Microsoft Office Excel 2007 - Das Handbuch

Erstellen eines Teilergebnisses

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Listenmanagement

Sie können auch Teile einer Liste auswählen. Verwenden Sie einen Filter, um die

erforderlichen Daten anzuzeigen. Mehr zum Filtern von Daten und den verschiedenen Möglich-

keiten finden Sie in Kapitel 21.

Erstellen eines Teilergebnisses

In unserem Beispiel betrachten Sie eine Ausgabenliste, in der beispielsweise alle Belege, Quittungen

und Rechnungen aus einem Buchhaltungssystem exportiert oder manuell in einer Excel-Liste erfasst

worden sind (Abbildung 23.1). Ziel ist es, problemlos und zügig Teilergebnisse

쐍 mit Zwischen- und Gesamtsummen über die einzelnen Felder,

쐍 nach unterschiedlichen Berechnungsmethoden

쐍 und in variabler Anzeige- und Ausgabeform

zu erstellen und zu gliedern.

Die Beispieldaten finden Sie auf dem Arbeitsblatt Ausgaben in der Datei Kap23_TEG.xlsx auf der

CD-ROM zum Buch im Ordner \Buch\Kap23.

Abbildg. 23.1

Auszug aus der Liste mit Belegdaten zur Auswertung mit Teilergebnissen

Zur Bewältigung dieser Aufgabe stellt Ihnen Excel auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Gliede-

rung den Befehl Teilergebnis zur Verfügung.

Abbildg. 23.2

Der Befehl Teilergebnis auf der Registerkarte Daten

HINWEIS

Kapitel 23

Teilergebnisse bilden und Daten konsolidieren

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In den meisten Fällen erkennt Excel automatisch den Datenbereich und markiert

diesen. Auf diese Weise werden Markierungsfehler und -aufwand reduziert.

Anhand eines Beispiels wollen wir die Funktionalität des Befehls Teilergebnis kennen lernen.

Für eine sinnvolle Auswertung ist es notwendig, die Liste nach dem Auswertungskriterium zu sor-

tieren. Dies ist in unserem Beispiel das Feld Kategorie (mehr zum Thema Sortieren erfahren Sie in

Kapitel 21). Nach der Sortierung beginnen Sie mit dem Aufbau der Teilergebnisse, indem Sie:

1. den Cursor in einer beliebige Zelle in der Liste positionieren und auf der

Registerkarte Daten in der Gruppe Gliederung auf den Befehl Teilergebnis kli-

cken.

Es erscheint das Dialogfeld Teilergebnisse (Abbildung 23.3)

Abbildg. 23.3

Das Dialogfeld Teilergebnisse mit vorausgewählten Optionen

2.

Legen Sie nun in der Dropdown-Liste Gruppieren nach fest, wie die Daten für die Zwischensum-

men gruppiert werden sollen. In unserem Beispiel verwenden wir die Spalte Kategorie.

3. In der Dropdown-Liste Unter Verwendung von wählen Sie die gewünschte Berechnungsart.

4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Betrag in der Liste Teilergebnis addieren zu.

5. Die Markierungen der Kontrollkästchen Vor ha nd e ne Teilergebnisse ersetzen, Seitenumbrüche zwi-

schen Gruppen einfügen und Ergebnisse unterhalb der Daten anzeigen lassen Sie unverändert.

6. Bestätigen Sie nun mit einem Klick auf die Schaltfläche OK Ihre Festlegungen.

Excel fügt jeder Gruppe ein Teilergebnis hinzu und führt die gewählte Berechnung aus.

HINWEIS

Erstellen eines Teilergebnisses

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Listenmanagement

Abbildg. 23.4

Die Einträge werden nach Kategorien gegliedert und die Ausgaben in Kategorien zusammengefasst

(Ausschnitt)

Excel beschriftet jede eingefügte Zeile mit einem entsprechenden Titel (Abbildung 23.4). In unserem

Beispiel wird der Text aus der Kategorie der Liste verwendet.

Insgesamt bietet der Assistent Teilergebnisse die in Tabelle 23.1 dargestellten Optionen an.

Tabelle 23.1

Die Optionen für die Einstellungen im Dialogfeld Teilergebnisse

Option Erklärung

Gruppieren nach Zeigt die Spalten bzw. Spaltenbeschriftungen in der Liste an

Unter Verwendung von Bietet Ihnen die möglichen Berechnungsarten an – möglich sind: Anzahl,

Mittelwert, Maximum, Minimum, Produkt, Anzahl Zahlen, Standardabweichung

(Stichprobe), Standardabweichung (Grundgesamtheit), Varianz (Stichprobe),

Varianz (Grundgesamtheit)

Teilergebnis addieren zu Auf welche Spalte(n) soll die Berechnungsart angewendet werden?

Vorhandene Teilergebnisse

ersetzen

Ersetzt bei einem erneuten Ausführen des Befehls die bereits eingetragenen

Zwischenergebnisse

Seitenumbrüche zwischen

Gruppen einfügen

Bezieht sich hauptsächlich auf den Ausdruck: Fügt nach jedem Gruppenwechsel

einen Seitenumbruch in die Tabelle ein. Die Daten einer Gruppe werden dann

beim Ausdruck jeweils auf einem neuen Blatt ausgegeben.

Ergebnisse unterhalb der

Daten anzeigen

Die Ergebnisse werden jeweils unterhalb der Gruppe, das Gesamtergebnis am

Ende der Liste ausgegeben

Alle entfernen Entfernt alle Teilergebnisse aus der aktuellen Liste