit Straßennamen

Dieses Sortierergebnis ist nicht praxistauglich. Es gibt die Möglichkeit, die Hausnummern zweistel-

lig einzutragen (Gartenstraße 01, Gartenstraße 02), dann wird wunschgemäß sortiert.

Abbildg. 20.10

Einstellige Hausnummern mit führender Null eintragen

Die unterschiedliche Behandlung der Sortierreihenfolge ist darin begründet, dass im ersten Beispiel

der Eintrag »Gartenstraße 1« als reiner Text behandelt wird, weshalb die Sortierung Zeichen für Zei-

chen, von links nach rechts, erfolgt. Daher werden erst alle Hausnummern mit einer »1« sortiert,

gefolgt von den Einträgen mit der »2« usw.

Individuelle Ordnung – benutzerdefinierte

Sortierfolge

In bestimmten Fällen reicht die einfache auf- oder absteigende Sortierreihenfolge nicht aus, insbe-

sondere dann nicht, wenn vielfältige Kriterien berücksichtigt werden müssen.

Bei Vertreterumsätzen kann eine individuelle Sortierfolge z.B. für Kunden, Gebiete oder Waren-

gruppen erfolgen. Die Reihenfolge bestimmt dabei immer die Wichtigkeit. So kann es erforderlich

sein, dass bei der Sortierung nach Warengruppen keinesfalls die alphabetische Reihenfolge von

PROFITIPP

Das generelle Verhalten beim Sortieren unter Windows wird über die Regions- und Sprachoptio-

nen gesteuert. Mehr dazu finden Sie in Kapitel 7.

Sortieren von Zahlen in Verbindung mit Text

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Listenmanagement

Bedeutung ist, sondern die firmeninterne, vom Alphabet abweichende Folge dargestellt werden

muss.

Für diese von der Norm abweichende Ordnung können Sie eine benutzerdefinierte Reihenfolge

erstellen.

Excel verwendet für diese Sortierung die gleichen Listen wie für das automatische

Ausfüllen von Zeilen.

Erstellen einer benutzerdefinierten Liste

Wenn die Liste klein bzw. kurz ist, können Sie die Daten direkt in das Dialogfeld eintippen. Wir

gehen an dieser Stelle den Weg, die Daten aus einer Tabelle in das Dialogfeld zu importieren. Um die

Liste zu erstellen, tragen Sie die Daten in einen Zellbereich ein oder führen sie dort beispielsweise

durch Kopieren zusammen. Geben Sie die Daten für den Import in der Reihenfolge ein, in der spä-

ter auch die Sortierung erfolgen soll. Sie können auf das Arbeitsblatt Sortieren4 in der Arbeitsmappe

Kap20.xlsx zurückgreifen.

Abbildg. 20.11

Datenbeispiel mit benutzerdefinierter und alphabetischer Sortierfolge

1.

Markieren Sie den Zellbereich, nach dem die Sortierung erfolgen soll, im Beispiel von Energie bis

Bau.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Office-Menü, danach auf Excel-Optionen und wählen Sie dort die

Kategorie Häufig verwendet aus. Unter Die am häufigsten verwendeten Optionen bei der Arbeit

mit Excel wählen Sie die Schaltfläche Benutzerdefinierte Listen bearbeiten.

HINWEIS

Kapitel 20

Daten sortieren

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Abbildg. 20.12

Das Dialogfeld Excel Optionen mit den gekennzeichneten Schaltflächen auf dem Weg zu den

benutzerdefinierten Listen

3.

In dem sich öffnenden Dialogfeld Benutzerdefinierte Listen klicken Sie auf die Schaltfläche

Importieren und dann zweimal auf OK.

Abbildg. 20.13

Das Dialogfeld Benutzerdefinierte Listen mit den importierten Beispieldaten