Microsoft Office Excel 2007 - Das Handbuch

Kapitel 24

PivotTable und PivotChart einsetzen

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Abbildg. 24.55

Ausschnitt aus dem Vorgang, um das Wertfeld Summe von SteuerBrutto umzubenennen

Sie können jedes Feld mit einem neuen Namen versehen, der in dem Textfeld

Benutzerdefinierter Name eingetragen wird. Der ursprüngliche, also der Feldname aus der

Datenquelle, wird weiterhin in der Zeile darüber unter Quellenname angezeigt.

Multidimensionale Darstellung der Daten

Sie haben nun einige Auswertungen mit PivotTables erarbeitet und inzwischen bestimmt erkannt,

dass diese Tabellen ein ausgezeichnetes Werkzeug sind, Daten darzustellen, zu betrachten und aus-

zuwerten. Besonders interessant sind sie für Daten, die in ihrer Urform zu unterschiedlich oder zu

umfangreich sind, um sie ohne Aufbereitung zu begutachten und Konsequenzen ableiten zu kön-

nen.

Die PivotTable kann wesentlich zur Vereinfachung der Datendarstellung beitragen. So vermitteln

Ihnen PivotTables einen umfassenden und guten Eindruck des Gesamtbildes, vergleichbar z.B. mit

Datenbankberichten oder Bilanzdarstellungen. Gegenüber diesen Darstellungen haben sie einen

weiteren enormen Vorteil: Sie können PivotTables drehen und wenden, die Perspektiven beliebig

ändern und das, so oft Sie wollen und in jeder beliebigen Zusammenstellung. Eine ganz besondere

Stärke dieser Darstellungsvariante in Excel soll nun betrachtet werden: PivotTables helfen Ihnen

dabei, multidimensionale Daten zu analysieren.

Tabellendaten werden üblicherweise nur in zwei Dimensionen dargestellt. Es ist aber kein Problem,

sich bildhaft dreidimensionale Darstellungen von Daten vorzustellen. Wie kann man aber in einer

Tabelle die dritte Dimension simulieren? Bisher wurden unsere Beispieldaten in Zeilen und Spalten

ausgewertet, die Berichtsfilter noch nicht weiter betrachtet. Durch die Verwertung der Berichtsfilter

wird der Eindruck erzeugt, dass die Daten in einer dritten Dimension übereinander gestapelt liegen.

Daten aus dem geschäftlichen Bereich umfassen oft weit mehr als drei Dimensionen. In unserem

Beispiel weisen die Abteilung und die Mitarbeiter zwei Dimensionen auf. Benötigen Sie beispiels-

weise darüber hinaus eine Auswertung nach Kostenstellen (im Beispiel nicht enthalten), so legen Sie

diese Kategorie in die dritte Dimension.

Wenn Sie zusätzlich eine zeitliche Zusammenfassung, z.B. in Jahreswerten, brauchen, bedeutet dies,

dass Sie eine weitere Dimension aufbauen müssen. Egal, welche Forderungen Sie stellen: Leicht wird

HINWEIS

Multidimensionale Darstellung der Daten

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Listenmanagement

aus einem dreidimensionalen Würfel eine n-dimensionale Matrix, die nicht mehr auf dem Bild-

schirm angezeigt werden kann – es sei denn, Sie platzieren die zusätzlichen Dimensionen im Zeilen-,

Spalten- oder Berichtsfilterbereich.

Zum Nachvollziehen verwenden Sie die Daten im Arbeitsblatt FL in der Excel-Mappe Kap24_Gehalt.xlsx.

Die Ergebnisse der Beispiele finden Sie in der Excel-Mappe Kap24_Gehalt_Lösung.xlsx.

Abbildg. 24.56

Diese Tabelle zeigt drei Kategorien in zwei Dimensionen

Die PivotTable in Abbildung 24.56 enthält folgende Kategorien: Jahre und Kostenträger in den Zei-

lenbeschriftungen (Zeilendimensionen) (senkrecht) angeordnet und Sollkonto in den (waagerech-

ten) Spaltenbeschriftungen (Spaltendimension), also drei Kategorien in zwei Dimensionen.

Beachten Sie, dass die Dimension Jahre aus dem Buchungsdatum erst durch Grup-

pierung erzeugt werden muss. Ändern Sie ebenfalls die Feldeinstellungen für das Feld Sollkonto,

so dass die Elementnamen in Tabellenformat angezeigt werden (vgl. Abbildung 24.46).

Sicherlich ist die Möglichkeit, mehrere Kategorien in die gleiche Dimension zu legen, für zahlreiche

Fälle ausreichend und liefert eine aussagekräftige Darstellung. Für spezielle Analysen sind dieser

Vorgehensweise allerdings Grenzen gesetzt. Eine übersichtliche und aussagefähige Darstellung kann

kaum noch angezeigt werden. Selbst wenn Sie sehr selektiv mit einzelnen Feldelementen umgehen,

leidet die Darstellung dennoch. Darüber hinaus wird eine PivotTable mit zu vielen Spalten- und

Zeilenfeldern unhandlich. Die Lösung findet sich in den Berichtsfiltern der PivotTable. Die Ele-

mente in den Seitenfeldern werden jeweils einzeln angezeigt. Die Darstellung der Daten erfolgt so,

dass ein einheitliches Layout für die Seite festgelegt ist. Mit jeder Auswahl eines anderen Elementes

in den Berichtsfiltern wird quasi ein »neues Blatt« mit dem gleichen Layout dargestellt. Das fertige

Beispiel sehen Sie in Abbildung 24.57.

Abbildg. 24.57

Diese PivotTable verfügt über die senkrecht dargestellte Dimension Jahre, die waagerechte Dimension

Kostenträger und die Berichtsfilter-Dimension Sollkonto und Buchungsdatum

In Abbildung 24.57 wurde die Kategorie Sollkonto und Buchungsdatum als Berichtsfilter ausgewählt.

Das Dropdown-Listenfeld zeigt eine Liste aller Einträge aus der Spalte Sollkonto in Ihrer Basistabelle

an. Zusätzlich wird Ihnen der Eintrag (Alle) angeboten. Mit dieser Auswahl werden sämtliche ver-

fügbaren Daten dieser Kategorie zusammengefasst. Ist in Ihren Basisdaten ein Datensatz vorhanden,

HINWEIS