Microsoft Office Excel 2007 - Das Handbuch

Kapitel 21

Daten filtern

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쐍 Festlegen von drei und mehr Kriterien für eine bestimmte Spalte, wobei mindestens eine Oder-

Verknüpfung enthalten ist

쐍 Festlegen berechneter Kriterien

쐍 Automatische Kopie der selektierten Datensätze in eine neue Tabelle oder einen anderen Bereich

des aktiven Arbeitsblattes

Die Arbeitsweise mit den Spezialfiltern unterscheidet sich in einigen Punkten von der, die Sie bisher

bei den AutoFiltern kennen gelernt haben.

Die Arbeitsumgebung bei der Anwendung

von Spezialfiltern

Bei der Anwendung von Spezialfiltern benötigen Sie eine vorbereitete Arbeitsumgebung. Neben den

eigentlichen Daten müssen Sie für die Definition der Filterkriterien einen Bereich einrichten.

Ebenso benötigen Sie für den Fall, dass die den Filterbedingungen entsprechenden Daten in einen

anderen Bereich geschrieben werden sollen, einen Zielbereich. Das kann im einfachsten Fall in

einem Arbeitsblatt geschehen. Es ist aber auch möglich, die extrahierten Daten in ein anderes Tabel-

lenblatt zu kopieren. In diesem Fall müssen der Kriterien- und der Zielbereich in einem neuen

Tabellenblatt aufgebaut werden (vgl. die Schemadarstellung in Abbildung 21.19).

Abbildg. 21.19

Schematische Darstellung der Anwendung von Spezialfiltern

Der Kriterienbereich besteht aus mindestens zwei Zeilen. Die oberste Zeile enthält die Spaltenbe-

schriftung bzw. den Feldnamen, in der zweiten und den evtl. weiteren Zeilen stehen dann zusätzli-

che Filterbedingungen. Wichtig ist in diesem Kriterienbereich, dass die Überschriften exakt den

Feldnamen im Listenbereich entsprechen. Eine Ausnahme bilden lediglich die Überschriften für die

berechneten Kriterien. Für den Aufbau eines gültigen Kriterienbereiches ist es nicht erforderlich, alle

Feldnamen wieder aufzuführen. Es ist völlig ausreichend, nur die Feldnamen zu verwenden, die für

den Filtervorgang tatsächlich benötigt werden.

Bedenken Sie beim Einrichten der Abfragebedingungen, dass beim Filtern

umfangreiche Zeilen ausgeblendet werden und in Folge dessen die von Ihnen definierten Krite-

rien sich ebenfalls im ausgeblendeten Bereich befinden könnten. Richten Sie den Kriterienbe-

reich nicht neben, sondern immer ober- oder unterhalb der Liste oder sogar in einer eigenen

Tabelle ein. Bevorzugt sollte ein Zeilenbereich oberhalb der Daten für die Kriterien eingerichtet

werden.

WICHTIG

Die Arbeitsumgebung bei der Anwendung von Spezialfiltern

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Listenmanagement

Aufbau des Kriterienbereichs

Ein Kriterienbereich besteht aus mindestens zwei Zeilen. In die oberste Zeile schreiben Sie eine oder

mehrere Spaltenbeschriftung(en). In der zweiten und in den folgenden Zeilen stehen die Filterbe-

dingungen. Die Überschriften im Kriterienbereich müssen exakt mit den Spaltenüberschriften über-

einstimmen. Ausgenommen sind die Überschriften für berechnete Kriterien.

Kopieren Sie die benötigten Feldnamen aus den Datenspalten in den Kriterienbe-

reich, um Tippfehler zu vermeiden.

Ein Kriterienbereich muss natürlich nicht alle Überschriften der Liste enthalten. Es

genügt völlig, nur die Feldnamen (Spalten), die tatsächlich benötigt werden, in den Kriterienbe-

reich zu übernehmen.

Ein Beispiel: Sie wollen alle Datensätze, die im Depot der DAB-Bank aufbewahrt werden und die

Börsenkennung S aufweisen, für eine Auswertung anzeigen lassen:

1. Richten Sie in der Mappe Kap21_1.xlsx im Arbeitsblatt Depot(2) in den ersten Zeilen (1 bis 5)

einen Kriterienbereich ein.

2. Fügen Sie oberhalb der Depotliste vier zusätzliche Zeilen ein, um dort den Kriterienbereich zu

definieren. Markieren Sie zunächst die Spaltenüberschrift Börse und kopieren Sie diese beispiels-

weise in die Zelle D1. Danach kopieren Sie die Spaltenüberschrift Depotbank in die Zelle C1.

3. Geben Sie in die Zelle D2 das Kriterium DAB ein (siehe Abbildung 21.20).

4. Aktivieren Sie jetzt eine beliebige Zelle im Listenbereich und verwenden Sie den Befehl Erweitert

in der Gruppe Sortieren und Filtern in der Registerkarte Daten.

Anstelle des Menüs AutoFilter erscheint jetzt das Dialogfeld Spezialfilter (Abbildung 21.20).

5. Excel hat den Listenbereich automatisch erkannt. Klicken Sie jetzt in das Eingabefeld Kriterien-

bereich und markieren Sie dann den Bereich C1 bis D2 in der Tabelle.

Abbildg. 21.20

Der Eintrag des Kriterienbereichs im Umfeld der Arbeitsumgebung mit dem zugehörigen

Dialogfeld Spezialfilter

6.

Lassen Sie die Option Liste an gleicher Stelle filtern aktiviert. Klicken Sie zum Abschluss auf die

Schaltfläche OK.

TIPP

HINWEIS