Microsoft Office Excel 2007 - Das Handbuch

Daten konsolidieren

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Listenmanagement

Daten konsolidieren

Wie Sie Teilergebnisse Ihrer Daten komfortabel erstellen, haben Sie zuvor gesehen. In einem weite-

ren Beispiel soll eine Lösung gezeigt werden, wie verschiedene Tabellen einer Mappe oder auch ver-

schiedene Dateien zusammengefasst – konsolidiert – werden können. Wie Sie dies unter Verwen-

dung von 3D-Bezügen erreichen, steht in Kapitel 6.

Das Beispiel finden Sie in der Datei Kap23.xlsx auf der CD-ROM zum Buch im Ordner

\Buch\Kap23.

Ausgangspunkt sind mehrere Tabellen, welche den gleichen Aufbau haben. Sind für die verschiede-

nen Vertriebsgebiete Nord, Süd, Ost und West die Umsatzdaten jeweils in einer Tabelle ähnlich

Abbildung 23.14 erfasst, dann können und sollen diese in diesem Beispiel zusammengefasst werden.

Abbildg. 23.14

Auch für die anderen Vertriebsgebiete existieren Tabellen mit einem ähnlichen Aufbau

Um die Daten der vier Vertriebsgebiete zusammenzufassen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Aktivieren Sie ein leeres Tabellenblatt.

2. Aktivieren Sie die Registerkarte Daten.

3. Wählen Sie in der Befehlsgruppe Datentools den Befehl Konsolidieren.

4. Aktivieren Sie das Eingabefeld Ver we is .

5. Wechseln Sie auf ein Tabellenblatt mit den Daten, die zusammengefasst werden sollen, und mar-

kieren Sie den Bereich.

6. Wählen Sie die Schaltfläche Hinzufügen.

7. Markieren Sie die Daten aus weiteren Tabellen nach dem gleichen Verfahren: Klicken Sie nach

jeder Markierung auf die Schaltfläche Hinzufügen, um das Listenfeld Vorhandene Ver weise zu

füllen.

8. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Beschriftung, wenn diese im Ergebnis angezeigt wer-

den soll.

PROFITIPP

Auch im Dialogfeld Konsolidieren können Sie mit der Taste (F3) das Dialogfeld zum Einfügen

von Bereichsnamen aufrufen. Bereichsnamen gelten als gültiger Verweis. Mehr zum Thema

Namen finden Sie in Kapitel 19.

Kapitel 23

Teilergebnisse bilden und Daten konsolidieren

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Abbildg. 23.15

Über die Schaltfläche Durchsuchen können Sie externe Tabellen hinzufügen

9.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Verknüpfungen mit Quelldaten, wenn der neue Bereich bei

Änderungen an den Quelldaten aktualisiert werden soll.

10. Schließen Sie das Dialogfeld Konsolidieren mit OK.

Als Ergebnis erhalten Sie eine Tabelle ähnlich der Abbildung 23.16.

Abbildg. 23.16

Wie die Bearbeitungsleiste zeigt, sind die Daten dynamisch verbunden

Über die Gliederungssymbole am rechten Rand können Sie die Daten auswählen, die Sie genauer

untersuchen wollen. Wählen Sie die nummerierten Schaltflächen direkt unterhalb des Namenfeldes,

um nur die Summen (1) oder sowohl die Summen als auch die Einzeldaten des jeweiligen Bereichs

anzeigen zu lassen (2).

Werden nur die Summen angezeigt, können Sie für einzelne Datengruppen die Werte der verschie-

denen Vertriebsgebiete über die Schaltflächen »+« und »« ein- bzw. ausblenden.

Daten konsolidieren

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Listenmanagement

Abbildg. 23.17

Das Ausblenden und Einblenden relevanter Daten können Sie auch über die

Befehlsgruppe Gliederung erledigen

Leider haben es die Entwickler auch in Excel 2007 noch nicht geschafft, nicht den

Dateinamen, sondern den Namen des Bereichs oder der Tabelle für die jeweilige Gliederung zu

übernehmen. Vielleicht liegt dies auch daran, dass die Funktion Konsolidieren für die Zusam-

menfassung mehrerer Dateien entwickelt wurde. Um die Datenquelle korrekt zu erkennen, müs-

sen Sie die Spalte B aus Abbildung 23.16 also manuell überarbeiten.

Wo sind die Gliederungssymbole?

Sollten die Gliederungssymbole nicht angezeigt werden, dann finden Sie die entsprechende Einstel-

lung dafür in den Excel-Optionen:

1. Wählen Sie im Office-Menü die Schaltfläche Excel-Optionen.

2. Im Dialogfeld Excel-Optionen wechseln Sie zur Kategorie Erweitert.

3. Blättern Sie nach unten und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Gliederungssymbole anzeigen, …

wie in der Abbildung 23.18 gezeigt.

4. Schließen Sie das Dialogfeld Excel-Optionen mit OK.

Abbildg. 23.18

In den Excel-Optionen wird auch die Einstellung zur Anzeige der Gliederungssymbole verwaltet

HINWEIS