Microsoft Office Excel 2007 - Das Handbuch

Kapitel 24

PivotTable und PivotChart einsetzen

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Sie wollen zusätzlich zu den Abteilungen noch die zugehörigen Namen darstellen? Um dies zu errei-

chen, müssen Sie das Feld Name in den bestehenden PivotTable-Bericht aufnehmen, am besten im

Zeilenbereich, wobei der PivotTable-Bericht eine Feldanordnung besitzt, wie in Abbildung 24.24

gezeigt. Die Ausgangs-PivotTable finden Sie auch in der Mappe Kap24_Gehalt_Lösung.xlsx im

Arbeitsblatt Pt24.24.

1. Öffnen Sie das Arbeitsblatt oder erstellen Sie die PivotTable nach dem genannten Muster.

2. Öffnen Sie dann die PivotTable-Feldliste durch einen Klick in die PivotTable.

3. Klicken Sie im Feldlistenabschnitt auf das Kontrollkästchen vor dem Feldnamen. Das Feld wird

automatisch im Layoutbereich in den Zeilenbeschriftungen an letzter Position platziert und der

zugehörige PivotTable-Bericht wird aktualisiert.

Alternativ können Sie das Feld Name mit der rechten Maustaste anklicken, festhal-

ten und dann in den Layoutbereich ziehen.

Die Lösung finden Sie in der Mappe Kap24_Gehalt_Lösung.xlsx auf dem Arbeitsblatt Pt24.24(2).

Layout von Pivot-Tabellen – Praxisbeispiel

Sie möchten auf einen Blick, neben der monatlichen Belastung und dem Arbeitnehmerbrutto-

betrag, zusätzlich noch die Arbeitgeberanteile aufgelistet haben. Gehen Sie wie folgt vor:

Abbildg. 24.29

Die Ausgangstabelle für das folgende Beispiel

1.

Erstellen Sie die PivotTable in der Feldanordnung (entsprechend der Abbildung 24.29).

2. Zeigen Sie die PivotTable-Feldliste an, indem Sie eine Zelle in der PivotTable aktivieren.

3. Wechseln dann in die PivotTable-Feldliste und ziehen zunächst das Feld MtlBelastungAG und

dann die Felder AGKV, AGRV, AGAV und AGPV in den Bereich Werte im Layoutbereich.

4. Falls bei einem oder einigen Feldern die Funktion Anzahl für die Zusammenfassung verwendet

wird, müssen Sie die Funktion noch auf Summe ändern.

5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das betroffene Feld im Wertebereich, und wählen Sie

im daraufhin geöffneten Kontextmenü den Befehl Wertfeldeinstellungen.

6. Es öffnet sich das Dialogfeld Wertfeldeinstellungen.

7. Auf der Registerkarte Zusammenfassen mit wählen Sie den Berechnungstyp Summe aus und

beenden das Dialogfeld mit einem Klick auf die Schaltfläche OK.

8. Wiederholen Sie diese Schritte für alle Felder, die mit einer anderen als der Summefunktion

berechnet wurden.

TIPP

Layout von Pivot-Tabellen – Praxisbeispiel

913

Listenmanagement

Abbildg. 24.30

Dialogfeld Wertefeldeinstellungen mit der neu ausgewählten Zusammenfassungsfunktion Summe

Darstellung nur einer Abteilung

Dazu müssen Sie lediglich im Berichtsfilter im Feld Abteilung die Auswahl auf die erforderliche

Abteilung begrenzen:

1. Klicken Sie im Berichtsfilterfeld der PivotTable auf den kleinen Pulldown-Pfeil am Abteilungs-

auswahlfeld, markieren Sie in der Liste den Eintrag GF und schließen Sie das Fenster mit einem

Klick auf die Schaltfläche OK.

2. Die Darstellung der PivotTable wird erheblich reduziert und zeigt nur noch die Einträge der aus-

gewählten Abteilung.

3. Die Übersichtlichkeit der Wertefelder ist jedoch noch nicht brauchbar (siehe Abbildung 24.31).

Abbildg. 24.31

Das Ergebnis ist noch nicht befriedigend

4.

Die Anordnung der Felder im Wertebereich der PivotTable-Feldliste

erzeugt gleichzeitig ein neues Feld Werte, das im Bereich Spaltenbeschrif-

tungen abgelegt wurde.

Kapitel 24

PivotTable und PivotChart einsetzen

914

5. Um die Übersichtlichkeit der PivotTable zu erhöhen, ziehen Sie das Feld Werte in den Bereich

Zeilenbeschriftungen der PivotTable-Feldliste.

Sie erhalten dann folgendes Ergebnis:

Abbildg. 24.32

Die PivotTable mit übersichtlicher Anordnung und eingeblendetem Layoutbereich

Sie können jetzt die Felder beliebig austauschen oder in andere Bereiche verschieben, je nach Anfor-

derung und gewünschter Aussagekraft. Hier hilft es, verschiedene Aspekte einfach einmal auszupro-

bieren – wie im Leben führt auch in Excel das Experimentieren zuweilen zu den größten Lernerfol-

gen.

Ein- und Ausblenden von Details

Sie haben die PivotTable aus dem vorherigen Arbeitschritt etwas umgestaltet, woraus sich der in

Abbildung 24.33 dargestellte momentane Aufbau ergibt.

Layout von Pivot-Tabellen – Praxisbeispiel

915

Listenmanagement

Abbildg. 24.33

Die umgestaltete PivotTable mit eingeblendetem Layoutbereich

Nun wollen Sie die dargestellten Daten (Abbildung 24.33) in der Zeilenanzahl verdichten, sodass in

Ihrer PivotTable nur die Ergebniszeilen der Namen angezeigt werden:

1. Markieren Sie zunächst alle Elemente des Zeilenfeldes DatumAbrMonat, indem Sie den Maus-

zeiger auf den Namen des Zeilenfeldes, etwas über den unteren Rand hinaus bewegen, es

erscheint dann ein kleiner schwarzer Pfeil. Wenn Sie jetzt mit der linken Maus klicken, wird die

gesamte Spalte markiert.

2. Jetzt wählen Sie den Befehl Gesamtes Feldes reduzieren. Diesen Befehl finden Sie in der Multi-

funktionsleiste unter PivotTable-Tools auf der Registerkarte Aktives Feld.

Um die Reduzierung wieder aufzuheben, gibt es den Befehl Gesamtes Feld erwei-

tern. Diesen Befehl finden Sie in unter PivotTable-Tools auf der Registerkarte Aktives Feld.

Abbildg. 24.34

Bei kleineren PivotTables können Sie auch auf die Schaltflächen »+« bzw. »–« direkt vor dem Namen

klicken

Sind in Ihrer PivotTable erst einmal alle Details eingerichtet, können diese durch einen Dop-

pelklick auf das Feldelement immer wieder ein- bzw. ausgeblendet werden. Beispielsweise wird

die Anzeige der Monate Januar bis April ausgeblendet, wenn Sie auf den Eintrag Albrecht einen

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