Microsoft Office Excel 2007 - Das Handbuch

Kapitel 24

PivotTable und PivotChart einsetzen

938

4. Klicken dann auf der Registerkarte Optionen und in der Gruppe PivotTable auf Optionen.

5. Das Dialogfeld PivotTable-Optionen wird angezeigt.

6. Hier holen Sie die Registerkarte Summen & Filter in den Vordergrund und führen Sie folgende

Aktionen aus:

쐍 Einblenden der Gesamtsummen: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Gesamtsummen für

Spalten anzeigen oder das Kontrollkästchen Gesamtergebnisse für Zeilen anzeigen oder beide

gleichzeitig.

쐍 Ausblenden der Gesamtergebnisse: Deaktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen.

Datenfelder – und welche Daten verbergen sich

dahinter

Im alltäglichen Arbeitsumfeld stellt sich oft die Frage, ob der angezeigte Wert auch korrekt ist bzw.

welche Daten zum gezeigten Ergebnis führen. Die PivotTable kann im Handumdrehen Informatio-

nen zu diesen Fragen liefern. Wesentlich schneller, als dies beispielsweise die Spezialfilter oder

andere Funktionen können.

In Abbildung 24.63 wird beim Buchungsdatum Mai ein Wert von 139.153,14 angezeigt. Nun möch-

ten Sie umgehend wissen, wie viele Datensätze (welche Daten) diesen Wert ergeben. Gehen Sie wie

folgt vor:

1. Markieren Sie das betroffene Datenfeld mit dem Wert 139.153,14.

2. Öffnen Sie mit der rechen Maustaste das Kontextmenü und wählen dort den Befehl Details

anzeigen aus.

Unmittelbar nach Anklicken des Befehls wird ein neues Arbeitsblatt mit den zugehörigen Datensät-

zen angezeigt.

Die sicherlich schnellste Ausführungsmethode zur Anzeige der Basisdaten ist ein

Doppelklick auf die Zelle im Datenbereich. Die zu dieser Zelle gehörigen Basisdaten werden in

einem neuen Arbeitsblatt ausgegeben.

Es ist also auf einfache Weise möglich, die relevanten Daten für ein bestimmtes Ergebnis aus den

Basisdaten herauszufiltern und übersichtlich anzuzeigen. Für alle weiteren Schritte steht Ihnen

wieder Excel mit seinen gesamten Möglichkeiten zur Verfügung, z.B. die unmittelbare Ausgabe

auf einem Drucker.

Gruppieren von Elementen in einer

PivotTable

Mitunter müssen große Mengen von Daten durchgearbeitet werden. Dies können Umsatzzahlen der

Vertriebsmitarbeiter, die Budgetplanung oder die Kostenliste der Abteilung sein. Um derartiges

Informationsmaterial richtig zu analysieren, sollten Sie die Ebene festlegen, mit der Sie am besten

arbeiten können. Ob der globale Überblick oder das Detail wichtig ist, bestimmen Sie selbst. Pivot-

Tables geben Ihnen die Möglichkeit, nur für die jeweilige Beurteilung relevante Daten anzuzeigen.

TIPP

Gruppieren von Elementen in einer PivotTable

939

Listenmanagement

Gruppierungsmöglichkeiten

Für die unterschiedlichen Gruppierungsmöglichkeiten sind die drei Datentypen maßgeblich:

쐍 Te xt date n: Lassen sich in einem neuen Feld gruppieren, indem aus mehreren Elementen eine

neue Gruppe gebildet wird. Excel erstellt automatisch das gruppierte Feld, in das nur die zur

Gruppe definierten Elemente aufgenommen werden.

Abbildg. 24.65

Gruppierung von Text

쐍 Numerische Daten: Können in Bereichen mit bestimmten Elementen gruppiert werden. Excel

erkennt automatisch numerische Elemente und zeigt daraufhin ein Dialogfeld mit möglichen

Gruppierungsoptionen an.

Abbildg. 24.66

Gruppierung von numerischen Daten

쐍 Datumsangaben: Lassen sich nach bestimmten Zeiträumen zusammenfassen. Hier erkennt

Excel ebenfalls gültige Datums- und Zeitformate und bietet entsprechende Auswahlmöglichkei-

ten für die Darstellung an.

Kapitel 24

PivotTable und PivotChart einsetzen

940

Abbildg. 24.67

Gruppierung nach Zeiträumen

Als Vorgabe werden im PivotTable-Bericht die inneren Einträge mit den Über-

schriften der äußeren Einträge gruppiert, wie in Abbildung 24.68 gezeigt.

Abbildg. 24.68

Das Ergebnis zeigt die gruppierten Daten

Zusätzlich können Sie auch noch manuelle Gruppierungen einfügen, indem Sie die betroffenen

Feldelemente markieren:

1. Klicken Sie dann in der Multifunktionsleiste auf der Registerkarte Optionen in der Gruppe

Gruppieren auf Gruppenauswahl.

2. Die manuelle Gruppe wird mit dem Platzhalternamen Gruppe1 eingefügt.

3. Wiederholen sie diese Schritte für alle weiteren manuellen Gruppierungen.

WICHTIG